Las oficinas

Introducción

Las oficinas en la antigüedad clásica eran a menudo parte de un complejo de palacio o un templo grande. Por lo general había una habitación donde se guardaban las volutas y los escribas hicieron su trabajo. Los textos antiguos mencionan el trabajo de los escribas aluden a la existencia de estos "oficios"

Una oficina es un fenómeno arquitectónico y el diseño, si se trata de una pequeña oficina, tales como un banco en la esquina de una pequeña empresa de tamaño extremadamente pequeño a través de plantas enteras de edificios hasta e incluyendo grandes edificios dedicados por entero a una sola empresa. En términos modernos, una oficina por lo general se refiere a la ubicación en la que se emplean los trabajadores

Existe una tendencia a destacar las cualidades que debe tener un profesional que ejerce tal o tal otra profesión, pero lo que no se suele tener en cuenta es que muchos oficios se llevan a cabo dentro del ámbito de una oficina, y que el simple hecho de pasar ocho horas compartiendo despacho o sala con otras personas también requiere de aptitudes especiales.

Por tal motivo es necesario profundizar aspectos relevantes relacionados con la oficina y la relación que tiene con las empresas así como también elementos destacados en cuanto a los que laboran en ella

A continuación se describirá la responsabilidad y roles que tienen los oficinistas y como esto influye en el buen desempeño de sus labores

1. La oficina y su relación con la empresa

La oficina es el centro de coordinación de las empresas, donde la información se procesa con el propósito de obtener los datos que la administración necesita para poder tomar decisiones. Es decir no puede funcionar ni existir una empresa sino esta conformada por una o más oficinas.

2. Definición de Empresa

Una empresa es una unidad productiva dedicada y agrupada para desarrollar una actividad económica y tienen ánimo de lucro. En nuestra sociedad, es muy común la constitución continua de empresas. En general, se puede definir como un equipo formado por un grupo de personas, bienes materiales y financieros, con el objetivo de producir algo o prestar un servicio que cubra una necesidad y, por el que se obtengan beneficios.

3. Definición de oficina

Es un salón destinado al trabajo. Existen muchas formas de distribuir el espacio en una oficina según la función y cuántas personas trabajarán dentro del mismo cuarto. En un extremo cada trabajador tendrá su propio sitio, en el otro una oficina grande abierta que se puede componer de un sitio principal con diez o centenares de personas que trabajan en el mismo espacio.

4. Relación del oficinista con la empresa

El oficinista tiene una estrecha relación con la empresa pues la base de este trabajo está en el labor de los llamados Oficinistas, ocupando distintos roles dentro de la empresa, generalmente siendo ligados a Funciones y teniendo un mayor contacto con los clientes de la misma.

Además las buenas relaciones humanas en la empresa se centran principalmente, en la capacidad del oficinista para reaccionar de manera positiva hacia otras personas con quienes trabaja. Una buena relación de trabajo con los gerentes es de suma importancia para el oficinista. Con frecuencia, un gerente enfrenta grandes responsabilidades, debe tomar decisiones urgentes y trabajar bajo presión extrema; la lealtad del secretario u oficinista, tanto a su superior como a la empresa, es muy importante para trabajar en equipo.

5. Definición de Oficinista

Son las personas que tienen la responsabilidad de realizar todas las labores de asistencia y de apoyo al personal gerencial o ejecutivo responsable de las actividades administrativas de una empresa. Constituye un recurso humano invalorable.

6. Responsabilidad de los oficinitas

Tienen la responsabilidad de realizar todas las labores de asistencia y de apoyo al personal gerencial o ejecutivo responsable de las actividades administrativas de una empresa.

Entre esas labores se encuentran:

• Recibe, revisa, clasifica, archiva y despacha comunicaciones y demás documentos de oficina consignados por usuarios de la unidad.

• Llena a mano formatos, libros de registros y control, fichas y otros documentos similares.

• Efectúa y atiende llamadas telefónicas.

• Atiende a profesores, estudiantes, empleados y público en general.

• Suministra información

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