La Oficina

¿Qué es una Oficina?

Existen muchas formas de distribuir el espacio en una oficina según la función y cuántas personas trabajarán dentro del mismo cuarto. En un extremo cada trabajador tendrá su propio sitio, en el otro una oficina grande abierta que se puede componer de un sitio principal con diez o centenares de personas que trabajan en el mismo espacio.

Los estudios, acerca de esto último han demostrado que dan productividad a corto plazo, por ejemplo dentro de un solo proyecto. Al mismo tiempo la pérdida de privacidad y de seguridad puede aumentar la incidencia del hurto y de la pérdida de secretos de la compañía. Un tipo de oficina intermedia es el cubículo, que soluciona el aislamiento visual en cierto grado, pero falla a menudo en la separación y la seguridad acústica.

Importancia que tiene dentro de un negocio

El oficinista debe llevar el control general de la oficina es decir el control de la correspondencia que ingresa/egresa, pasar la correspondencia para su revisión y marginación, el control de los archivos, debe llevar el planificador semanal y mensual, etc.

Consejos para la dotación de personal para una oficina virtual

Cada oficina virtual tiene problemas específicos debido a que su equipo está compuesto por trabajadores virtuales venidos de varias partes del mundo.

Los diferentes husos horarios, las barreras del idioma, el origen étnico y los hábitos de trabajo pueden hacer que la gestión de la oficina virtual sea increíblemente difícil. Aquí te damos algunos consejos para tu personal de oficina virtual.

1. Saber dónde buscar. Cuando busques trabajadores virtuales debes saber dónde buscar. Puedes buscar por tu propia cuenta en espacios como Twitter y Craiglist o puedes probar un servicio de mano de obra virtual como Guru, Elance, equipo de Double Click y otros. Seguramente así podrás encontrar el tipo de persona que buscas.

2. Busca en las lista de trabajadores independientes. Muchos trabajadores virtuales se sienten ignorados. Así que lo que tienes que buscar son personas que estén acostumbradas a trabajar por su cuenta y no se vuelvan vulnerables al aislamiento percibido.

3. Puedes buscar trabajadores equipados. Necesitas encontrar personas que sean capaces de trabajar eficazmente en apoyarte. Por tanto, necesitas una computadora con el software que tus trabajadores necesiten, así como una buena conexión a Internet.

4. Desarrolla técnicas de gestión eficaces. Muchos de los clásicos principios de gestión son aplicables en la fuerza de trabajo virtual, aunque la productividad sí es más difícil. Es entonces que la comunicación es esencial.

Es necesario establecer criterios para la comunicación con tus trabajadores. Pregúntales cuál es su opinión acerca de los trabajadores virtuales, los proyectos y las tareas asignadas.

1. Elige el proyecto de software de gestión apropiado. Si ejecutas la gestión de proyectos de software en tu propio servidor o te suscribes a un servicio alojado, tienes que elegir entre las opciones que podrían incluir campamento base. Según la industria, incluso puede haber opciones de gestión de proyecto que se adapten especialmente para cada labor.

2. Evita la explotación. Muchos trabajadores virtuales se encuentran en países subdesarrollados, en los que la mano de obra es habitualmente explotable. Normalmente los trabajadores virtuales basan su oficina virtual en principios morales que respetan los derechos humanos.

3. Seguimiento de uso de software. Puedes manejar el tiempo de trabajo a través de registros electrónicos de entrada y de salida o podrías optar por el uso de soluciones de gestión de tiempo, tales como una variedad de soluciones que se pueden ejecutar en tu propio servidor.

4. Fomentar la interacción. La oficina virtual es como una oficina tradicional, excepto que la gente está muy lejos. Como líder de trabajo, debes animar a tu equipo virtual para interactuar juntos, tal como se haría en cualquier otra empresa.

5. Busca trabajadores virtuales asociados. Como director de una oficina virtual, ten en cuenta que eres parte de un creciente número de personas que se ganan la vida en formas no-tradicionales. El desafío de una fuerza de trabajo virtual es, como ya sabes, hacer el trabajo solo. Únete a una red para que conozcas a más gente como tú.

Antes de finalizar ten en cuenta que el funcionamiento de una oficina virtual no es una tarea fácil, así que utiliza estos consejos para que manejes a tu personal de oficina de manera exitosa.

¿Cómo debe ser el ambiente en una oficina?

El medio ambiente necesita cuidados y atención de todas las personas. Cada uno desde donde esté puede hacer cosas para preservar y cuidar al medio ambiente. Ya sea desde la vivienda, la escuela o el trabajo, todos pueden aportar su “granito de arena” y cooperar con la salud del planeta que nos alberga.

Desde la oficina, ámbito de trabajo de miles de personas, se pueden realizar varias acciones para hacer más verde el trabajo y ahorrar recursos. En este sentido, es esencial un cambio de mentalidad de los trabajadores y todas las personas en general para minimizar los impactos negativos de las diversas acciones que acarrean

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