Levantamiento De Información Y Formulacion De Alternativas

Levantamiento de Información

Según Morales, (2010) el levantamiento de información es un “proceso mediante el cual el analista recopila datos e información de la situación actual de un sistema, con el propósito de identificar problemas y oportunidades de mejora”. (Información en línea). Por consiguiente, para recopilar esta información se pueden utilizar diferentes métodos e instrumentos tales como:

• Entrevistas.

• Observación de actividades.

• Cuestionarios (Encuestas).

• Inspección.

• Simulación.

-. Entrevista

Consiste en una conversación dirigida con un propósito específico y se basa en un formato de preguntas y respuestas para conocer aspectos como: metas de la organización, metas personales, su opinión, procedimientos formales e informales. Existen diferentes modalidades de entrevistas; entre las más importantes en el trabajo de sistemas pueden mencionarse:

• La Entrevista Estructurada: Constituye un interrogatorio, para el cual se ha preparado previamente un conjunto de preguntas, las preguntas se formulan siempre en el mismo orden y en los mismos términos, el interrogador anota las respuestas en forma textual o atendiendo a un código.

• La Entrevista No Estructurada: Deja al entrevistado mayor margen de libertad e iniciativa, se utilizan preguntas abiertas, no hay formas estándar.

Generalmente, al iniciar el estudio de un sistema se usa la entrevista no estructurada con los niveles directivos más altos, para detectar algunos aspectos importantes que permitan posteriormente elaborar el listado de tópicos para una entrevista estructurada. De tal manera, para efectuar la entrevista deben tenerse en cuenta algunos detalles importantes a saber:

• En el contacto inicial, establezca una atmósfera agradable y de confianza, no adopte postura de sabelotodo ni de experto.

• Es necesario lograr la colaboración del entrevistado y no el rechazo.

• Aun cuando la entrevista sea estructurada es recomendable hacerles preguntas de una manera aparentemente informal, que el entrevistado no se sienta interrogado, el entrevistador debe evitar hacer gestos o expresiones que impliquen reprobación, critica, sorpresa.

• Las preguntas deben hacerse en un tono natural y aun cuando se tenga el cuestionario (cedula) de preguntas como referencias, evite el tono de lectura o interrogatorio.

• Se debe mantener el orden de las preguntas de acuerdo al cuestionario. (Esto no es válido para la entrevista no estructurada)

• Se debe dar a la persona entrevistada, suficiente tiempo para pensar la respuesta.

• Para pasar de conjunto de preguntas a otro:

Se recomienda usar frases de transmisión tales como; "muy bien", "bueno", continuando con….".

• Las preguntas deben reunir el requisito de ser neutras, ejemplo: ¿Qué opina Ud. sobre?, ¿Cuál es su idea acerca del punto?, ¿Cómo explicaría Ud. la situación?

-. Cuestionario (Encuesta)

El cuestionario en sistema puede ser utilizado como ayuda o complemento de las entrevistas y observaciones personales. Los cuestionarios se clasifican de diferentes formas de acuerdo a variados criterios. Además, las indicaciones que se deben seguir para realizar un cuestionario son:

• Incluir sólo preguntas relacionadas con el problema.

• No redundar incluyendo preguntas cuyas respuestas se pueda obtener en otras fuentes con más exactitud.

• Las preguntas deben ser de fácil comprensión.

• Las preguntas deben guardar secuencia lógica.

• Las preguntas no deben ser muy numerosas, sobre todo cuando las encuestas van dirigidas a usuarios responsables o usuarios dueños ya que estos carecen de tiempo para responder cuestionarios.

• Las preguntas no deben sugerir las respuestas.

• Se pueden utilizar preguntas de control, (especialmente en las entrevistas no estructuradas) para verificar la veracidad de determinadas respuestas.

Ventajas del Cuestionario

Entre las ventajas se pueden mencionar:

• Menor costo que la entrevista y otras técnicas.

• Menores gastos y uso del personal y mayor cobertura respecto al número de personas y área física.

• Menor peligro de distorsión en las respuestas, así como mayor tiempo para reflexionar los mismos.

Limitaciones del Cuestionario

Entre las limitaciones se pueden mencionar:

• No se pueden solicitar aclaratorias a ciertas respuestas.

• Dificultades para verificar la información.

• Pueden haber un gran número de cuestionarios no respondidos.

Dada la importancia y frecuencia con la que se utilizan los cuestionarios como instrumentos de levantamiento de información, es recomendable examinar cada pregunta del cuestionario previamente antes de su aplicación, a través de interrogantes sobre el contenido, forma y orden de las preguntas y algunas sobre las posibles respuestas.

-. Observación de Actividades

Los métodos de revelamiento de información se pueden dividir en estáticos y dinámicos, se denomina estáticos aquellos en los que las personas dicen lo que hacen, este es un corte estático de sus actividades, el cuestionario también es un método estático, sin embargo el revelamiento a través de la observación directa o la simulación es un revelamiento dinámico, por cuanto se obtiene lo que realmente hace la persona en cada caso. La observación puede tener varias modalidades, una de esas modalidades es la observación general, es aquella en la cual se pretende obtener una visión global del medio ambiente del sistema, en este tipo de observación si se revela información sobre factores como:

• Movimiento del personal y documentos en general.

• Tipos de maquinas y equipos de uso.

• El ritmo de trabajo.

• El nivel de desperdicio, de tiempo y recursos y sus posibles causas.

• Número de asesores en el área.

• Algunas apreciaciones sobre imprevistos y los problemas que pueden surgir.

• Evaluar el grado en el cual un procedimiento se está llevando a cabo y cuáles son los factores que posiblemente requieran atención especial.

Otro tipo de observación, es la que se lleva a cabo sobre un personal seleccionado, ejemplo sobre los vendedores, los oficinistas, el personal de almacén, profesores, bedeles, o sobre aquel que labora en cualquier otra actividad específica. En este tipo de observación se tratará de determinar:

• La cantidad de tiempo perdido usado en cada tarea o actividad.

• Tiempo usado en llevar formularios.

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