MANUAL PARA SISTEMA ADMINISTATIVO EMPRESARIAL SAE

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Generalidades de Aspel SAE

Módulos Operativos Generales:

1. Módulo de clientes: dentro de este módulo se crean lo clientes, de los cuales quedan registros históricos de ventas y pagos de los clientes y el saldo que este posea en este módulo podemos generar los reportes de cuentas por cobrar, una antigüedad de saldos de clientes así como también  aquellos pagos vencidos que tengan los clientes, el buen uso de este módulo nos permitiría tener reportes certeros optimizando el trabajo en las sucursales, esto implica llenar todos los campos que nos permita generar los reportes.
2. Módulo de Facturación: En este módulo es donde se realizan las cotizaciones, pedidos y facturas, las cual alimenta en el módulo de clientes automáticamente, en este módulo se lleva el control de las facturas emitidas y cancelada (anuladas).
3. Inventarios: es la base donde se registra las existencias de los ítems a facturar el costo que tiene el ítem y el precio público, aunque este módulo solo es para el personal administrativo y los encargados de laboratorio, (es primordial que conozcan todo el funcionamiento), en el caso del personal de ventas este módulo solo sirve para consultar precios y existencias al día.
4. Proveedores: en este módulo quedan registrados los proveedores a los cuales se les realizan comprar de insumos o reparaciones.
5. Compras: en este módulo quedan registradas las compras de productos que aumenta las existencias de los inventarios, este lo utiliza exclusivamente el personal de laboratorio encargado de registrar las compras.

Módulos Operativos para el Personal de Ventas:

1. Clientes
2. Facturación

El conocimiento del funcionamiento de cada módulo es primordial ya que todos están enlazados y todos son dependientes

Creación de Clientes

1. Primer paso: Datos Generales

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Los datos  LLos datos generales del cliente son importantes porque algunos de estos campos se imprimen en la facturación algunos de los campos a llenar son:

1. Nombre completo del cliente
2. Dirección
3. Zona:

• SS: Zona (28)
• SL: Zona (27)
• SM: Zona (30)
• EM: Zona (Empresas)

1. Numero de DUI
2. Teléfono
3. Correo electrónico
4. Clasificación: la clasificación de los clientes varía según la sucursal.

• Para San Salvador es: SS
• Para San Luis es: SL
• Para San Miguel es: SM
• Para Empresaria es: EM

Estos campos son primordiales que sean llenados para facilitar el cobro o seguimiento de reclamos de los clientes.

1. Segundo paso: Datos de ventas

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Los datos de ventas siempre todos los clientes se les tiene que colocar manejo de crédito debido a que siempre dejan uno o varios anticipos previos a la facturación esto nos ayuda para saldar la factura aplicándole los anticipos que se explicara más adelante.

Todas las sucursales solo deben darle clic a manejo de crédito únicamente empresarial es la única que debe llenar todos los campos requeridos en esta pantalla los cuales son:

• Días de crédito
• Día de pago
• Límite de crédito
• Modo de pago
• Vendedor

1. Tercer paso: Datos adicionales

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En esta pantalla se colocan las graduaciones de los lentes que comprara el cliente, así como la referencia que significa como se enteró el cliente de la óptica y la más importante es la CTA CONTROL.

Campos a llenar:

• OD: graduación de ojo derecho
• OI: graduación de ojo Izquierdo
• Referencia: forma de por la cual el cliente se informó de la óptica por ejemplo, iba pasando, recomendado por, flayer, etc.
• CTA CONTROL: aquí se coloca la siguiente información

• 10102010010000

GENERACION DE COTIZACION, PEDIDO Y FACTURACION

1. Primer paso: Generación de cotización.

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Se elabora la cotización cuando el cliente solicita la información pero no compra la función de la cotización es para darle seguimiento y ofrecer una mejor opción para cerrar la venta.

1. Colocar la fecha la cual se emitirá la cotización.
2. Colocar la clave del cliente que solicita la cotización
3. Colocar el esquema de impuesto que en el caso de ser empleado de instituciones gubernamentales únicamente colocar el esquema numero: 3(13% IVA, -1% Retención), caso contrario de ser un cliente normal colocar el esquema numero 1(13% IVA)
4. Colocar el número de vendedor.(para pago de comisiones)
5. Colocar los ítems a cotizar y si se aplicar un descuento hacerlo en la casilla nombrada: Desc. 1
6. Para validar la información presionar F4 nos desglosara los totales con descuento y el IVA, al verificar si la información esta correcta grabar el documento presionando F3.

1. Segundo paso: Generación de pedido.

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El pedido se elabora luego que el cliente ya decidió que tipo de lente y aro va a comprar, hay dos formas de hacer un pedido

• Directo: esto quiere decir que el cliente no posee una cotización previa al pedido.
• Cotización: esto quiere decir que el pedido se basara en la cotización que tenga el cliente

1. Colocar la fecha la cual se emitirá el pedido.
2. Colocar la clave del cliente del cual se emitirá el pedido
3. Colocar el esquema de impuesto que en el caso de ser empleado de instituciones gubernamentales únicamente colocar el esquema numero: 3(13% IVA, -1% Retención), caso contrario de ser un cliente normal colocar el esquema numero 1(13% IVA)
4. Colocar el número de vendedor.(para pago de comisiones)
5. Colocar los ítems a cotizar y si se aplicar un descuento hacerlo en la casilla nombrada: Desc. 1
6. Para validar la información presionar F4 nos desglosara los totales con descuento y el IVA, al verificar si la información esta correcta grabar el documento presionando F3.

Nota: Cuando se hace un cambio de producto que está en el pedido para la facturación no se haga directamente de la factura, sino que modifiquen el pedido para que el estatus de ese pedido sea facturado y evitemos tener en el reporte de pendiente de facturar productos ya facturados.

1. Tercer paso: Generación de facturas.

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La factura se emite cuando el pedido del cliente ya está y los lentes ya están montados en los aros, hay 2 formas de emitir una factura.

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