Manual De Organizacion Y Funciones

¿QUÉ ES UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES?

Es un libro que confiere todas las actividades relacionadas con el funcionamiento y operación del área correspondiente. Este manual documenta los conocimientos, experiencia y tecnología del área, para hacer frente a sus retos y funciones, con el propósito de cumplir adecuadamente con su misión.

El manual describe la organización formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidades.

Los manuales tienen por objeto el decirle a cada jefe o trabajador por escrito lo que se espera de él, en materia de funciones, tareas, responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera de la empresa.

El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado, y que sirve como guía para todo el personal.

El MOF contiene, esencialmente la estructura organizacional, comúnmente llamada organigrama y la descripción de las funciones de todos los puestos en la empresa. También se suelen incluir en la descripción de cada puesto el perfil y los indicadores de evaluación.

Hoy en día, se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, entre otras), lo requieran, sino porque su uso interno y diario minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.

Como ven, la existencia del MOF en una organización es de vital importancia y por ello se debe cuidar el proceso de su elaboración.

¿Qué se necesita para elaborar un MOF?

• La participación y compromiso de toda la organización, especialmente de los líderes como promotores.

• Que los líderes que toman las decisiones separen unas horas para las decisiones referentes a estos temas.

• Formar un equipo técnico que lidere el proceso. Puede ser interno como externo.

• Que la organización tenga su plan estratégico vigente, pues sin esto no se podrá realizar el MOF

• Que el equipo técnico use una metodología para la elaboración del cronograma y para que el plan estratégico se refleje en las funciones.

• Hacer un plan de implantación de este manual. especialmente con los cambios fuertes.

• Poner el manual a plena disponibilidad del personal. Por ejemplo, colgarlo en la intranet institucional.

El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un instrumento normativo de gestión institucional que describe las funciones básicas a nivel depuestos de trabajo o cargos contenidos en el cuadro de asignación de personal (CAP), formula los requisitos esenciales exigibles y establece las relaciones internas del cargo.

PASOS A SEGUIR:

En la elaboración de un MOF se requieren los siguientes pasos:

• Conformar un equipo técnico, que va a elaborar el MOF.

• Se debe elaborar un Perfil del Puesto; que es un proceso mediante el cual se busca determinar las aptitudes, cualidades y capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupación, las mismas que deberán responder a los objetivos institucionales de la institución. Para elaborar un perfil del puesto es conveniente tomar en cuenta elementos como la experiencia laboral, el nivel de formación adquirida y las condiciones de trabajo.

• Ahora debes realizar un Análisis de Cargo.-Luego de reunir la información requerida, se revisa la estructura orgánica para determinar la dependencia jerárquica del puesto y con qué unidades orgánicas mantiene una relación directa de coordinación.

• A partir de la información recogida se revisará si el análisis de cargos realizado corresponde realmente al perfil que la institución desea y necesita para mejorar los servicios que presta a la comunidad. Se revisará la conducta requerida a los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos. Aquí es vital las preguntas que se deben hacer entre los integrantes del equipo técnico respecto al personal con el que cuenta en estos momentos. Por ejemplo: ¿Es el perfil del trabajador adecuado para el puesto?. Si no lo es, ¿cuál sería el adecuado?.

• Con la información y el análisis realizado se elabora una Descripción y Especificación del puesto: La descripción del puesto incluye las actividades y responsabilidades inherentes al mismo así como sus características importantes y las condiciones de trabajo. La especificación del puesto resume las cualidades personales necesarias para el desempeño del puesto.

• A continuación el análisis realizado debe ser verificado con el trabajador o su superior inmediato.

• Esta verificación ayudará a determinar si la descripción realizada del cargo es correcta, si está completa y si es fácil de entender para todos los involucrados.

Ventaja del manual de funciones:

• o Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas.

o No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.

• o Es claro y sencillo.

• o Útil en toda organización o La disciplina es fácil de mantener.

Errores que se cometen respecto al MOF:

• Desconocimiento total o parcial al respecto

• Una vez elaborado el personal ni se entera que tienen un MOF

• Muchas veces el MOF no guarda relación con el plan de desarrollo de otras áreas ejemplo el del área de capacitación.

• Que su elaboración obedezca solo al cumplimiento de la norma y formalidades.

Recordemos que el MOF se elabora a partir del cuadro para asignación de personal (CAP) y del reglamento de organización y funciones

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