Manual De Organizacion Y Funciones

Introducción

Todo emprendedor, empresario o director de una empresa que desee realizar una gestión eficaz de un negocio debe contar con las herramientas necesarias que le permitan tomar decisiones necesarias y delegar cargos específicos a determinados empleados.

Debe de saber definir objetivos, establecer estrategias y líneas de actuación para minimizar los riesgos y los errores en la vida diaria de un negocio, por lo tanto es necesario la creación de un manual que les permita tanto al empresario como a sus trabajadores realizar sus actividades de una forma eficaz.

El presente trabajo nos ofrece una visión general de las distintas áreas y etapas del proceso de planificación y gestión dentro de un proyecto dentro de la empresa, que se desarrollan a lo largo de un manual.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

 Conocer los pasos y procedimientos a seguir para la creación de un manual de funciones en una empresa

OBJETIVO ESPECIFICO

 Identificar paso a paso los puntos a tomar en cuenta para delegar actividades en una empresa con la creación de un manual.

 Realizar un análisis enfático de los errores y aciertos que se pueden producir en la creación de un los diferentes puestos y actividades a realizar en una empresa.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un instrumento normativo de gestión institucional que describe las funciones básicas a nivel depuestos de trabajo o cargos contenidos en el cuadro de asignación de personal (CAP), formula los requisitos esenciales exigibles y establece las relaciones internas del cargo.

1. ¿QUÉ PRETENDE EL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES?

El manual de organización y funciones (MOF) pretende:

Proporcionar información de todas las funciones específicas, requisitos, responsabilidades comprendidas y las condiciones que el puesto exige para poder desempeñarlo adecuadamente.

Definir las competencias básicas y transversales necesarias para cada puesto.

2. ¿CÓMO ELABORAMOS EL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES?

2.1. Equipo técnico.-Una de las primeras acciones antes de realizar el análisis de cargo es constituir el equipo técnico que va a elaborar el MOF.

PASOS PARA CREAR UN MANUAL

1.-Todo manual debe contener la información básica de cualquier documento, como es una portada con identificación y nombre del procedimiento a describir, así como logotipo de la empresa.Adicionalmente un índice y una introducción al mismo.

2.-Para que el manual tenga sentido, debe tener un objetivo claro del procedimiento que se detallará, pues como hemos indicado, es una descripción de tareas pero que ordenadas y en secuencia nos llevarán a una meta, la cual desde el principio debe quedar clara para el lector y plasmada en el objetivo.

3.-Toda tarea debe siempre tener claramente definidos los responsables y el alcance de la tarea a realizar, esto es, explicar detenidamente qué personas y/o departamentos de la empresa se involucrarán y quiénes son los responsables de cada acción a realizarse.

4.-Ahora bien, ya que tenemos claridad del objetivo a buscar y los responsables que participarán en las actividades a describir, habrá entonces que describir las actividades o como se dice correctamente, explicar el procedimiento. Esto es, describir paso a paso lo que se debe realizar y quién es el responsable de cada tarea y acción.

5.-En las empresas, los procesos exigen llevar a cabo el seguimiento de las acciones a través de una serie de formatos, documentos, mensajes, comunicados, etcétera. Esto es, para cada una de las acciones puede corresponder completar un formato, enviar un correo electrónico, elaborar un oficio, en fin, documentos que sustentan el que las acciones se hayan llevado a cabo, así que el manual debe contener los formatos de cada uno de esos documentos que se utilizarán.

6.-Ya con toda esta información se deben incluir en el manual diagramas de flujo, que permitan saber cuál es la secuencia de la información o de los documentos a lo largo del procedimiento que se describe.

Hasta aquí podemos decir que éstos son los elementos básicos de todo manual de procedimientos, que es el objetivo, asignar responsabilidades, describir el proceso, utilizar formatos y finalmente un diagrama que permita visualizar el flujo del trabajo.

Pero el objetivo de un manual de procedimientos no termina el día que se concluye su redacción, más bien ahí es apenas cuando comienza la tarea de un manual de procedimientos, ya que si suobjetivo es estandarizar los procesos de la empresa, eso quiere decir que todos en la organización deberán apegarse al procedimiento planteado en el propio manual.

De esta manera, la tarea del manual de procedimiento es también ser una guía para que al final de algún periodo o como parte de una auditoría de calidad, la persona responsable de revisar que los procesos se cumplan como se indicaron en el manual, pueda comprobar que lo escrito en el manual sea efectivamente lo que en la práctica se lleva a cabo.

De esta manera, el manual de procedimientos, como se puede ver, es una importante herramienta para asegurar que la empresa opera siempre bajo los mismos criterios además de asegurar

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