Manual de Procedimientos y Auditoria de Cartera

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Manual de Procedimientos y Auditoria de Cartera

Metodos aplicables a la Cartera a cargo de los  Vendedores-Cobradores, Supervisores y Directores Comerciales

MEICO S. A.         

METODOS DE AUDITORIA DE CARTERA

En el Departamento de Cartera de MEICO S. A. tenemos implementado tres (3) Métodos para realizar la Auditoría a la Cartera asignada al Vendedor Cobrador, Supervisor y Director Comercial y Arqueo a los Recibos de Caja.

Estos Métodos son los siguientes:

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1. Arqueo Diario de Recibos de Caja y Planilla de Pagos (conforme reciben las auxiliares)
2. Auditoría a la Cartera Corriente y Vencida asignada al Vendedor (aleatoria)
3. Auditoría a la Cartera Por Diferenciales en el comportamiento de Recaudo y Vencimiento (Visitas y Telefónicamente)[pic 7]

Generalidades:

El Recibo Caja consta de Tres (3) Copias agrupadas en un Talonario de Recibos de Caja que contiene 25 Unidades. El Talonario de Recibo de Caja asignado a un Vendedor es de uso exclusivo para su Zona a cargo, intransferible y no puede ser utilizado para otras Zonas o por otro vendedor salvo previa autorización del Jefe de Cartera.

El Recibo de Caja de Meico S. A. consta de las siguientes Copias:

Copia Azul:                Destinada Para el Cliente[pic 8]

Copia Blanca:                Destinada para el Auxiliar de Cartera, quien  archiva esta copia en  la Carpeta de Consecutivo  asignada al Vendedor

Copia Rosada:        Destinada para el Auxiliar de Cartera. Cuando el pago relacionado es Efectivo o Cheque, se custodia y guarda en Caja de Tesorería. Cuando el pago relacionado es el contenido en un volante de consignación bancaria se archiva en Carpeta de Bancos, se organizan por Entidad Bancaria y fecha del depósito.[pic 9]

ESARROLLO DE LOS METODOS

PRIMER METODO.

1. Arqueo de Recibos de Caja y Planilla de Pagos

1. Cuando se trata de VENDEDORES LOCALES, el proceso es el siguiente:

Vendedores entregan la Copia Blanca y Rosada de los Recibos de Caja utilizados para el cobro de Facturas vencidas o Corriente, anexando una Planilla de Pagos, la cual, contiene la misma información que está descrita en el Recibo de Caja pero organizados por Orden de Consecutivo de los mismos. (Ver anexo adjunto 1 Planilla de Carta)

Al recibir dichos documentos, el Auxiliar de Cartera verifica:

• Que los Recibos de Cajas entregados por el Vendedor se hayan utilizado para su Cobro en el orden de consecutivo y que además, correspondan al Talonario de Recibos de Caja que le fueron suministrados  previamente.

• Si el ejecutivo de ventas recibe efectivo, éste debe estar debidamente descrito en dicho recibo de caja, el valor en letras y en números debe ser exactamente el mismo. Además de lo anterior se verifica que el valor entregado al asesor comercial por parte del cliente no supere los dos (2) salarios mínimos ya que no está autorizado según políticas de la compañía a superar ese monto. Si esto llegase a ocurrir, el auxiliar de cartera debe informar la novedad a su jefe inmediato.

• Que los Recibos de Caja no tengan enmendaduras de ningún tipo, ni en la fecha, valor, numero de facturas, descuentos y firma del cliente cuando los pagos son en efectivo; cuando es en cheque, este debe ser girado  con Destinatario PAGASE AL PRIMER BENEFICIARIO “MEICO S. A.”

• Que la información de la Copia Rosada, coincida con lo registrado en la Copia Blanca.

Cuando se observa que falta algún consecutivo de los Recibos de Caja y en un primer evento, resulte que se encuentra Anulado, de igual manera el Auxiliar de Cartera le solicita la entrega del Recibo de Caja Anulado con sus tres copias al Vendedor. En un segundo evento y en caso de pérdida, se le requiere al vendedor que coloque un denuncio por pérdida del documento o por hurto dependiendo del caso y las circunstancias que rodearon los hechos, inmediatamente se informa al Jefe de Cartera para que se inicia la Auditoría Completa de la Zona a cargo del Vendedor. Una vez terminada la auditoria, se informara al Comité Disciplinario y al Director Nacional de Cartera mediante correo electrónico sobre los hallazgos de la  misma con las anotaciones respectivas sobre el caso particular.

Actualmente, los vendedores tienen en sus máquina celular un aplicativo para tomar pedidos a sus clientes (Modulo de Cartera), en donde diariamente cada vendedor ingresa la información de sus cobros realizados y deben hacer cierres diarios de caja, lo cual facilita, una labor de control y seguimiento tanto al consecutivo como a los pagos registrados por el Vendedor, ya que esta información la puede visualizar en línea el Auxiliar de Cartera y continuar con la verificación de los pagos. Dicho aplicativo se está implementando de manera gradual para la fuerza de ventas.

1. Cuando se trata de VENDEDORES FORANEOS, el proceso es el siguiente:

Semanalmente  los Vendedores envían al Auxiliar de Cartera, la Planilla de Pagos que contiene detalladamente la relación de los cobros efectuados con los Recibos de Caja utilizados para tal recaudo en la semana inmediatamente anterior. En el evento de no recibir semanalmente el sobre con la información detallada el Auxiliar de Cartera procede llamar y enviar correo electrónico al vendedor con copia al jefe de cartera y supervisor de la división  para que de las explicaciones del caso.

El Auxiliar de Cartera toma la Planilla de Pagos junto con los recibos de caja suministrados y procede a la aplicación de los mismos, al llegar esta información a manos del auxiliar los pagos ya han sido aplicados según las observaciones que el comercial reporta diariamente en máquina.

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