| 2013 |
| ASOCIACION DE VIVIENDA SINEDIAN
José Hernández
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[MANUAL DE PROCEDIMENTOS] |
Representa una herramienta indispensable para toda empresa u organización, ya que les permite cumplir con sus funciones y procesos de una manera clara y sencilla. |
INTRODUCCION
Los manuales de procedimientos representan una herramienta indispensable para toda empresa u organización, ya que les permite cumplir con sus funciones y procesos de una manera clara y sencilla.
Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, se destaca lo relativo a los manuales procedimientos, ya que facilitan al personal el aprendizaje acerca de las operaciones de la empresa, proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en las unidades administrativas, fundamentalmente en el ámbito operativo o de ejecución, pues son una fuente en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realización de las tareas que se le han encomendado. Los manuales son probados en la práctica como puntos de referencia para la instrucción del nuevo personal.
La importancia de los manuales de procedimientos a través de una mirada retrospectiva a la administración permitirá llevar a la empresa desarrollar las funciones del proceso administrativo como planear, organizar, dirigir y controlar de una manera más eficaz las actividades que se designa a cada uno de los miembros de la organización. Este conjunto de actividades responde a la esencia del procedimiento administrativo, lo que va a permitir realizar a cabalidad las labores o actividades para estandarizar la operatividad de la misma.
De este modo, se espera que para los antiguos y nuevos empleados con la implantación de este manual de procedimientos no surjan inconvenientes, ni deficiencias internas en la entidad.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS | PROCESO NARRATIVO |
Procedimiento: INGRESOS DE EFECTIVO |
Objetivo del procedimiento: - Efectuar un adecuado proceso de registro del efectivo ingresado a la entidad
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Alcance: - Se inicia con la verificación de documentos internos o externos, elaboración del recibo y/o comprobante de ingreso y finaliza con el depósito del efectivo si no existiera diferencias.
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Unidades que intervienen. - Contabilidad,
- Auxiliar de Contabilidad.
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Controles Internos a efectuarse: - Depósitos del efectivo máximo en 24 horas.
- El encargado debe tener una garantía o fianza.
- Crear documentación fuente para las entradas de efectivo como recibos y otros prenumerados.
- Efectuar periódicamente un examen sorpresa de las partidas que figuran en el depósito, confrontándolos con el registro de ingresos de caja y las boletas de depósito.
- Separación de funciones entre la persona que recibe y el que realiza los depósitos.
- El encargado de recibir el efectivo no debe realizar pagos a proveedores u otros.
- Debe efectuarse rotación del personal encargado del manejo y custodia del efectivo.
- Los registros en libros contables deben estar debidamente autorizados y verificados.
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Formularios y documentación utilizada: - Documentos de respaldo (planillas de avance de obras, planilla de liquidación, control de horas efectivas, etc.)
- Factura,
- Comprobante de Ingresos Caja Formulario
- Kárdex de Control de Ingresos de Efectivo Formulario
- Arqueo de Efectivo Formulario
- Papeleta de Deposito,
- Libro de Caja.
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Instrucciones para el manejo: - Se inicia con la verificación de saldos en documentos internos y externos,
- Se prepara la factura si no existe diferencias,
- Se elabora el Comprobante de Ingresos Caja
- Registro en el Kárdex de ingreso de efectivo, para su acumulación temporal
- Se procede a realizar el arqueo de efectivo
- Si existe un faltante se procede a revisar los documentos y formularios usados,
- De no existir, se conecta con el proceso del depósito de efectivo.
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Firmas Autorizadas: - Tesorero
- Contador
- Subgerente.
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Archivo de la Documentación: - La documentación originada es archivado por el auxiliar administrativo, en la Unidad de Contabilidad.
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Elaboró: | José Darío Hernández (Auxiliar Administrativo) |
Revisó: | Guillermo Flórez (Subgerente) |
Aprobó: | Pedro Giovanny Caro (Gerente General) |
Procedimiento: INGRESO DE EFECTIVO |
DESCRIPCION | FLUJOGRAMA |
Se inicia con la verificación de saldos en documentos internos y externos,
Se prepara la factura si no existe diferencias,
Se elabora el Comprobante de Ingresos Caja
Registro en el Kárdex de ingreso de efectivo, para su acumulación temporal,
Se procede a realizar el arqueo de efectivo,
Si existe un faltante se procede a revisar los documentos y formularios usados,
De no existir, se conecta con el proceso del depósito de efectivo. |
[pic 1]
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS | PROCESO NARRATIVO |
Procedimiento: EGRESOS DE EFECTIVO |
Objetivo del procedimiento: - Efectuar un adecuado proceso de control de la salida de efectivo de la empresa.
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Alcance: - Se inicia con la recepción de la autorización de pago o compra y finaliza con la emisión del comprobante de egresos caja y archivo de la documentación de respaldo.
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Unidades que intervienen. - Departamento Administrativo,
- Auxiliar Administrativo
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Controles Internos a efectuarse: - Autorización de la adquisición o compra,
- Recepción de factura con sello de cancelado,
- Informe del encargado de la adquisición,
- El encargado debe tener una garantía o fianza.
- Crear documentación fuente para las salidas de efectivo como recibos y otros prenumerados.
- Efectuar periódicamente cortes o arqueos de caja.
- Separación de funciones entre la persona que autoriza, entrega y el que realiza los registros de salidas de efectivo,
- Debe efectuarse rotación de personal encargado del manejo de efectivo.
- Realizar conciliaciones bancarias periódicamente.
- Los pagos menores se hagan a través de fondos fijos.
- Limitar los pagos con efectivo a una cantidad máxima,
- Establecer personas autorizadas para firmar cheque o autorizaciones de pago,
- Establecer limitaciones a los importes de los cheques o autorizaciones de pago firmadas por una sola persona,
- Realizar pagos solamente basados en comprobantes aprobados y la documentación original de soporte adjunta.
- Evitar la firma de cheques o autorizaciones de pago en blanco.
- Los registros en libros contables deben estar debidamente autorizados y verificados.
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Formularios y documentación utilizada: - Comprobante de egresos caja
- Factura del Proveedor,
- Movimiento Diario de Efectivo
- Libro de caja,
- En caso de adquisición de materiales y/o suministros formulario de Recepción de Materiales,
- En caso de adquisición de activos fijos formulario de Recepción de Bienes de Uso,
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Instrucciones para el manejo: - Se inicia con la recepción de la autorización de compra o pago
- Se recepciona la factura respectiva con sello de cancelado,
- Se elabora el Comprobante de Egresos caja,
- Emisión o giro de cheque y/o pago en efectivo,
- Se registra en el formulario de movimiento diario de efectivo para su acumulación temporal,
- Registro en libro de caja,
- Archivo de la documentación de respaldo.
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Archivo de la Documentación: - La documentación originada es archivado por el auxiliar de contabilidad.
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Elaboró: | José Darío Hernández (Auxiliar Administrativo) |
Revisó: | Guillermo Flórez (Subgerente) |
Aprobó: | Pedro Giovanny Caro (Gerente General) |
