PLAN DE AUDITORIA P&G

PLAN DE AUDITORÍA

Organización Auditada:

Almacén de Repuestos y suministros de la planta Procter & Gamble.

Objetivos de la Auditoría:

Verificar, evaluar el cumplimiento del correcto funcionamiento de las fases del proceso de almacenamiento y distribución de repuestos y suministros, proporcionando un análisis y recomendaciones concernientes a las actividades que realiza el área auditada

INFORME COSO

Ambiente de control

• La compañía tiene una organización basada en principios que son respetados por la Gerencia y supervisores y jefes de mando medio.

• La empresa tiene una visión y misión general y por áreas de trabajo.

• El estilo de la dirección es una organización Horizontal, cuenta con reglamentos internos, políticas de desarrollo de crecimiento personal y controles internos que aseguran la salud organizacional de la empresa.

• La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de todos los componentes de la organización, así como su adhesión a las políticas y objetivos establecidos.

• El almacén de repuestos y suministros cuenta con personal con una antigüedad mayor a 2 años y menor a 3 meses.

ORGANIZACIÓN

Evaluación de Riesgos:

• El almacén de repuestos y suministros constantemente está cambiando en su volumen de ventas y el local inicial ha cambiado por que la anterior resulto muy pequeña y los repuestos se encontraban en malas condiciones de almacenamiento.

• Hay empleados que tienen poco tiempo y están atendiendo al cliente y a veces causan demoras en la atención.

• Los cambios acelerados en las nuevas iniciativas traen como consecuencia demoras en la adquisición de repuestos por su importación y los procedimientos de inclusión al almacén.

• La salida de repuestos no cuentan con la documentación completa. Esto podría traer consecuencias cuando se realizan auditorias de IRA.

Actividades de control:

• Las actividades se realizan con SAP y documentación que tiene niveles de autorización para poder ser procesadas y documentadas.

• Hay un sistema de control de existencias es decir periódicamente se audita al azar algunos artículos del almacén.

• Cuentan con un scorecard donde manualmente registran el resultado de sus medidores. Esto a veces trae problemas porque depende el conocimiento de algunas personas y si esta no se encuentra en planta (vacaciones, licencia sindical, etc) no se reporta y absorbe el tiempo de otras personas que trabajaron antes en el almacén para actualizarlo.

• La salida de repuestos se realiza con autorización de personas que han sido autorizadas por el gerente de progresivo. En el 3er turno los vales de salida no son llenados correctamente y esto ocasiona retrabajos y peligro de dejar sin repuestos debido al poco stock de seguridad que se manejan.

• Para ingresar al almacén en el 3er turno lo hacen con la presencia de un vigilante este cuenta con 2 puertas y cada uno tiene una llave para asegurar el no ingreso de una persona. A veces hay desconocimiento del procedimiento por que el vigilante deja ingresar mas de una persona y hay riesgo de pérdidas.

Información y comunicación:

• Su sistema de información en la obtención de resultados se realiza en los tableros de información y en un directorio compartido donde tienen acceso solo personal autorizado esto es :

1. Los miembros del almacén.

2. Los miembros del PLT (gerentes)

3. El área de compras

4. Los miembros del área de mantenimiento.

5. Supervisores de mando medio.

• Para su comunicación con otras áreas utilizan los correos electrónicos corporativos que tienen peso de documento. Para esto cuando el personal responsable recibe un visto bueno y negativo guarda este mail en un archivo electrónico y su impresión en un file personal.

Supervisión:

• El empleado encargado de los pedidos al área de compras no trabaja todos los días porque tiene licencia sindical.

• En ocasiones se retrasan las órdenes de compra vía SAP porque estas al ser de forma manual tiene el riesgo de parar las operaciones por falta de algún repuesto.

• Hay un inadecuado seguimiento a las transacciones de salidas del almacén y esto puede generar problemas de controles internos.

Auditoria

Criterios para la auditoria:

• Roles y responsabilidades del Jefe de almacén.

• Roles y responsabilidades del técnico responsable del registro de entradas y salidas del almacén.

• Roles y responsabilidades del técnico de recepción de materiales en el almacén.

• Roles y responsabilidades del técnico de despacho de materiales.

• Roles y responsabilidades del técnico de coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y de contabilidad.

• Control IRA.

• Manual interno de P&G.

• Auditorias de salud.

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