PROCESO DE LA ADMINISTRACION

PROCESO DE LA ADMINISTRACIÓN

Los componentes esenciales que constituyen las principales etapas del proceso administrativo en XTREME COMPANY es: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar..

PLANEACIÓN

En nuestra Compañía la planificación busca influir en el futuro, tomando acciones predeterminadas y lógicas en el presente, por lo que representan la esencia de una operación efectiva. Las actividades básicas que involucra la planificación son:

• Elaboración de la planeación prospectiva.

• Determinación de objetivos y metas generales y particulares para cada área.

• Preparación de métodos, estrategia, opciones, políticas y procedimientos.

• Formulación de programas y presupuestos, que contribuyan a alcanzar los objetivos y metas trazadas a corto y largo plazo.

El proceso de planificación prospectiva contempla cuatro etapas dentro de su marco metodológico que son:

1. Normativa: en esta etapa se plantean dos situaciones; el tipo de futuro que se desea y la definición de la situación de la compañía si se continuase en la misma dirección actual.

2. Definicional: es el conocimiento de la situación actual de la compañía, sus principales características y sus interacciones internas y externas.

3. Confrontación estratégica y factibilidad: con base en el futuro deseable seleccionado y la identificación de la trayectoria construida a partir de la realidad actual, se procede a contrastar ambos polos, con el objeto de conocer y analizar la distancia entre ambos.

4. Convergencia: determinación de los puntos de convergencia entre el futuro deseado y la situación actual, y definición de la orientación global para que el futuro de la compañía sea alcanzable.

ORGANIZACIÓN

La organización contribuye a ordenar los medios para hacer que los recursos humanos trabajen unidos en forma efectiva hacia el logro de los objetivos generales y específicos de la Compañía. La organización conlleva una estructura que debe considerarse como un marco que encierra e integra las diversas funciones de la empresa de acuerdo con un modelo que sugiere orden, arreglo y relación armónica.

La planeación y la organización son funciones mediante las cuales no se logra materialmente el objetivo; sino que ponen en orden los esfuerzos y formulan la estructura adecuada y la posición relativa a las actividades que la compañía habrá de desarrollar. La organización relaciona entre sí las actividades necesarias y asigna responsabilidades a quienes deben desempeñarlas.

Las actividades básicas relativas a la función de organización son:

• Asignación de recursos (humanos, financieros, materiales).

• Actividades (cómo).

• Responsables (quién).

• Tiempos (cuándo).

• Determinación de grados de especialización y división del trabajo (comercialización, producción, compras, personal).

• Establecimiento de jerarquías (relaciones de autoridad y responsabilidad).

• Asignación de funciones.

• Determinación de tramos de control.

• Diseño de la estructura organizacional.

• Elaboración de manuales de organización, políticas y procedimientos, entre otros.

DIRECCIÓN

La función de dirección tiene como propósito fundamental impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo que integran la compañía, con el fin de que dichas actividades en conjunto se lleven a cabo conforme a los planes establecidos.

Esta función comprende las siguientes etapas:

Autoridad: Forma en que se delega y se ejercen las acciones durante el desarrollo de las actividades y búsqueda de los objetivos y metas planeadas.

Comunicación: Forma en que se establecen los canales de comunicación y fluye la comunicación al interior y exterior de la compañía.

Supervisión: Verificar que las actividades se lleven a cabo conforme se planeó y ordenó.

Las actividades básicas que comprenden la función de dirección son:

• Determinación de lo que debe hacerse (planeación).

• Establecimiento de cómo se deberán llevar a cabo las actividades de la compañía (organización).

• Vigilar lo que debe hacerse (control).

CONTROL

El proceso de control contribuye a asegurar que se alcancen los objetivos en los plazos establecidos y con los recursos planeados, proporcionando a la compañía la medida de la desviación que los resultados puedan tener respecto a lo planeado. Dicho proceso de control consta de cuatro pasos básicos:

1. Señalar niveles medios de cumplimiento, establecer niveles aceptables de producción de los trabajadores, tales como cuotas mensuales de producción para los operarios y ventas para los vendedores.

2. Verificar el desempeño a intervalos regulares (día, semana, mes).

3. Determinar si existe alguna variación de los niveles medios reales respecto a los establecidos.

4. Si existiera una variación, tomar medidas correctivas, tales como un entrenamiento o mayor instrucción. Si no existe ninguna variación, continuar con la actividad.

Las actividades básicas que comprende el proceso de control son:

• Establecimiento de indicadores y estándares de control (ventas, costos, productividad, competitividad, calidad).

• Medir y juzgar lo que se ha realizado (análisis de datos estadísticos, informes contables, informes de producción).

• Comparar lo realizado contra lo planeado para definir si existen diferencias (evaluación del funcionamiento, inspección y localización de fallas).

• Establecer medidas correctivas (ajustes para alcanzar lo planeado).

Con el paso de los años se han desarrollado mejores métodos de control, dirección y administración de las empresas. Algunas de las herramientas que están utilizando las empresas para mejorar su desempeño son:

• Administración de la Calidad Total

• Reingeniería de Procesos de Negocios

Estas dos herramientas contienen una fuerte orientación hacia los procesos. Ello implica la búsqueda por:

• Mejorar la calidad del producto.

• Reducir el tiempo del ciclo de producción.

• Reducir los costos.

La administración de la calidad total tiene un enfoque tendiente a crear:

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