Plan Comunicacion

Reuniones informativas

Desarrollar jornadas y espacios de información para los públicos internos sobre el contenido del plan de comunicación.

• Creación y concertación de espacios (cara a cara).

• Citar responsables.

• Periodicidad: mensual.

• Público: general.

Proceso de inducción y re-inducción

Estandarizar los procesos de inducción y re-inducción con el fin de mantener presentes la misión, visión y políticas de la empresa, con coherencia entre los objetivos de la misma y la actitud que deben tener los colaboradores para desarrollar su trabajo.

• Material didáctico: presentación del video institucional y exposición en Power Point de la historia, objetivos, misión, visión, principios, políticas y productos de la empresa.

• Recorrido y visita a cada una de las plantas de la empresa.

• Responsables: Departamento de comunicaciones.

• Periodicidad del proceso de re-inducción: anual.

• Público: stakeholders nuevos y antiguos.

Intranet

Fomentar y divulgar la información referente a las actividades, logros y metas alcanzados por la organización, a través del plan de comunicación.

• Información actualizada.

• FAQ (preguntas más frecuentes).

• Encuesta de la semana.

• Público: administrativo y operativo.

Producción audiovisual

Realización de un video institucional que enseñe a los stakeholders nuevos y antiguos, en los procesos de inducción y re-inducción cuál es la historia, los objetivos, la misión, visión, principios, políticas y productos de la empresa.

• Entrevistas.

• Duración: 10 minutos

Boletín informativo “Míster”

Este medio de información busca mantener informado mensualmente al personal de las diferentes actividades que se desarrollan en la empresa, además, contiene un espacio en el que el colaborador puede opinar y manifestar sus ideas.

• Impresión (100)

• Periodicidad: mensual.

• Responsable: Comunicador social.

Cartilla ilustrativa

El propósito es realizar un cuento que informe de manera lúdica los logros de la organización.

• Impresión (100)

• Periodicidad: anual.

• Responsable: Oficina de comunicación y publicidad.

Creación de un manual de carteleras

Informar aspectos que son importantes para el cliente interno, de allí que se tenga en cuenta los sitios estratégicos para su ubicación y obviamente la información pertinente y su lecturabilidad.

• Responsable: Oficina de comunicación y publicidad.

Cd’s Informativos (AUDIO)

El propósito es llegar a los públicos que no tienen accesibilidad a la Internet y/o Intranet.

• Públicos: Operarios.

• Periodicidad: Anual

• Copias: 40

Identificación de líderes

La idea es nombrar dos líderes en cada una de las plantas que facilite y ayude a informar las diferentes actividades que contempla el plan de comunicación.

• Públicos: operarios y/o administrativo.

• Periodicidad: anual.

Diseño de un logo y un manual de imagen

Crearle una nueva imagen corporativa a la organización que sea más acorde a los productos que ofrece la empresa, institucionalizándola en un manual de imagen que logre posicionar productos y armonizar los espacios de la empresa.

• Diseñar la hoja membreteada con el logo.

• Diseñar plantillas de power point.

• Institucionalizar un tipo de letra.

• Institucionalizar los colores del logo.

Creación de un buzón de sugerencias

Recoger, leer y analizar las sugerencias que hacen los stakeholders.

• Ubicación estratégica.

• Clasificación de la información (positiva y negativa).

• Periodicidad de la recolección: mensual.

Creación de un correo electrónico

A través de la Intranet (Outlook) crear un correo al que los colaboradores envíen sus sugerencias, dudas y opiniones.

• Dar a conocer la existencia del correo.

• Enviar los mensajes con la opción “confirmación de lectura”.

Sistema de medición de lecturabilidad de los mensajes

Implementar un sistema de medición que indique qué tan receptivos han sido los mensajes enviados, de igual forma cuál es el impacto que estos han tenido.

• Escuetas.

• Entrevistas.

• Concursos (Boletín).

• Correo electrónico (mensajes por la Intranet).

• Periodicidad: Trimestralmente.

• Público: General.

Planeación de reuniones formales

Realizar tres tipos de reunión, una para personal administrativo, otra para operativo y otra general, con el fin de retroalimentar las percepciones, inquietudes y dudas sobre los procesos comunicativos, objetivos y metas de la organización.

• Concertación de espacios.

• Informar y convocar a los públicos a través de las carteleras.

• Material de apoyo: Fotocopias, Power Point, dinámicas.

• Periodicidad: Trimestral.

• Público: General.

• Responsables: Gerente comercial y el comunicador social.

Concertación de reunión con los líderes

Con el fin de tener un mayor control sobre lo que se está informando, de igual manera aprovechar la reunión para recibir las sugerencias, bien sean del mismo líder o de la gente que representa.

• Concertación y acuerdo de espacios.

• Citar líderes.

• Material didáctico: Fotocopias, Power Point, dinámicas comunicativas.

• Periodicidad: Mensual.

• Público: Líderes.

Preguntas más frecuentes (FAQ)

Dentro de la Intranet abrir un espacio de preguntas más frecuentes (FAQ) donde el cliente interno pueda plantear inquietudes referentes a su trabajo, a los objetivos y metas de la empresa y sobre el desarrollo del plan de comunicación.

• Crear un Banner en la Intranet con (FAQ).

• Periodicidad: Semanal.

• Público: Administrativo y operario.

Creación de un personaje representativo

Un Dumy llamado Míster informe y enseñe a los colaboradores como se debe trabajar para mejorar la cultura organizacional de la empresa, además que éste los anime y convide a participar activamente en las diferentes actividades programadas por la empresa.

El personaje “Míster”, lleva el mismo nombre del boletín y de la marca de algunos de los productos de la organización; dentro de las funciones que este

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