Plan De Comunicación

PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA

AGOSTO – DICIEMBRE 2013

PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNA

Este documento se elabora a partir del análisis de fuentes secundarias e investigaciones aplicadas a PETROPERÚ, realizadas a nivel interno o por encargo a empresas consultoras.

El Plan como tal involucra dos grandes ejes. El primero de ellos es parte del acompañamiento transversal que ha venido realizando la comunicación a las tareas de la Organización, desarrolladas por distintas áreas. Aquí se propone una forma comunicativa de abordar su ejecución y las tareas directas e indirectas que se derivan de ellas.

El segundo eje comprende el diseño de actividades para la construcción de un mejor ambiente sustentadas en los lineamientos del Plan Estratégico de PETROPERÚ 2011-2025. Ellas están articuladas en función de necesidades identificadas en materia de comunicación, a la luz de la cultura organizacional y el comportamiento del personal de PETROPERÚ.

Como Plan está sujeto a lineamientos, objetivos, justificaciones, líneas de acción, herramientas de desarrollo y monitoreo o evaluación de las actividades contenidas.

Memorando RRHH-DPG- -20123 Pág. N°4

CONSIDERACIONES

Mucho se discute en el plano académico y real sobre la responsabilidad de la comunicación interna en las empresas, así como la división encargada de su ejercicio. Lo cierto es que esto ha originado una serie de percepciones negativas en torno a la definición y el desarrollo de sus roles. ¿En qué instancia reside el desarrollo de la comunicación interna?, ¿en el área de recursos humanos, en el área de marketing, en la de comunicación corporativa o depende de la dirección?

El enfoque que proponemos tiene una concepción positiva de la comunicación interna de PETROPERÚ. Se soporta en la Unidad Desarrollo de Personal y Gestión del Cambio del Dpto. Recursos Humanos pero apoya transversalmente a toda la organización. Toma una perspectiva positiva de la comunicación como “un espacio de intercambio, que privilegia la sinergia de información, ideas y sentimientos (entendidos como experiencias).

Este plan se estructura hacia consecución de valores estratégicos que la Empresa contempla en su Plan Estratégico, basándose en la articulación de valores elementales de los trabajadores con valores instrumentales que la empresa pueda facilitar. En esa sinergia se construye la cultura de la empresa y la autoimagen de la misma.

LOS 9 ERRORES MÁS FRECUENTES DE LA COMUNICACIÓN INTERNA (1):

CONCEPTUALES:

1. Las palabras contienen significado.

2. Comunicación información son sinónimos.

3. Los buenos comunicadores son buenos oradores.

PROCEDIMENTALES:

4. La comunicación no requiere mucho esfuerzo.

5. La comunicación es un producto.

6. No tengo tiempo.

ACTITUDINALES

7. Está todo bien. No hay necesidad de comunicar.

8. Si yo lo sé, entonces lo deben saber todos.

9. Cuando necesite su opinión, se lo voy a hacer saber.

(1) Fuente: Michael Ritter, Cultura Organizacional; ed. La Crujía. DIRCOM; Buenos Aires, 2008; pp. 15-20.

Memorando RRHH-DPG- -20123 Pág. N°5

CONSIDERACIONES

ANTECEDENTES EN PETROPERÚ

Política de Comunicación de Petroperú. Dpto. Recursos Humanos. Esta política debe sustentar todas las prácticas y procedimientos de comunicaciones en nuestra Empresa y servir de guía en casos de falta de procedimientos específicos. Guía.

Difusión de actividades. Dpto. Recursos Humanos. Informar al personal de las principales actividades o programas para fomentar su participación. Material impreso (afiches, revista y volantes) y virtual.

Comunicados de cumpleaños, tiempo de servicio, fechas significativas y fallecimientos. Dpto. Recursos Humanos. Generar motivación e identificación con la Empresa. Correo electrónico.

Informativo Virtual Comunicándonos. Dpto. Recursos Humanos. Informar sobre las principales actividades, programas y beneficios que brinda la Empresa a los trabajadores. Correo electrónico.

Vitrinas. Dpto. Recursos Humanos. Informar sobre las principales actividades, programas y beneficios que brinda la Empresa a los trabajadores. Material Impreso.

Comunicados del Dpto. Recursos Humanos (Bienestar, Desarrollo, Servicios Médicos y Compensación), Dpto. Desarrollo Sostenible, Dpto. Relaciones Corporativas, entre otros. Departamento responsable de la información. Los comunicados tratan temas relevantes a las actividades de cada una de las Gerencias para conocimiento de los trabajadores Correo electrónico.

Revista Gente con Energía. Dpto. Relaciones Corporativas. Informar al personal a nivel corporativo de las principales actividades de la Empresa. Revista impresa.

Revista Virtual Nuestra Energía. Dpto. Relaciones Corporativas Informar al personal a nivel corporativo de las principales actividades de la Empresa Correo electrónico.

Comunicados. Dpto. Recursos Humanos Informar al personal a nivel corporativo de las principales actividades de la Empresa Correo electrónico.

Memorando RRHH-DPG- -20123 Pág. N°6

Plan de comunicación interna – I EJE

MANEJO DE LA INFORMACIÓN FORMAL

A. Guía de gestión y manejo de las herramientas de información de PETROPERÚ.

Contexto: Existe una pluralidad de encargados, formatos, contenidos, diseños y mensajes de comunicación en las gerencias, refinerías de la Empresa.

Objetivo: Formalizar la comunicación según criterios de importancia, alcance y ámbito geográfico a partir del manejo adecuado de las herramientas de información bajo la responsabilidad de personas específicas.

Contenidos:

Identificación del tipo de información:

• Formal (Revisar y difundir manual de correspondencia)

• Particular (Estandarizar presentaciones, saludos por aniversarios, saludos de cumpleaños, mensajes de aniversarios, vitrina)

Tipo de herramientas: PPT, Saludos de cumpleaños, saludos por aniversarios,

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