Policas De Compras

1. OBJETIVO:

Proporcionar los lineamientos que deberán seguirse en estricto cumplimiento para asegurar que el proceso de compra de bienes y servicios sea de conveniencia operativa y económica para la empresa.

2. ALCANCE:

El presente procedimiento es aplicable a todas las divisiones de negocio de GERPAL.

3. DOCUMENTOS RELACIONADOS

 Gestión de Ingreso de Solicitudes de Bienes y Servicios

 Gestión de Compra de Bienes y Servicios:

4. POLITICAS Y NORMAS GENERALES

4.1. El proceso de compras es de obligatorio cumplimiento para todas las adquisiciones de bienes y servicios requeridos por GERPAL, con excepción de los conceptos que figuran en el listado que se muestra en el punto 4.8.

4.2. GERPAL considera que para compras estratégicas, ya sea de Activo Fijo o de Partidas Principales de Obra, la negociación en conjunto con el Área de Logística y SSGG es fundamental y obligatoria.

4.3. El Área de Logística y SSGG es la única dependencia administrativa, responsable de realizar el proceso de adquisición de bienes y servicios.

4.4. Los Jefes o Gerentes aprueban necesidades o requerimientos de compra bajo precios referenciales obtenidos en la definición del RO. Finalmente, la elección del proveedor recaerá en el Área de Logística y SSGG, según lo estipulado en el punto 4.3. Salvo que la compra sea estrictamente de carácter técnico, se tomará en cuenta la opinión de los usuarios en la evaluación definitiva que se hará para la elección del proveedor.

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POLITICA DE COMPRAS

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4.5. Los plazos de pago acordados con los proveedores deberán hacerse considerando en todos los casos las disponibilidades de tesorería y la política de obtener plazos de pago que no comprometan la calidad y el costo de las adquisiciones.

4.6. El plazo de pago se cuenta desde la fecha de presentación de los documentos por parte del proveedor en nuestra oficina principal.

4.7. Se debe suministrar al proveedor, toda la información necesaria sobre las políticas y el trámite de compra establecido por la Empresa. Si se trata de un nuevo proveedor se debe suministrar la “Guía del Proveedor”.

4.8. Excepciones al proceso de compras:

 Tiquetes aéreos

 Reembolsos de gastos de viaje y de atenciones a clientes

 Hospedaje en hoteles

 Servicios públicos (energía y agua)

 Servicio de telefonía y telecomunicaciones.

4.9. Ninguna adquisición debe pagarse con plazo diferente al que aparece impreso en la orden de compra salvo autorización del Jefe de Logística y SSG o de la Gerencia de Administración y Finanzas.

4.10. Una vez recibido el bien, debe diligenciarse prontamente el Parte de Ingreso de Almacén a través del sistema, consignado el número de la O/C para poder darla como “Atendida” o “Ingreso Parcial” según sea el caso.

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MANEJO DE FACTURAS

1. El proveedor debe presentar su factura para registro, después de cada entrega de bienes.

2. Toda factura que se entregue

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