Procedimeint0 De Compras

1. OBJETIVOS

Definir la metodología de compras para asegurar que los materiales, servicios y subcontratos adquiridos, cumplan con los requisitos solicitados por el cliente y con los requisitos de compra definidos por la empresa.

2. PROCEDIMIENTO

2.1. IDENTIFICACIÓN DE COMPRAS Y SUBCONTRATOS

De cualquier tipo de necesidad y/o requerimiento que exista en cada proyecto se debe elaborar el Plan de compras (F-CPR-01-06), de acuerdo al cual se utilizará una solicitud de compra debidamente diligenciada mediante el formato F-CPR-01-01, “Solicitud de compra” y hacerlo llegar al Director Administrativo y financiero para que este lo analice y continúe con el proceso.

2.2. LISTADO DE PROVEEDORES

En la requisición del producto el área solicitante Director Administrativo y financiero define todas las especificaciones técnicas y de compra que va a solicitar a los proveedores. El Asistente Administrativo y Financiero debe buscar inicialmente dentro del “Listado de Proveedores” según formato F-CPR-01-02 el proveedor(es) que ofrezca el material, servicio o subcontrato, si no existe en el listado, se deben buscar en el mercado y hacer la respectiva cotización para su posterior selección.

2.3. SELECCION

La selección se lleva a cabo en el momento de analizar el Formato F-CPR-01-03 “Selección”, en el cual se realiza una calificación de la capacidad de cumplimiento de los requisitos establecidos por parte de cada uno de los proveedores, con base en la definición previa de criterios que aseguren la calidad del producto comprado y/o servicio contratado.

Si se trata de una compra de un material que no afecte la calidad del producto terminado o de un proveedor único, se hace orden de compra directamente según el formato F-CPR-01-04 Orden de Compra.

2.4. ORDEN DE COMPRA

Si se trata de una compra de materiales, el Director administrativo y Financiero elabora la” Orden de Compra” F-CPR-01-04. Para el caso de prestación de servicios, se definen las especificaciones técnicas y de compra que el producto y/o servicio debe cumplir, formas de pago, actividades de inspección en las instalaciones del proveedor ya sea por parte de la Organización o del Cliente, criterios de liberación de productos cuando aplique, metodología para Producto no Conforme y todos aquellos otros datos que se requieran, teniendo en cuenta los requisitos de compra suministrados al proveedor y la oferta que este haga; el Director administrativo y Financiero debe hacer llegar la orden de compra al proveedor.

2.5. VERIFICACIÓN DE LA COMPRA

Luego de hacer la compra, el Ingeniero Residente debe recibir y controlar los productos, servicios o subcontratos, debe proceder de la siguiente forma:

2.5.1 Si es compra de materiales, se recibe el producto verificando que cumpla con las especificaciones de compra establecidas (pruebas de laboratorio, certificados de calidad, etc.) en la orden de compra. Si se cumplen las especificaciones, se firmará en señal de aceptación la remisión del proveedor; de lo contrario, se hará la respectiva observación en la remisión. La entrada de materiales se registra en el formato F-OBR-01. Almacén, y este formato lo tiene que llevar el Ingeniero residente.

2.5.2 Si se trata de la prestación de algún servicio o subcontrato, se deben controlar periódicamente los trabajos especificados de

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