Proceso Administrativo

Como introducción expondremos la definición personal de la administración y la cual es un proceso mediante el cual se lleva a cabo la planeación, organización, dirección y control de los recursos para llegar a un fin dentro de una empresa.

En base a los autores se pueden encontrar varios conceptos por ejemplo:

Idalberto Chiavenato:

“El proceso de planear, organizar, dirigir y controla el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales”

Robbins y Coulter:

“Coordinación de las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas”

Hitt, Black y Porter:

“El proceso de estructurar y utilizar conjuntos de recursos orientados hacia el logro de metas, para llevar a cabo las tareas en un entorno organizacional”

Continuando con el proceso de la administración o proceso administrativo debemos saber que este se presenta en la vida cotidiana en la ejecución de diversas actividades, entonces para definir el proceso administrativo se hará como un conjunto de etapas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Para el estudio del proceso administrativo se realizarán en dos principales fases, la fase mecánica compuesta por la planeación y la organización, la fase dinámica permite ver con mayor claridad lo que se está realizando y así mismo poder evaluar tales acciones.

Fase mecánica:

1. Planeación:

Consiste en un proceso para la toma de decisiones por anticipado de lo que debe hacerse, en que secuencia, cuándo y cómo.

Responde las preguntas:

¿Qué es lo que se va a hacer?

¿Dónde?

¿Cuándo?

¿Cómo?

Sus actividades importantes son:

1. Aclarar, amplificar y determinar objetivos.

2. Pronosticar

3. Establecer las condiciones para elaborar el trabajo

4. Selecciona tareas por objetivos.

5. Establece un plan general de logros.

6. Establece políticas.

7. Procedimientos y métodos de desempeño.

8. Anticipación a los problemas futuros.

9. Modificar los planes a la luz de los resultados de control.

Elementos de la planeación:

o Propósitos.

Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social.

o Investigación.

Aplicada a la planeación, consiste en la determinación de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos, así como de los medios óptimos para conseguirlos.

o Objetivos.

Representan los resultados que la empresa desea obtener, son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especifico.

o Estrategias.

Son cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.

o Políticas.

Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten dentro de la organización.

o Programas.

Son esquemas en donde se establece, la secuencia de actividades que habrán de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

o Presupuestos.

Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del grupo social expresado en términos económicos, junto con la comprobación subsecuente de la realización de dicho plan.

o Procedimientos.

Establecen el orden, cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.

Proceso de la planeación.

1.- CONCIENCIA DE LAS OPORTUNIDADES.

La planeación requiere de un diagnóstico realista de la situación de oportunidad.

2.- ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS.

Los objetivos especifican los resultados esperados e indican los puntos finales de lo que debe hacerse, a que habrá de darse prioridad y que habrá de lograrse mediante la red de estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas.

3.- DESARROLLO DE PREMISAS.

Son suposiciones acerca del ambiente en el cual el plan ha de ejecutarse. Las premisas de planeación son los pronósticos, las políticas básicas aplicables y los planes existentes de la empresa.

4.- DETERMINAR CURSOS DE ACCIÓN ALTERNATIVOS.

El planificador usualmente debe hacer un examen para descubrir las posibilidades más fructíferas para lograr un objetivo.

5.- EVALUACIÓN DE CURSOS DE ACCIÓN ALTERNATIVOS.

Definidas las posibles alternativas, deben sopesarse a la luz de las premisas y las metas. Por ser un paso complejo y difícil de decidir, es aquí en donde la investigación de operaciones, las técnicas matemáticas y la computación resultan herramientas indispensables.

6.- SELECCIÓN DE UN CURSO DE ACCIÓN.

Este es el punto en el cual se adopta el plan, el punto real de la toma de decisiones. Ocasionalmente un análisis y una evaluación de cursos alternativos revelaran que dos o más son aconsejables, y pude ser que el directivo decida seguir varios cursos.

7.- FORMULACIÓN DE PLANES DERIVADOS.

En el momento en que se toma una decisión, la planeación pocas veces es completa y se aconseja este séptimo pasó.

8.- EXPRESIÓN NUMÉRICA DE LOS PLANES A TRAVÉS DEL PRESUPUESTO.

Los presupuestos generales de una empresa representan la suma total de ingresos y gastos, con la utilidad o superávit resultantes. Cada departamento o programa del organismo debe tener su presupuesto vinculado al presupuesto general.

2. Organización:

Esta se define como el conjunto de individuos con una meta en común, unidos por la relación de responsabilidad-autoridad. Permite distribuir el trabajo entre los miembros del grupo. Para lograrlo responde las siguientes preguntas:

¿Quién va a hacer qué?

¿Con que relaciones?

¿Con que autoridad y en cual ambiente físico?

Sus actividades importantes son:

1. Subdividir el trabajo.

2. Agrupar las obligaciones.

3. Reunir los puestos operativos en unidades manejables

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