Proceso De Auditoria

PROCESO DE AUDITORÍA

Cartilla básica para auditores

AUDITORÍAS AL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

Dentro de los nuevos contextos, la actividad de la auditoría integral a los Sistemas de Gestión se ha convertido en una herramienta estratégica, cumpliendo con el papel fundamental de proteger aspectos y activos claves de una entidad u organización y, con ello, ser fuente de apoyo para la comprobación y vigilancia de la Mejora Continua de cada proceso, área, producto e indicador.

De esta manera, la auditoría está concebida como una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta diseñada para agregar valor y mejorar las operaciones de una entidad, con lo cual se fortalece el cumplimiento de sus objetivos a través de un enfoque sistemático y disciplinado de evaluación y medición de los procesos de gestión y control.

Conforme a lo anterior, este documento será, sin duda, una importante herramienta orientadora para los el grupo de auditores con que cuenta la Institución, líderes de los procesos y sus correspondientes equipos de trabajo, todos llamados a participar y colaborar activamente en el desarrollo y sostenibilidad del Sistema de Gestión Integral Institucional, en favor de los usuarios, clientes, grupos de interés y comunidad en general.

GENERALIDADES DE LA AUDITORÍA

Las auditorías tienen como propósito evidenciar la eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia de la gestión de los distintos procesos, actividades, planes, proyectos, operaciones y demás resultados de las entidades para lograr su mejora continua, promoviendo el ejercicio de autocontrol y autoevaluación.

FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y TAREAS DE LOS AUDITORES

Responsabilidades

• Del Auditor Líder

• Del equipo auditor o auditores

• Del auditado

Funciones

• Del Auditor Líder.

• Del equipo auditor o auditores

• El auditado es elemento pasivo y no realiza ninguna función.

Auditor líder: Conviene confiar a un auditor la responsabilidad del equipo auditor y de la propia auditoría.

Independientemente de la especificidad de cada sistema, tanto el auditor líder como el equipo de auditoría tienen las siguientes responsabilidades:

Auditor líder:

• Planear y gerenciar todos los pasos de la auditoría.

• Conducir la auditoría.

• Acompañar en la selección del equipo y en su instrucción.

• Controlar los conflictos y propiciar la superación de situaciones difíciles.

• Conducir y controlar todas las reuniones con el equipo auditado.

• Tomar decisiones de la auditoría y en el SGI.

• Comunicar los resultados de las auditorías sin atraso.

• Comunicar los mayores obstáculos encontrados.

• Comunicar inmediatamente las no conformidades críticas.

• Tener habilidades de comunicación eficaces.

• Informar los resultados, conclusiones recomendaciones finales de la auditoría.

Equipo auditor:

• Soportar al líder del equipo.

• Estar preparado para el desarrollo de la auditoría.

• Participar en las reuniones de apertura y cierre.

• Cumplir las tareas designadas por el auditor líder.

• Mantener la programación y el objetivo de la auditoría.

• Documentar y apoyar todas las constataciones.

• Realizar aportes que considere necesario para el mejor desarrollo de la auditoría

• Mantener al auditado informado del desarrollo.

• Proteger todos los documentos.

• Mantener confidencialidad.

• Ser objetivo y ético.

• Apoyar a los demás miembros del equipo auditor en el proceso de auditoria

RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES AUDITOR LÍDER

• Responsable final de todas las fases de la auditoría; debe preparar el plan y presentar el informe de la auditoría.

• Participar en la selección de los miembros del equipo auditor y presentarlos ante el auditado.

• Definir los requisitos de cada trabajo de la auditoría. Revisar la documentación del SGI. Dar instrucciones al equipo auditor.

• Informar y comunicar al auditado, sobre los resultados de la auditoría, las no conformidades críticas y los obstáculos importantes durante el curso de la auditoría.

RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES AUDITORES ACOMPAÑANTES

• Elaborar un informe sobre los resultados de la auditoría y consignar las observaciones.

• Cooperar con el auditor líder.

• Preparar y realizar con eficacia las responsabilidades asignadas.

• Actuar con objetividad y limitarse al ámbito de la auditoría. Respetar la deontología profesional.

• Recoger y analizar datos para obtener conclusiones relativas al SGI auditado.

RESPONSABILIDADES AUDITADO

• Informar al personal afectado, sobre el objeto y finalidad de la auditoría; designar al personal de apoyo que acompañara al equipo auditor en determinadas actividades de la auditoría.

• Poner a disposición del equipo auditor, los medios necesarios para asegurar el desarrollo óptimo de la auditoría.

• Cooperar con los auditores para alcanzar los objetivos de la auditoría.

• Establecer e implementar las acciones correctivas, atendiendo al informe de la auditoría.

Leonardo González

ETAPAS DEL PROCESO AUDITOR

PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA

Para llevar a cabo una buena auditoria interna, la preparación es de suma importancia.

Esta preparación consiste en una serie de diferentes elementos, como:

- Determinación del alcance de la auditoria.

- Estudio de los documentos importantes.

- Acordar el itinerario o programa de auditoria.

- Preparación de listas de verificación o cuestionarios.

Revisión preliminar del Sistema de Gestión Integral auditado

- Si el Sistema de Gestión Integral no es el adecuado, conviene no continuar con la auditoría.

- Sirve de base para preparar la auditoría y analizar el SGI auditado.

Documentos de trabajo

- Listas de verificación para cada elemento del SGI.

- Formularios para recoger observaciones y formularios para consignar evidencias.

Tareas del equipo auditor

- Conviene asignar a cada miembro del equipo auditor, la auditoría de elementos específicos del Sistema de Gestión Integral. Esta asignación será hecha por el auditor líder.

Plan de la auditoría

- Presentado y conocido con antelación.

- Flexible para permitir cambios durante la auditoría.

- Debe incluir: objetivos, identidades del equipo auditor, fecha y lugar de la auditoría, áreas a auditar.

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