Reflexion Semana 4

Identificar una empresa en donde se aplique correctamente el formato único de inventario documental.

El grupo interdisciplinario de la Dirección Archivo del JUZGADO del municipio de El Tablón de Gómez, verificará la entrega física de la documentación contra el inventario documental en las instalaciones de la entidad remitente, con el objetivo de dar un visto bueno a la transferencia, en esta visita se hará un cotejo por muestreo aleatorio de las cajas de acuerdo con la metodología que para tal efecto defina la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos. Previo visto bueno de la Subdirección Técnica verificando tanto el contenido de las cajas como las condiciones de almacenamiento y transporte. De detectarse inconsistencias, se cancelará la respectiva transferencia documental y se notificará por medio de oficio a la oficina quien deberá tomar las medidas correctivas necesarias.

Una vez la transferencia ha llegado a las instalaciones de la Dirección Archivo del juzgado, la Secretaria de planeación y el funcionario designado por la Subdirección Técnica de la Dirección Archivo del juzgado realizará un cotejo puntual según las características de la documentación el acta de recepción de la transferencia será firmada en este caso por el juez o la persona designada por la Dirección para tal efecto y contendrá el detalle de la documentación efectivamente transferida.

Como relacionan la documentación para un eficiente proceso de gestión.

La gestión basada en los procesos de la documentación del juzgado surge como un enfoque que centra la atención sobre las actividades de la organización, para optimizarlas. Se relaciona hacia una concepción horizontal, desplazándose el centro de interés desde las estructuras hacia los procesos como metodología para mejorar el rendimiento, concentrándose en el diseño disciplinado y cuidadosa ejecución de todos los procesos de gestión documental.

a. ¿Cómo se gestiona el inventario documental en la empresa que selecciono en la actividad de reflexión?

El objetivo de este proceso de gestión documental está orientado a definir e implementar la gestión de la documentación e información primaria y secundaria recibida o producida por el juzgado, teniendo así todo en orden para cualquier inquietud, vida histórica, defensa o algún tipo de documento que se necesite o requiera en algún caso específico para la persona interesada en algún caso, según la ley. Documentación e información primaria y secundaria recibida o producida por el juzgado, de conformidad con las políticas institucionales y normas aplicables, desde su origen hasta su disposición final, facilitando el acceso y uso de la información a los usuarios internos y externos, mediante tecnologías de información y comunicaciones garantizando la conservación de la documentación, contribuyendo al desarrollo de la gestión y a la salvaguarda del patrimonio cultural y documental, el alcance del proceso inicia con la definición del programa de gestión documental que incluye la administración del documento, la información primaria y secundaria generada en desarrollo de los procesos del juzgado y el control de los documentos y registros parámetro del SIG y finaliza con la definición y aplicación de la disposición final de los documentos.

b. ¿En la empresa seleccionada, hacen uso de esta herramienta para la Organización documental?

Sustente su respuesta.

Si porque en el Acuerdo AGN 042 de 2002. Artículo Séptimo: Inventario documental. que establece que las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Único de Inventario Documental y en el instructivo de este formato, se señala: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser, Transferencias Primarias, Supresión de entidades Transferencias Secundarias, Dependencia Valoración de Fondos Acumulados, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación, Fusión.

c. ¿Cree usted que en la empresa, se está realizando una buena gestión documental en la calidad de la información y acceso eficiente?

Hoy en día, el juzgado tiene como objetivo trabajar con una gran responsabilidad, con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la información, es una ventaja muy importante contar con el sistema de gestión documental eficiente que permita el fácil almacenamiento y búsqueda rápida junto con las instalaciones de recuperación eficientes.

Porque con un el sistema de gestión documental, que se utiliza en el juzgado se puede personalizar también los documentos de salida de la empresa como las facturas electrónicas formularios y otros documentos de importancia

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