Reservaciones

Introducción:

El número de personas que integran el departamento de Reservaciones depende de la capacidad del hotel y de la cantidad de reservaciones que se reciban diariamente.

Cuando se reciba una reservación fuera del horario de la oficina de reservaciones, se tomará en recepción; por esta razón, el departamento de reservaciones debe informar a recepción cuáles son las fechas cerradas (aquellas durante las cuales no se admiten reservaciones pues el hotel está completamente ocupado).

Las personas encargadas de recibir las reservaciones deben estar bien capacitadas, no solamente en el dominio de algún otro idioma extranjero; además deben tener una buena aptitud para las ventas ya que, cuando un huésped solicita la reservación de una habitación, gracias a la sugerencia del empleado puede optar por una suite.

Objetivo:

Conocer más a fondo que es el departamento de reservaciones de un hotel y que funciones desempeña cada uno de sus empleados, por medio de un análisis de los distintos conceptos que podemos encontrar en las distintas fuentes de información, para así usar esos datos como objeto de nuestro estudio.

Contenido:

Concepto.

El departamento de reservaciones es el encargado de captar y manejar las solicitudes de reservas. El mismo opera en estrecha coordinación con el personal del departamento de recepción y ama de llaves.

Este departamento debe determinar la disponibilidad del hotel, cotizar las tarifas de las habitaciones, tomar y confirmar las reservaciones y documentarlas.

El departamento esta compuesto por un gerente de reservaciones quien supervisa y dirige el buen desempeño del departamento y los agentes de reservaciones los cuales realizaran las funciones de atender las reservaciones que lleguen por los diferentes medios de comunicación, las reservas de grupo, las reservas de agencias de internet o tour operadoras, manejar el dinero proveniente de los depósitos correspondientes para garantizar las reservas.

Personal que labora en el departamento:

Gerente de reservaciones:

 Controla y coordina todas las reservaciones

 Mantiene el control sobre la exactitud de la información dada por los agentes de reservas

 Vigila y controla los cupos de los suplidores (agentes de viaje) para asegurarse de que no sobrepasen el numero de habitaciones contratadas en cada categoría.

Agente de reservaciones:

 Su principal objetivo es vender habitaciones

 Toma las reservas y las computa.

 Mantiene actualizado el centro de cómputos para un forecast lo mas próximo a la realidad posible.

Asistente del gerente de reservaciones:

 Sustituir al jefe de departamento cuando se ausenta.

 Elaborar reportes de reservaciones.

 Elaborar reportes de la ocupación.

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