SISTEMAS DE INFORMACIÓN: TRABAJO PRACTICO

SISTEMAS DE INFORMACIÓN: TRABAJO PRACTICO

Definimos un sistema de información como: el conjunto de procedimientos relacionados entre sí, encaminados a proporcionar los elementos de juicio, necesarios para la correcta toma de decisiones y el logro de los fines organizacionales.

Un sistema de información debe procurar que los mensajes emitidos y recibidos estén correctamente expresados, potenciando su procesamiento mecanizado para reducir al máximo el empleo de transmisiones orales. Esto evita en manejo de mensajes incompletos que pueden ocasionar errores como también la impaciencia del receptor cuando promueve acciones u órdenes de cumplimiento inmediato sin esperar disponer de la totalidad de la información.

Otros factores que la organización debe tener en cuenta con referencia a los procesos orales de información son:

Desconfianza hacia el informador o informante, cuando genera mensajes y órdenes contradictorias.

Minimización del valor de la información por el subordinado, que al quitarle importancia no la transmite al superior.

Temor del subordinado al trasmitir información si considera que ésta puede contener omisiones o errores.

REQUISITOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

La información no requiere de improvisación y posee cualidades exigibles para su adecuada utilización:

La información ha de ser sincera: es aquella que no se recorta; se asocia la noción de plenitud al tema a tratar. Es preciso asegurar que la información ha llegado a su destinatario.

La información ha de ser permanente: es sumamente importante estar atento a que la información realice su proceso de transmisión adecuadamente y que no se detenga en determinado nivel. Esto está íntimamente ligado con el término comunicación, ya que la información ha de ser el punto de partida de los intercambios entre los distintos miembros, es decir de la comunicación organizacional.

La información ha de ser comprensible: es necesario que la información recibida pueda ser asimilada. Por ello, la información debe adaptarse a cada nivel para su transmisión y graduar minuciosamente su dosis.

La información debe ser general: todas las personas que trabajan en una misma organización están afectadas por la información. La información puede ser ascendente, descendente, lateral o diagonal.

La información ha de ser oportuna: antes de difundir información es necesario que la organización se asegure de que no originará perjuicios, tanto en el ambiente interno como externo.

Las cualidades anteriores permiten la eficacia de las comunicaciones, cuyo objetivo es que el receptor actúe en el sentido previsto por el emisor. Pero al mismo tiempo la información y la comunicación en las organizaciones muestran una vertiente económica. Por un lado, la toma de decisiones a partir de determinada información puede incrementar las expectativas de beneficio y por otro no, es menos cierto que disponer de información elaborada supone un costo, que será mayor mientras más amplia y exhaustiva sea ésta.

Uno de los problemas planteados, es medir el grado de incertidumbre que presentan las distintas informaciones a nuestro alcance. Cuanto menor sea la incertidumbre, mayores posibilidades de éxito tendrán nuestras decisiones.

PROCESAMIENTO DA LA INFORMACIÓN

Las etapas para la obtención de la información dependen de las características del sistema implantado, variando la técnica a utilizar.

Podemos diferenciar, entre la toma de datos iniciales y la obtención del producto final o información elaborada, las siguientes fases:

1. Recolección de datos: Comprende el momento de inicio de la captación de informaciones elementales, estructurándolas en forma homogénea.

2. Depuración: Es la etapa de eliminación de datos superfluos, como de rectificación de errores y redundancias.

3. Almacenamiento: Considerando el modela de archivo diseñado, se tiene en cuenta el soporte o conjunto de soportes utilizados y los procedimientos de actualización rápida del banco de datos.

4. Proceso: Se realiza la manipulación de los datos y las operaciones que sobre ellos se efectúan, con el fin de obtener los resultados previstos.

5. Distribución de la información elaborada: Se debe elegir el destinatario final del producto de la información, que puede pertenecer al ámbito interno o externo de la organización.

Antes de iniciar la fase de recolección de datos o informaciones elementales es necesario:

 Tener claramente definidos los objetivos.

 Diseñar un procedimiento para el tratamiento de la información.

 Procesar aquella información que cumpla con los criterios de selección.

Muchas veces los datos de la primera fase, parten de una información plenamente elaborada que sirve de base para otras más complejas, o simplemente para la toma de una decisión inmediata.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN: INTERNA Y EXTERNA

Los canales o medios de difusión se diferencian en:

 Los de ámbito interno.

 Los de ámbito externo.

Los de ámbito interno son establecidos por los canales de mando de la estructura organizacional, dependiendo de los distintos niveles jerárquicos. Suele llamarse sistema de información gerencial, ya que éste es el que vincula la comunicación del ambiente interno con el externo. Koontz y Weihrich, en su libro Elementos de Administración, lo definen como un sistema formal de recopilar, integrar, comparar, analizar y distribuir información interna y externa para la empresa, en forma oportuna, efectiva y eficiente.

COMPONENTES Y FUNCIONES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Llamamos componentes de la información a las distintas etapas por las que obligatoriamente debe pasar una información:

Nacimiento de la información:

Toda información debe provenir de una fuente o fundamento que puede ser: un acto, una acción, un hecho, una particularidad, un principio, un suceso, un acontecimiento, etc. Éstos deben estar relacionados con los distintos momentos de la vida de una organización, y son:

Acuerdos nacionales e internacionales.

Convenios laborales y societarios.

Operaciones comerciales.

Operaciones financieras.

Hechos naturales, etc.

Comprensión de la información:

Todas las fuentes mencionadas en el punto anterior tienen contenidos que pueden ser de gran utilidad para la toma de decisiones. Por lo tanto, como hemos mencionado en otro apartado, aquellos que son valiosos deben quedar guardados, archivados o grabados en dispositivos confiables, como:

 Estados contables.

 Contratos.

 Documentos

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