Sistema Administrativo Financiero

Para el tema propuesto el planteamiento del problema consideraría la implementación de un sistema financiero para la aplicación en hostales , la automatización de las actividades para mejorar el servicio en las distintas líneas de actividad como son: el hospedaje, servicio de bar, servicio de lavandería, eventos sociales, de negocios y demás que generaría ingresos y que muy difícilmente se los puede manejar por medio de un sistema manual y así determinar un margen bruto por cada uno de los servicios prestados y también determinar las áreas margen bruto por cada uno de los servicios prestados y también determinar las áreas críticas para poder llevar a cabo los objetivos planteados, las áreas sometidas a un estudio serían básicamente las siguientes:

1. Facturación de los servicios indicados,
2. Las cuentas por cobrar, o sea a los clientes,
3. Las Cuentas por Pagar o sea a los Proveedores
4. las compras locales de bienes 
5. Los Activos Fijos
6. Los recursos humanos en cuanto a la nómina se refiere
7. La contabilidad central
8. Los presupuestos.

Como se podrá observar no se incluye un área de inventarios porque el propósito de esta empresa es de comercialización de servicios, tampoco existen costos de producción, por no tratarse de una empresa industrial.  Las diferentes áreas anotadas para el estudio se hará en base a la planificación, el FODA para determinar con certeza cuales son las fortalezas, las oportunidades, debilidades y amenazas , también realizaremos las evaluaciones de Control Interno, la ejecución  del trabajo en el campo aplicando procedimientos y técnicas mediante la utilización de papeles de trabajo.

2.1 EL PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

2.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

Para formular el problema de investigación de acuerdo al tema seleccionado deberíamos plantearnos una pregunta general que se refiera a lo siguiente:

¿Qué lograríamos con la implementación de un Sistema Administrativo Financiero en una empresa dedicada a la prestación de Servicios como lo es un hostal y establecer dentro de las áreas planteadas en el problema de investigación, la determinación del estado en el que se encuentran los controles internos y de acuerdo al resultado de los mismos determinar hasta que punto la necesidad de la automatización de los procesos, estando en condiciones de realizar las  recomendaciones de control interno para su mejoramiento y al mismo tiempo plantear los ajustes y las reclasificaciones que correspondan realizarse al mismo tiempo plantear los ajustes y las reclasificaciones que correspondan realizarse que cada una de las cuentas de los Estados Financieros Básicos como el de Pérdidas y Ganancias y el Balance General que hubieren tenido necesidad de dichos ajustes y reclasificaciones para poder proporcionar una confiabilidad sobre la razonabilidad de los mismos ?.

2.3 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA

La sistematización para el tema planteado recogería la pregunta que fue formulada en el planteamiento de investigación y trataría de realizar una serie de subpreguntas sobre aquellos aspectos que fueron resaltados tanto en el planteamiento del problema como en la formulación del mismo y que básicamente se concentraría en recorrer las áreas o procesos que se han determinado como los que serían susceptibles de ser sometidos al proyecto planteado es decir de la siguiente manera:

1. ¿Qué procedimientos son necesarios para que se tome conciencia de que el cruce de información generada en los diferentes ambientes de la industria hotelera (habitaciones, restaurante, bar, entretenimiento entre otros) es indispensable para la gestión contable y genere información que contribuya a la toma de decisiones?

2. ¿Qué procedimientos se debe aplicar al revisar los aspectos legales emitidos por los organismo de control de la industria hotelera?

3. ¿Se logrará con la implementación del Sistema Financiero Contable la correcta emisión de las facturas, en cuanto a que las mismas dispongan de los soportes documentarios respectivos y que generen para la empresa las utilidades que se hayan presupuestado?

4. ¿Será factible que en la revisión que se efectúe que los ingresos y egresos bancarios se comprueben que no se hayan producido errores, fraudes y malversación, que las recaudaciones de las cobranzas se hayan registrado en las cuentas por cobrar correctamente, y que los pagos correspondan a los acreedores a los que realmente les correspondan dichos pagos?

que los pagos correspondan a los acreedores a los que realmente les correspondan dichos pagos?

5. ¿Será posible a través de la implementación que se determine el correcto manejo de las Cuentas por Cobrar que se establecen las cuentas incobrables, que se evalúen la correcta creación de provisiones para las cuentas incobrables  y que se certifique la correcta asignación de los cargos y créditos  que correspondan  a cada uno de los clientes en particular?

6. ¿Será posible que con el módulo de proveedores se verifique que las Cuentas por pagar a los proveedores de los bienes y servicios y a los acreedores en general correspondan realmente a bienes que se hayan adquirido y a  servicios que se hayan contratado?

7. ¿Será posible que mediante el módulo de Nómina se verifique la correcta elaboración de las nóminas mensuales para el pago de los salarios al personal así como la correcta creación de las provisiones sociales y su pago oportuno, así como la realización correcta de las retenciones por aportes personales al IESS y el Impuesto a la Renta del personal?

8. ¿Será factible que con el módulo de Activos Fijos se pueda verificar la existencia de los activos fijos y el correcto cálculo de las depreciaciones de los mismos?

9. ¿Será posible que la Auditoría Financiera establezca la calidad de los controles internos existentes en cada una de las áreas mencionadas así como que la revisión de las transacciones y de los saldos de las cuentas y que con la aplicación de procedimientos, técnicas de auditoría se logre expresar una opinión de Auditoría sobre la razonabilidad de los Estados Financieros?

10. ¿Cómo se puede realizar la organización administrativa – financiera correctamente para que el personal conozca las tareas asignadas y contribuyan al logro de objetivos establecidos por la entidad, creando la conciencia de que no sólo se debe prestar un servicio , sino que este debe prestarse bien, ya que un cliente satisfecho es debe prestar un servicio , sino que este debe prestarse bien, ya que un cliente satisfecho es un cliente fiel?

3. OBJETIVOS DE LA TESIS

3.1 OBJETIVO GENERAL

Desarrollar una propuesta sobre la implementación de un sistema administrativo financiero para hostales, con el propósito de mejorar la presentación de los Estados Financieros conforme leyes y normas vigentes.




3.2 OBJETIVOS ESPECÌFICOS

Conocer la historia del turismo y su importancia como ente económico.

Determinar una estructura adecuada de la empresa y de las distintas funciones que se desarrollan para el buen funcionamiento de un hostal, definiendo divisiones principales donde se indiquen las tareas y responsabilidades a ser realizadas.

Utilizar las disposiciones reglamentarias y legales relacionadas con el funcionamiento turístico en el Ecuador.

Realizar un cuidadoso estudio de la gestión contable y sus procesos de registros para la emisión de balances que contribuyan a la toma de decisiones.


4. JUSTIFICACIÓN DE LA TESIS

4.1 CARÁCTER METODOLÓGICO

En cuanto al Carácter metodológico para el tema propuesto debe hacerse uso de las técnicas y procedimientos que se requieran como metodología del trabajo para la investigación y al tratarse de un Diseño e Implementación de un Sistema Administrativo Financiero para la Industria Hotelera será de utilidad aplicar técnicas de valuación de los controles sea que se utilice el método de cuestionario, la narrativa, flujodiagramación, o, etc.  Se recomendaría para la presente investigación utilizar la técnica o el método de cuestionario, que resulta de más flexible aplicación, por otro lado también podrá ser útil flujodiagramación de ciertos procesos de las áreas que serán sometidas para determinar los puntos críticos y así establecer en el recorrido de los procesos en que parte de ellos se encuentran inconsistencias de control interno que deben ser mejoradas.

La implementación de este sistema inconsistencias de control interno que deben ser mejoradas.

La implementación de este sistema contará con manuales de usuarios así como también de mantenimiento para que sirva de soporte a todos los miembros de la organización ya que hoy en día nadie está exento de conocer todo y ser poli funcional. Estos manuales serán elaborados por expertos en el tema y además constarán de políticas y funciones de cada uno de los integrantes de la empresa para mantener la segregación de funciones.


4.2 CARÁCTER PRÁCTICO

Para el Carácter Práctico en la presente investigación debería considerarse que será indispensable aplicar todo proceso de la implementación del sistema así como de la Auditoría con un ejercicio práctico que contenga la planificación, implementación y explotación de sistema , monitoreo permanente y posibles contingencias también nos podemos ayudar de la Auditoría y para ello utilizaremos papeles de trabajo  y aplicando técnicas y procedimientos de auditoría, además este trabajo servirá para ampliar el conocimiento de la industria y dar a conocer que para desarrollar el proceso contable en forma completa hasta la elaboración de los estados financieros, es necesario que la empresa se encuentre correctamente organizada estableciendo divisiones y funciones bien definidas que permitan interpretar y analizar situaciones financieras y resultados operacionales para la toma de decisiones.

Se debe definir que otra de las finalidades de establecer el carácter práctico de una investigación, tratándose en este caso de una tesis es la obtención de un título profesional de pregrado.



5. MARCO DE REFERENCIA

5.1 MARCO TEÓRICO

Como es un tema de interés que no pierde actualidad debido a que la industria hotelera se vincula con una actividad múltiple bajo el rubro socioeconómico cultural y de recreación que permanecerá a fututo para la realización de este trabajo se dará énfasis al control interno como un integrador la realización de este trabajo se dará énfasis al control interno como un integrador importante entre lo administrativo y financiero formando un solo y gran sistema.

Las decisiones gerenciales deben ser tomadas con reportes oportunos y confiables por lo tanto es importante que la entidad hotelera tenga un flujo de información administrativo y financiero apropiado para que permita procesar los datos contables en forma eficiente y exacta garantizando que los estados financieros reflejen la gestión contable.

El marco teórico práctico de este trabajo estará en concordancia con: El Reglamento General de la Ley de Fomento, Ley de Fomento Turístico en el Ecuador, Normas Ecuatorianas de Contabilidad, Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Normas Ecuatorianas de Auditoría, Manual Legal de Turismo, y otras leyes aplicadas en la industria hotelera.

5.2 MARCO CONCEPTUAL

Para el desarrollo conceptual se especificará el significado de ciertos términos técnicos que se harán mención permanentemente en la elaboración y denuncia de la tesis, así por ejemplo:




Hotel

“Es todo establecimiento que de modo habitual mediante precio presta al público en general servicios de alojamiento, comidas y bebidas y disponga mínimo de 30 personas”

Sistema

“Es el conjunto de elementos interrelacionados por un conjunto de vínculos básicos que facilitan la consecución de objetivos o los resultados de un conjunto. Dichos elementos se mueven en el entorno con el cual tienen relaciones directas e indirectas.

Así pues un sistema está definido por lo siguiente:

1) Objetivos del Sistema: finalidad, alcance y resultados cuantitativos o cualitativos.

2) Componente del Sistema: funciones y responsabilidad de cada uno de ellos en el conjunto, y sus propósitos específicos en función del objetivo general.

3) Organización de los Componentes: con base en la agrupación de funciones.

4) Entorno del Sistema: características y Componentes: con base en la agrupación de funciones.

4) Entorno del Sistema: características y fuerzas externas que inciden el sistema como limitante y, a veces, variables incontrolables que obligan al conjunto a una permanente adaptación de él.

5) Elementos de Apoyo: recursos con que cuenta el sistema y que sirven como medio para alcanzar el objetivo.

6) Administración del Sistema : fijación de objetivos y recursos para cada elemento, así como control de los resultados del funcionamiento del sistema”
Organización

“La estructuración sistematizada de personas, elementos materiales y tecnología con la finalidad de alcanzar ciertos objetivos se denomina organización. Toda empresa (y, por lo tanto toda instalación hotelera) constituye una organización y sistema, en el cual los elementos estructurados e interrelacionados debidamente tienen un objetivo final”

Planeación

“Es el proceso de adaptación y previsión de los recursos empresariales de cara a su realidad interna y a las fuerzas externas, de acuerdo con los objetivos por alcanzar.
Supone elabora por anticipado lo que se ejecutará con base en datos históricos o en un análisis de situaciones actuales tanto endógenas como exógenas que responden o se interrelacionan con el objetivo final”

Control 

“El control constituye una fase del proceso administrativo cuy significado es medición. Cabe hacer notar 2 conceptos que abarcan perfectamente el término control:

1. Supervisión: como sinónimo de observación desde afuera del fenómeno o actividad controlada, cuya función es orientar permanentemente al trabajador en grandes desviaciones al término de aquellas.
2. Control propiamente dicho: que busca cerciorarse que el desempeño real se ajuste al esperado.”




Dirección

“La asignación de tareas y responsabilidades a cada órgano debe corresponder a su importancia y capacidad, con la cual se busca su eficacia. Para ello es necesario marcar una importancia y capacidad, con la cual se busca su eficacia. Para ello es necesario marcar una filosofía de acción, a fin de que el personal se identifique con la empresa por medio de una integración eficaz.”

Sistema Administrativo

“El sistema administrativo de toda organización abarca la práctica de cuatro fases que lo constituye: planeación, organización, dirección y control.”

Informes Financieros

Constituye el resumen de las operaciones de una empresa efectuadas dentro de un periodo, estos deben ser elaborados en base a normas y procedimientos que rigen la profesión contable ayudando a los usuarios a tomar decisiones objetivas .Así tenemos:

a. Balance General
b. Estado de Resultados 
c. Estado de Evolución del Patrimonio 
d. Estado de Flujo de Efectivo
e. Políticas Contables y Notas Explicativas a los Estados Financieros.

Turismo
El Turismo es interpretado por cada quien dependiendo de su cultura, vivencias, deseos, motivos y gustos. Para hacer posible el turismo y las relaciones que surgen de éste, cada nación cuenta con un conjunto de bienes, servicios y organización que determinan el gusto de una persona por visitar un lugar para satisfacer sus necesidades de descanso, esparcimiento, recreación y cultura. 
Organigrama
El Organigrama es la representación gráfica de una serie de pasos a seguir que describen las operaciones que deben llevarse a cabo para obtener la solución de un problema determinado.
Enajenación
Acto jurídico mediante el cual una persona o entidad le confiere el uso o derecho de un bien a otra. Es un acto común para pagar grandes deudas: se traspasan los bienes o se retienen las utilidades ocasionadas por su utilización. Es similar al embargo.
Ingresos
La empresa en el ejercicio de su actividad presta servicios y bienes al exterior. A cambio de ellos, percibe dinero o nacen derechos de cobro a su favor, que hará efectivos en las fechas estipuladas. Se produce un ingreso cuando aumenta su favor, que hará efectivos en las fechas estipuladas. Se produce un ingreso cuando aumenta el patrimonio empresarial y este incremento no se debe a nuevas aportaciones de los socios.
Ventas
La venta es una de las actividades más pretendidas por empresas, organizaciones o personas que ofrecen algo (productos, servicios u otros) en su mercado meta, debido a que su éxito depende directamente de la cantidad de veces que realicen ésta actividad, de lo bien que lo hagan y de cuán rentable les resulte hacerlo.
Egreso
El egreso es todo movimiento de capital que va hacia fuera de la empresa; por ejemplo las compras que realiza una empresa ó en su caso una persona, son considerados egresos no solo se consideran egresos los movimientos de efectivo que se realizan.
Costos
Los costos se generan dentro de la empresa privada y está considerado como una unidad productora. El término costo ofrece múltiples significados y hasta la fecha no se conoce una definición que abarque todos sus aspectos. Su categoría económica se encuentra vinculada a la teoría del valor de los precios.
6.   HIPÓTESIS

La falta de conocimiento de la importancia del turismo y su potencial económico ha impedido que hombres de negocios inviertan en el establecimiento de sitios recreativos y de hospedaje en sitios aledaños a las grandes ciudades.

Por desconocimiento de todos los beneficios legales establecidos por los organismos de control turístico en el Ecuador se ha dejado de aprovechar adecuadamente los recursos tanto financieros como operativos que contribuyen al cumplimiento de las tareas ejecutadas en el hotel.


Existen empresas que no le dan la debida importancia a la estructuración administrativa como fuente de información contable que contribuyen a una adecuada gestión medida en resultados operativos y financieros.

Debido a que la industria hotelera opera con tanta rapidez por los múltiples servicios que presta (hospedaje, restaurantes, hotelera opera con tanta rapidez por los múltiples servicios que presta (hospedaje, restaurantes, teléfonos entre otros) no existen controles internos preestablecidos que controlen ingresos, costos y gastos dificultando el criterio contable para la presentación en el balance y estado de resultados.

7. METODOLOGÍA

7.1  TIPOS DE ESTUDIO

7.1.1  ESTUDIO FORMULATIVO O EXPLORATIVO

Este tipo de estudio debido a que se requiere aplicar una investigación de campo es decir de carácter explorativo deben hacerse todas las verificaciones físicas que sean necesarias y ayudarse con todas las pruebas de auditoría que sean aplicables para lograr evidenciar la razonabilidad de la información económico – financiera de la empresa que sirve como modelo para esta investigación de las áreas financiero – contable seleccionadas se tendrán que hacer las verificaciones físicas para el caso de inventarios y activos fijos por ejemplo en otros casos pruebas de los procedimientos, verificaciones y documentos, circularizaciones, verificación de conciliaciones, etc.

7.1.2  ESTUDIO DE CARÁCTER DESCRIPTIVO

Este tipo de estudio también se considera  aplicable para el presente caso pues en una auditoría propuesta se requiere hacer un recorrido de los procesos en cada una de las áreas que se han seleccionado, es decir conviene hacer una flujodiagramación de esos procesos para poder establecer el recorrido de la documentación, la existencia de los controles internos pertinentes y la eficiencia de cada una de las operaciones que se realicen en cada área.
Visualizar el proceso que será importante como un estudio descriptivo de la situación actual de la empresa a manera de un diagnóstico y de esa manera orientar la auditoría financiera. Determinar los errores en las transacciones y en los procedimientos, descubrir fraudes y malversaciones y proponer un mejoramiento de la situación imperante en la empresa para lograr un mejoramiento sustancial de los de la situación imperante en la empresa para lograr un mejoramiento sustancial de los procesos y eficiencia de las operaciones a través de pruebas, transacciones y así verificar el control interno del sistema implementado.

7.1.3  ESTUDIOS EXPLICATIVOS

Para el tema seleccionado también se consideraría aplicable este tipo de estudio por cuanto necesariamente debemos demostrar la conclusión acerca de la satisfacción del Diseño e Implementación del sistema Administrativo Financiero en una fase de carácter explicativa como parte del conocimiento científico y como una demostración práctica de los resultados de la presente investigación cuando hagamos constar fehacientemente todo el proceso de la auditoría financiera enfocada a la empresa seleccionada considerando todos los elementos técnicos necesarios en su ejecución como sería la evaluación de los controles internos, el uso de los papeles de trabajo, el desarrollo de técnicas y procedimientos de auditoría, la obtención de evidencias y finalmente la elaboración de los informes de auditoría.

7.2 MÉTODOS DE ESTUDIO.

El proceso del conocimiento que aplicaremos para el presente trabajo sería de carácter analítico (inductivo) pues debemos partir de algo específico como son los requerimientos de la organización para que por medio de los módulos se llegue a lo general que es la elaboración de los Estados Financieros

7.3  FUENTES DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

La experiencia adquirida y la observación de campo serán los principales apoyos de está investigación utilizando como herramienta de trabajo las entrevistas realizadas con profesionales que laboran en la industria hotelera.

En la metodología de la investigación se utilizará el método inductivo y el método histórico que ayudará a estudiar los hechos y realidades de la industria hotelera en el Ecuador.

Las técnicas a utilizarse en el desarrollo de la investigación será principalmente de observación y entrevistas que se realizara a altos ejecutivos encargados de la dirección de los hostales en el Ecuador con la finalidad de conocer los sistemas administrativos y Financieros que son implementados para la obtención de los estados financieros.

Para disponer de la información también se utilizara fuentes bibliográficas de autores latinoamericanos por considerarse más acordes con el entorno social y económico de nuestro país.

8.  TABLA DE CONTENIDO

TEMA: DISEÑO E IMPLEMENTACIÒN DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO
FINANCIERO PARA HOSTALES

GENERALIDADES

CAPÌTULO I

1. CONSIDERACIONES GENERALES

1.1 Concepto de Turismo
1.2 El Turismo y su evolución en la historia
1.3 El turismo como sistema
1.4 Clases de Turismo
1.5 Importancia del Turismo en la Sociedad Ecuatoriana





CAPÌTULO II

2. ORGANIZACIÓN DE UN ESTABLECIMIENTO HOTELERO

Concepto de Organización
La Organización como un sistema
Organización Interna en un Hostal
La función hotelera
La Administración y el Sistema Hotelero
Organigramas y descripción de funciones de las divisiones principales


CAPÌTULO III

3. ASPECTOS LEGALES EN HOTELES

Obligaciones
3.1.1Afiliación a las Cámaras Provinciales de Turismo
3.1.2Obligación de Registro (Licencia)
3.1.3Obligaciones Específicas
3.1.4Obligaciones Tributarias

Sanciones
3.2.1Por enajenación de bienes
3.2.2Por la falta de registro
3.3Clasificacióin de las empresas turísticas en el Ecuador.
3.4Beneficios
3.4.1Generales
3.4.2Específicos



CAPÌTULO IV

4. ORGANIZACIÓN Y GESTIÒN CONTABLE

Organización de la División Financiera.
Documentación de Soporte
Registro de Ingresos por Ventas
Registro de Ingresos por depósitos de efectivo
Registro de compras
Registro de costos
Registros de Egresos de Efectivo
Registro de Operaciones Diversas

Cuentas de Balance y su instructivo de control 4.3.1Caja-Bancos
4.3.2Cuentas por Cobrar huéspedes
4.3.3Documentos por Cobrar
4.3.4Anticipo Proveedores y Contratistas
4.3.5Inventarios
4.3.6Propiedad, Planta y Equipo
4.3.7Proveedores
4.3.8Beneficios Sociales por Pagar
4.3.9Depósitos para Reservaciones
4.3.10Capital Social
4.3.11Reservas

Cuentas de Resultados y su instructivo de control 

4.4.1Ventas
4.4.2Costo de Inventarios
4.4.3Costos por servicios
4.4.4Gastos Administrativos y Generales
4.4.5Gastos de Ventas
4.4.6Gastos Financieros

CAPÌTULO V

5. EJERCICIOS PRÀCTICOS

5.1 Registros de Ingresos y Cuentas por Cobrar
5.2Registro de Egresos y Cuentas por Pagar
5.3Emisión de Estados Financieros
5.3.1Balance General
5.3.2Balance de Resultados
5.3.3Estado de Evolución del Patrimonio
5.3.4Estado de Flujo de Efectivo


CAPITULO VI

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

6.1Conclusiones
6.2Recomendaciones

9.  BIBLIOGRAFÌA PRELIMINAR

1. BOULLON, Roberto C, Las Actividades Turísticas y Recreativas
Editorial Trillas, México, 1999
2. BOYCE, Robert, Políticas de Gestión 
Editorial Hispanoamericana, México, 1996
3. CEPEDA, Gustavo, Auditoría de Control Interno
Editorial Emma, Bogotá – Colombia, 2000
4. ECUADOR, Leyes Turísticas
Corporación de Estudios y Corporaciones, 1996
5. ECUADOR, Manual Legal para el Contador
Ediciones Legales, 2001
6. ECUADOR, Manual Legal del Turismo
Ediciones Legales, 2001
7. FEDERACION DE CONTADORES ECUATORIANOS DEL ECUADOR, Normas Ecuatorianas de Contabilidad. Federación Nacional de Contadores del Ecuador, 1999
8. FOSTER, Dennis L, Introducción a la Industria de la Hospitalidad
México McGraw –Hill, 1994
9. FOSTER, Dennis L, Operaciones y Manejo del Departamento Administrativo Colección Asturias, México, 1999
10. GERHARD G. MUELLER, Contabilidad una Perspectiva Internacional Editorial Mexicana, 1999
11. HAMILTON, Alexander, Auditoría Interna Clave del Mejoramiento Financiero y Operativo Instituto de Estados Unidos, 1999
12. HORWARTH, Ernest B, Contabilidad para Hoteles
México Diana, 1983
13. Internet
14. JIMENEZ MARTINEZ, Alfonso del Jesús, Turismo Estructura y Desarrollo McGraw – Hill, México, 1997
15. LATTIN, Gerald W, Administración Moderna de Hoteles
México Editorial Trillas, 1994

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