Tecnicas Y Herramientas De Orgnizacion

4.-TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE ORGANIZACION

4.1 ORGANIGRAMAS

Organigramas: Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.. Las principales son las siguientes:

• Organigramas.

• Manuales.

• Análisis de puestos.

Conocidas también como gráficas de organización o cartas de organización, los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y autoridad, existentes dentro de ella.

4.2 CLASIFICACION

Los organigramas pueden clasificarse en:

Organigramas

Por su objetivo Por su área Por su contenido

• Estructurales. Muestra sólo la estructura administrativa de la empresa.

• Funcionales, Indican en el cuerpo de la gráfica, además de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos.

• Especiales. Se destaca alguna característica.

• Generales. Presentan toda la oarganización; se llaman también cartas maestras.

• Departamentales. Representan la organización de un departtamento o sección

• Esquemáticos. Contienen sólo los órganos principales, se elaboran para el público, no contienen detalles.

• Analíticos. Más detallados y técnicos.

4.3 FORMAS DE REPRESENTAR LOS ORGANIGRAMAS

Existen tres formas de representar los organigramas:

Vertical. En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo.

Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.

Circular. Donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia

Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.

4.3 ANALISIS DE PUESTO

Analizar significa "separar y ordenar. La técnica del análisis de puestos, por lo tanto, en reglas que se da para separar los elementos del puesto y ordenarles adecuadamente, con la ayuda de las normas de la lógica y la gramática.

Dichas técnicas se aplican en tres aspectos:

1. Cómo obtener los datos de lo que constituye el puesto.

2. Cómo ordenar dichos datos.

3. Cómo consignar los mismos.

El análisis comprende: La descripción del puesto, o sea la determinación técnica de lo que el trabajador debe hacer, y la especificación del puesto, o sea la enunciación precisa de lo que el trabajador requiere para desempeñarlo con eficiencia.

En la descripción distingue:

1) El encabezado o identificación, que contiene: a) el título; b) la ubicación; c) el instrumental; d) la jerarquía: de quien depende, a quiénes manda; contactos permanentes internos y externos.

2) La descripción genérica, que es una definición lo más breve y precisa que sea posible

3) La descripción específica, donde se detalla cada operación, con estimación aproximada del tiempo que requiere. Estas operaciones se clasifican en: permanentes, periódicas y eventuales.

En la especificación se ponen los requisitos que deben llenar quien ocupe el puesto, concentrados en cuatro grandes factores: habilidad, esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo. Estos se subdividen en otros más específicos, tales como bienes, equipo o trámites, medio ambiente y riesgos.

1. Para que un trabajador cumpla con sus funciones dentro de la organización lo primero que necesita es saberlas, por tal motivo se hace necesario elaborar un documento en el que se describan las tareas, responsabilidades y requerimientos con los que debe cumplir cada trabajador.

2. A ese documento se le llama cédula de descripción de puesto.

3. La cédula de descripción del puesto tiene 2 partes una descripción de lo que debe hacer el trabajador y la especificación del perfil que debe cubrir.

4. Para que este documento sirva es importante que usted se lo proporcione por escrito desde el momento en que se contrata al trabajador.

5. La cédula de descripción del puesto es un documento vivo, es decir debe ser modificado de manera periódica, cada año o al revisar el contrato del trabajador elimine las funciones que no sean vigentes e incluya las funciones que no habían sido inscritas.

6. Sea cuidadoso en los datos que incluye en su cédula de descripción del puesto, pues este documento establecerá los deberes que debe cumplir el trabajador y usted no le podrá exigir más allá de lo que establece el documento.

7. Si en el transcurso de las actividades tiene que encomendarle al trabajador algo que no esté en su descripción, usted deberá negociar con él la realización de esta actividad extra, en lugar de convencerlo con argumentos emocionales intercambie esa actividad por otros beneficios e inclúyala en su próxima revisión anual de funciones.

8. Todas las cédulas de descripción de puestos se agrupan en un documento conocido como manual de organización.

9. Enseguida presentamos el procedimiento para elaborar el análisis de puesto y la forma en que se debe elaborar la cédula de descripción de funciones y un manual de organización.

Metodología del análisis de puesto

• El análisis de puesto es el procedimiento por el cual se establecen las obligaciones y habilidades que requiere un puesto y las características que debe cubrir la persona que debe ser contratada para ocuparlo. La información que se genera sirve para elaborar la cédula de descripción de funciones.

• La descripción de funciones es un documento base para poder realizar, el reclutamiento y la selección de personal, la evaluación del desempeño, la capacitación, establecer compensaciones y asegurar que el trabajador cumpla con sus responsabilidades.

Existen varios métodos para realizar un análisis de puesto

1. Entrevistas: En este procedimiento se realiza una entrevista con el empleado que conozca más sobre el puesto, con un grupo de empleados y/o con el supervisor.

2. Cuestionarios: Aquí se pide a los trabajadores que contesten unas preguntas en donde expliquen las características del puesto que ocupan.

3. La observación: En este método se acude directamente al escenario en que se desempeña el trabajador y registran las tareas que realiza.

4. Incidentes críticos: Se registran las situaciones que generan problemas en las actividades cotidianas y se incluyen en las funciones

...