Tema: Auditoria de los procesos

Análisis de los procesos

Procesos

• Compras: El proceso de compras se inicia cuando el ejecutivo de ventas de cada proveedor se contacta con el gerente general para ofrecerle los diferentes productos que la empresa necesita. Como los proveedores ya son fijos no hay necesidad de comparar precios. El gerente general realiza el pedido vía telefónica de acuerdo al reporte “Stock días giro” que emite el sistema computarizado NAVATOC el cual indica qué mercadería está faltando, además el gerente envía a almacén un informe en donde se especifica el pedido que se ha hecho. El contador alcanza quincenalmente este reporte al gerente general para que al momento en que el ejecutivo de ventas del proveedor se contacte con él, le indique de acuerdo a este la mercadería que está faltando en la empresa. Una vez hecho el pedido, el ejecutivo de ventas del proveedor envía a Lima la orden de compra y de Lima se envía la guía de remisión para el traslado de la mercadería a la empresa (Es el proveedor quien corre con todos los gastos de envío del pedido). El pedido está llegando a los almacenes de la empresa en un plazo de tres a siete días. Es política de los proveedores que trabajan con la empresa otorgar descuentos pronto pago. La recepción del pedido está a cargo del almacenero quien dará la conformidad de que el pedido llegue completo de acuerdo a la cantidad especificada en la orden. Si la cantidad recibida no es conforme con la orden, el almacenero envía un reporte al gerente general para que este se contacte con el ejecutivo de ventas. Si la mercadería llega dañada, esta no se recibe y se devuelve la parte dañada, y el proveedor otorgará una nota de crédito a favor de la empresa la cual será descontada en el siguiente pedido. De estar conforme el pedido se ingresa la mercadería físicamente al almacén y el almacenero envía la factura y la guía a cómputo para que esta sea ingresada al sistema.

• Ventas: El proceso de ventas se inicia con la llegada de la fuerza de ventas a la empresa a las 9:00 am. El supervisor informa a los vendedores el avance de sus cuotas mensuales de ventas y entrega la hoja de ruta que contiene los clientes que deberán visitar en el día y las zonas que deberán cubrir. Ya con su hoja de ruta los vendedores salen de la empresa a visitar a los clientes, cada uno cuenta con un monto asignado (alrededor de 30 soles) para los gastos de traslado en caso tengan que visitar clientes en zonas alejadas. Sus gastos deberán ser sustentados a su regreso a través de comprobantes.

Los vendedores cuentan con un catálogo de precios y productos que sirve de herramienta para informar a los clientes sobre los productos con que cuentan, sus precios, rebajas y descuentos de acuerdo al volumen de compra.

El cliente de acuerdo a sus necesidades realizara el pedido al vendedor quien regresara a la empresa luego de cumplir con su hoja de ruta y entregara al área de cómputo todos los pedidos para que sean ingresados al sistema. El área de cómputo emite un reporte a almacén para que preparen la mercadería para ser enviada a los clientes a través del personal de reparto. Al regreso de los repartidores se liquidara con cómputo la factura o boleta de venta, en caso exista algún rechazo se anula el comprobante por la mercadería rechazada y se procede a generar la nota de crédito a favor del cliente.

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