Workflow Gerencial

WORKFLOW

El Workflow se traduce literalmente como flujo de trabajo. Hace referencia a la gestión modelada y computarizada de todas las tareas que deben llevarse a cabo y de los distintos protagonistas involucrados en realizar el proceso de negocios o también llamado proceso operativo.

Hoy en día, es vital acceder a la información de un modo ágil y eficaz. Gracias a los sistemas de gestión documental, este tiempo, se convierte en pocos segundos. Este tiempo ahorrado se traduce en una importante reducción de costes e incremento en la productividad de los usuarios o empleados.

La redefinición y mejora de los procesos de negocio y la posterior automatización de los mismos mediante el uso de herramientas de Workflow, posibilitan y facilitan la integración de las nuevas tecnologías con los procesos de negocio.

La implantación de un sistema de Workflow ofrece beneficios sustanciales a las organizaciones, independientemente del sector de mercado en el que operen. La solución de automatización de procesos Workflow produce beneficios reales a las empresas y organizaciones, formando parte integral de la infraestructura de las mismas.

DEFINICIÓN

Es una aplicación Web, perteneciente a la Solución de Administración Digital de Contenidos Infoviews Content Manager™ - ICM, que permite la implementación, automatización y seguimiento de procesos administrativos en donde se involucren documentos, información o tareas que pasen de un participante a otro(s), para la realización de acciones específicas, de acuerdo a ciertas reglas de negocio pre-establecidas.

OBJETIVOS

• Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de información.

• Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos.

• Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan.

• Facilitar la movilidad del personal.

• Soportar procesos de reingeniería de negocio.

• Agilizar el proceso de intercambio de información y la toma de decisiones de una organización, empresa o institución.

BENEFICIOS

• Permite observar el desempeño real de cada persona que participa en sus procesos administrativos.

• Asegura el cumplimiento de estándares obligatorios en su organización.

• Ayuda a implementar proyectos de mejora continua y monitoreo de la calidad.

• Optimiza la utilización de los recursos.

• Reduce los tiempos en los ciclos de los procesos.

• Facilita la eliminación del papel en los controles administrativos.

• Mejora la productividad en departamentos de atención a clientes, empleados o usuarios.

• Agiliza la gestión administrativa en esquemas de gobierno digital y corporativos eficientes.

• Ayuda a implementar y conservar sistemas administrativos con certificación ISO.

• Permite la automatización de cualquier trámite o solicitud de forma rápida y simple.

• Sus usuarios y clientes tendrán respuestas considerablemente más rápidas a sus solicitudes.

• Reduce radicalmente el uso de servicios de mensajería, empleados para el envío de documentos.

ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE WORKFLOW

Son elementos modulares críticos para poder llegar a su expresión final. Estos elementos se conocen como las tres "Rs" (Rutas, Reglas y Roles) y las tres "Ps" (Procesos, Políticas y Prácticas) de la arquitectura workflow. Cuando se cambian las rutas, reglas y roles adecuado con los procesos, políticas y prácticas adecuadas, la tecnología workflow se convierte en un potente medio para el desarrollo de aplicaciones.

Cuando se modela un sistema de Workflow generalmente se identifican y utilizan definiciones de los distintos elementos que se pueden encontrar dentro de dicho sistema.

• Tareas.

• Personas (Usuarios).

• Roles.

• Rutas.

• Reglas de Transición.

• Datos.

• Eventos.

• Plazos (Deadlines).

• Procesos.

• Políticas.

TAREAS => Cada tarea es un conjunto de acciones o actividades manejadas como una sola unidad. Generalmente son desempeñadas por una única persona dentro de los roles que pueden realizar dicha tarea. Las tareas surgen del análisis del flujo del trabajo, donde se define por quienes deben ser ejecutadas.

PERSONAS (Usuarios) =>Las tareas son realizadas en un orden definido por determinadas personas (o agentes automatizados tomando el rol de las personas) basadas en las condiciones o reglas del negocio.

ROLES => Cada rol define las distintas competencias potenciales que existen en el sistema. Se definen independientemente

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