ENUNCIADO DEL ALCANCE
Versión 1.0 |
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Descripción del servicio: | Este servicio cubre todos los componentes y suministros para todos los equipos especificados en la propuesta técnica de ACME Perú. ACME Perú será responsable de implementar el servicio de outsourcing de impresión tanto en la sede principal como en cada una de las agencias a nivel nacional. Asimismo, se instalará el software de monitoreo LDCM, el cual nos permite ver el status de los suministros y adelantos a cualquier requerimiento.
Entrega de equipos, instalación y configuración - Involucra el tiempo de llegada de los equipos. Asimismo, involucra el transporte interno dentro del país desde nuestros almacenes en Lima hacia el punto de destino final.
- El personal trabajará en la verificación tanto de la infraestructura eléctrica como física, donde identificarán posibles desperfectos previos a conectar nuestros equipos tales como: necesidad de mesas, cambio de tomacorrientes o puntos de red, entre otros.
- Se realizarán los pasos siguientes en la instalación de cada equipo y PC:
- Conexión física al punto eléctrico.
- Conexión física a la red local.
- Captura y configuración de la dirección IP asignada.
- Configuración de driver a cada colaborador.
- Configuración, habilitación y control de códigos para fotocopiado por usuario.
- Configuración de planillas para scanner por usuario.
- Configuración de impresión confidencial (con clave).
- Activación de la opción de ahorro de energía.
- Cada equipo correctamente instalado y probado dentro de la arquitectura contará con un Acta de Instalación, la misma que estará a disposición de ACME Perú y el cliente.
Capacitación y entrenamiento del personal - ACME Perú capacitará a todos los usuarios de nuestros equipos, asimismo, realizará la configuración de despliegue en cada una de las PC’s de los mismos. La tarea de configuración, en coordinación con Sistemas del cliente, podrán ser automatizadas para garantizar un estándar en todos los puntos.
- Para efectos de garantizar el servicio de entrenamiento, los operadores y usuarios dispondrán de un catálogo de soluciones frecuentes e Instructivos para casos puntuales. Este catálogo en línea será de uso exclusivo del cliente y actualizado constantemente, con capacidades de texto, audio y videos, permitiendo también de esta forma el autoentrenamiento de algunos usuarios que deseen ahondar más en el uso de los equipos.
- La capacitación es un proceso permanente, e incluye al personal nuevo o que haya rotado.
- Durante la etapa de implementación ACME Perú dispondrá personal adicional a los técnicos residentes, para que se encarguen de la capacitación a los usuarios que por algún motivo no estuvieron presentes en la capacitación inicial o también para un reforzamiento en cualquiera de las aplicaciones con las que cuenta el equipo. Con esto garantizamos la continuidad del trabajo de los usuarios y minimizamos el impacto de cualquier problema que pueda presentarse en esta primera etapa. El tiempo de permanencia de estas personas será de un mes y se extenderá a los equipos de sede central y agencias.
Instalación del Software de Tracking y Gestión - ACME Perú realizará los siguientes pasos para activar el hardware y software de la solución propuesta:
- Configuración de la arquitectura de la solución propuesta para los servidores de impresión, CPU, RAM y HD necesarias para soportar el volumen de impresión.
- Instalación y actualización de SO y Antivirus.
- Instalación de equipos necesarios para que el personal de ACME Perú pueda acceder remotamente y administrar los equipos y servidores de impresión, bajo las políticas del cliente.
- Instalación del software para la Base de Conocimientos y capacitación de los colaboradores, este software es muy importante ya que los usuarios podrán acceder a foros en los cuales encontrarán propuestas a preguntas frecuentes para el uso de los equipos.
- Instalación de las herramientas de administración, gestión y análisis que permitan rápidamente obtener reportes de fácil manejo y en tiempo real, según lo requerido por el cliente.
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Los criterios de aceptación del producto: | Dirección de Proyectos: Documentación propia del proyecto de acuerdo a los lineamientos y buenas prácticas recomendadas en la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) - 5ta edición.
Prueba de equipos: Cada equipo correctamente instalado y probado dentro de la arquitectura del cliente contará con un Acta de Instalación de conformidad, la misma que estará a disposición de ACME Perú y del cliente.
Capacitaciones: Las capacitaciones en el uso de impresoras serán al 100% de usuarios y se suscribirá en el acta de capacitación.
Configuración y sistemas: - Configuración de los sistemas de impresión será del 100% y se suscribirá un acta de aceptación de la instalación entre los usuarios y ACME.
- Integración con otros sistemas ERP, CRM y ECM. Se suscribirá un informe de prueba con los sistemas. Estos serán suscritos por un responsable a nombre de ACME Perú.
- Compatibilidad con sistemas operativos Windows, UNIX, Linux, dispositivos iOS, Android y Mac. Se suscribirá un informe de prueba con los sistemas. Estos serán suscritos por un responsable a nombre de ACME Perú.
Grado de satisfacción del usuario final: Será medido a través de la Encuesta de Satisfacción al usuario elaborada por ACME Perú. Esta evaluación se realizará una vez culminada la implementación a los usuarios que determine el cliente. Calificación mínima requerida: BUENA (8).
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Entregable 1: Dirección del Proyecto | - Inicio
- Acta de Constitución
- Registro de Interesados
- Reunión de Kickoff
- Planificación
- Plan de Gestión del Alcance
- Línea Base del Alcance
- Plan de Gestión del Tiempo
- Línea Base del Cronograma
- Plan de Gestión de los Costos
- Línea Base de los Costos
- ……
- Reunión de Cierre
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Entregable 2: Legalización del Contrato | -…. |
Entregable 3: Importación | - Importación de Impresoras
- Importación de Suministros
- Importación de Partes
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….. | … |
.. | … |
Exclusiones del Proyecto: | - Habilitación de puntos de red y puntos eléctricos.
- Traslados de puntos de red y puntos eléctricos.
- Cables de red para los equipos.
- El servicio no incluye papel, solo la administración del mismo dentro de la Sede Central.
- El alcance no incluye más de un mantenimiento preventivo por año de acuerdo a lo establecido en el contrato.
- Los siguientes servicios no están incluidos como parte del contrato:
- Traslado o movimiento de equipos solicitados por el cliente.
- Configuraciones adicionales a lo establecido en el contrato.
- Reinstalaciones (sólo está incluida la inicial)
- Partes por mala manipulación del usuario
- Los tiempos de respuesta pactados en el contrato solo aplican para incidencias mas no para requerimientos adicionales como configuraciones, reinstalaciones, cambio de suministros.
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Restricciones del Proyecto: | - La fecha de inicio del proyecto debe ser la establecida en el contrato.
- La implementación del proyecto no debe superar la variación permitida de ± 5.0% en el tiempo planificado.
- No se deberá exceder la variación permitida de ± 2.5% en el presupuesto asignado para el proyecto.
- En la instalación y configuración de los equipos durante la implementación, la continuidad operacional de los usuarios se verá interrumpida aproximadamente en 20 minutos por PC.
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Supuestos del Proyecto: | - El cliente ha coordinado con el proveedor anterior el retiro de los equipos antiguos.
- Los contactos fueron notificados sobre las fechas de la implementación y estarán disponibles durante la instalación, configuración y capacitación de los equipos.
- Las direcciones proporcionadas por el cliente son correctas y de agencias que se encuentran en operación.
- Los planos de las ubicaciones de los equipos, proporcionados por el cliente son correctos y están actualizados.
- Los puertos de red estarán habilitados en todas las agencias previamente a la llegada del técnico de ACME Perú que se encargará de la instalación y configuración de los equipos.
- Existirá fluido eléctrico durante la instalación.
- Disponibilidad de asistencia remota por parte del personal de sistemas del cliente para la instalación y configuración de los equipos.
- Las direcciones IP estarán liberadas para que no estén amarradas al equipo anterior y se pueda asignar la IP al equipo nuevo.
- Todos los técnicos de ACME Perú tendrán acceso concedido por parte de seguridad del cliente.
- La tasa de tipo de cambio se mantendrá en el rango de S/. 3.0 a 3.5.
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