COMPRAS PARA RESTAURANTE

CALIDAD EN EL SISTEMA DE COMPRAS PARA UN RESTAURANTE

El proceso de compras

Autor:Jorge M. Ramallo Fecha:09-10-2008

Temática: Compras

Nivel: N2- Técnicos de Áreas Funcionales

Focus: General

Resumen: De acuerdo al esquema de planificación planteado en mis anteriores artículos, y de acuerdo a los objetivos de la empresa, el sector de compras es una de las áreas más importantes, estratégicamente hablando. Dentro de un circuito organizado como esquema de control de costos, se presenta como un punto débil que es necesario organizar para que cumpla con su cometido.

De acuerdo al esquema de planificación planteado en mis anteriores artículos, y de acuerdo a los objetivos de la empresa, el sector de compras es una de las áreas más importantes, estratégicamente hablando.

Dentro de un circuito organizado como esquema de control de costos, se presenta como un punto débil que es necesario organizar para que cumpla con su cometido.

En una definición formal, compras es el sector de la empresa que tiene como objetivo mantener el proceso productivo de la misma, adquiriendo las materias primas y productos de la mejor calidad y con las mejores condiciones de precio. En este sentido tiene como objetivos:

• Surtir los almacenes de Alimentos y Bebidas.

• Comprar a los precios más bajos sin afectar la calidad los mejores productos del mercado.

• Mantener los inventarios al nivel mas bajo posible, sin obstruir las necesidades de producción.

• Localizar y elegir los proveedores que suministren la mercadería.

• Mantener una buena comunicación con el departamento de Costos de Alimentos y Bebidas para estar al tanto de los resultados diarios de costos.

Si bien parece algo sencillo, comprar no es pedir y por lo tanto requiere de un trabajo continuo para evitar caer en los errores más comunes. Si analizamos el proceso diario y continuo podemos observar algunos de estos:

Comprar de más: partamos de la base de una economía estable para nuestro análisis, porque de la otra también puedo hablarles y con experiencia, pero estaría refiriéndome a una parcialidad.

Como les decía, acumular mercadería por el solo hecho de ver mis depósitos llenos genera costos ocultos que a la larga terminan perjudicando nuestra rentabilidad, a saber:

• Mal uso: al existir en nuestros inventarios gran cantidad de productos hay una tendencia natural a su mal manejo. “Total hay mucho…”

• Costo de necesidad de espacio: si acumulo mercadería voy a necesitar de más espacio, de más frío, etc. En una ocasión me encontré con un cliente que alardeaba de su habilidad para comprar vinos, de sus grandes negocios al comprar en grandes cantidades a las bodegas por las condiciones de pago que le otorgaban. Efectivamente en algunas ocasiones esto sucedía, pero siguió comprando y naturalmente no tuvo más espacio para guardar sus vinos, por lo cual alquilo otro espacio para generar otro deposito. Al tiempo se percato que para mantenerlos adecuadamente necesitaba de una temperatura especial por lo cual lo refrigeró, y al tiempo también tubo que contratar a una persona para mantener el orden de estos depósitos. Resultado, el costo de mantenimiento del stock superaba ampliamente la ganancia por algunas compras acertadas.

• Costo de personal: del ejemplo anterior surge que mantener un gran stock requiere de personal adicional.

• Costo financiero: no debemos olvidar que la mercadería es dinero inmovilizado, por lo mismo debe tenerse en cuenta su costo financiero.

Comprar de menos: Bueno aquí nos encontramos con la contracara de compras y una de las más peligrosas. El desconocimiento y la simplificación en el análisis de este punto pueden resultar en situaciones que realmente nos perjudiquen.

• Compra de emergencia: si no tenemos desarrollado un stock que nos permita desenvolvernos en la operación diaria, se generaran pedidos de urgencia que terminaran por destruir el principio de control de costos, debido a que estas compras urgentes nunca cumplirán con las condiciones que hemos establecido en nuestras recetas. En resumen si realizamos compras de emergencia por haber pedido menos, terminaremos comprando a precios y calidades que no son las planificadas.

• Perdida de clientes: ¿cuánto cuesta un cliente? La respuesta es sin número… Arriesgarnos a perder un cliente puede resultar sumamente costoso. Todos sabemos el efecto multiplicador que tiene un cliente disconforme, no podemos correr el riesgo de tener que decir a un cliente que de eso NO HAY. Cuando establecimos el menú de nuestro negocio generamos un compromiso con nuestro cliente, le hicimos una promesa. Promesa que no cumplimos.

Por esto es que debemos desarrollar un proceso que permita cumplir con el objetivo propuesto.

Es de gran importancia contar con un departamento de compras debidamente preparado, es decir que el personal, conozca las técnicas modernas de compra y se haga responsable de llevarlos a cabo.

Debe tenerse en cuenta que cuando compras logra reducir $1.- en el precio de algún producto, produce una utilidad directa de $1.-

Solamente un programa de compras organizado de la mejor manera posible puede ayudar a lograr los mejores resultados económicos posibles.

Veamos entonces como desarrollar este proceso:

Requerimiento de mercaderías.

El pedido de mercaderías le corresponde a jefe de cada sector, según el caso será el jefe de cocina, el jefe de barras, etc. Este pedido debe estar realizado con la mayor responsabilidad posible y por lo mismo es recomendable que se realice en una “Planilla de requerimientos” o similar, con la firma del responsable. Siempre suele suceder que cuando preguntamos quien fue el que pidió tal o cual cosa, o quien se olvidó de algo, nunca aparece el responsable.

El requerimiento de mercaderías debe ser realizado de forma tal de observar algunos recaudos, en base a:

• Stock permanente: recomiendo ampliamente el mantener un inventario permanente, al menos del sector de elaboración. Es decir, un conteo físico diario de las existencias disponibles en el sector. Se que para algunos sonará como demasiado complicado, pero los resultados son excelentes. Si por la índole de la empresa esto fuera muy engorroso, les sugiero usar el método de toma de inventario ABC, donde ordenaremos los productos por su valor unitario. Es decir, dentro de los productos A tendremos 20 o 30 artículos de alto valor individual.

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