REF: PF-GG-13 | Documento Descripción de Perfil de Cargo | N° Revisión | 03 |
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Revisó: Ingeniero Supervisor de Calidad Fecha: 06.02.08 | Aprobó: Gerente General Fecha: 06.02.08 |
1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO |
Nombre del Cargo: | Secretaria |
El cargo reporta directamente al: | Gerente General |
Cargos de la organización que le reportan: | Ninguno. |
2. REQUISITOS EDUCACIONALES |
Educación Superior Completa (Instituto Profesional o Centro de Formación Técnica), en posesión del título en alguna de las siguientes disciplinas: - Secretaria Ejecutiva
- Secretaria Ejecutiva mención Computación
- Secretaria Ejecutiva y Administrativa
- Secretaria Administrativa
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3. FORMACIÓN REQUERIDA |
Cursos de capacitación en alguna (s) de las siguientes áreas: - Computación (Windows: Word, Excel, Power Point, Internet, and Outlook).
- Relaciones Públicas
- Trabajo en Equipo
- Atención al público
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4. RESPONSABILIDADES DEL CARGO |
El cargo tiene las siguientes responsabilidades asociadas: - Atender Clientes y Proveedores.
- Operar central telefónica, fax, fotocopiadora, equipos y programas computacionales.
- Manejar proceso de Emisión, Archivo y Respaldo de documentos, así como también la administración del archivo técnico.
- Conocimientos de procesos de Detección y Solución de No Conformidades.
- Mantener confidencialidad en el manejo de la información de Clientes y de la empresa.
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5. HABILIDADES REQUERIDAS |
5.1. Competencias Técnicas: |
- Capacidad y habilidad para la atención de Clientes y Proveedores.
- Capacidad y habilidad para relacionarse y trabajar en equipo con el resto del personal de la empresa.
- Capacidad y habilidad para construir y mantener un clima laboral grato y respetuoso con pares y superiores.
- Capacidad y habilidad para el manejo eficiente de operación de fax y fotocopiadora.
- Capacidad y habilidad para el manejo eficiente de la operación de la central telefónica.
- Capacidad y habilidad en el manejo del proceso de Emisión, Archivo y Respaldo de documentos.
- Capacidad y habilidad para el manejo eficiente de:
- Excel
- Word
- Power Point
- Correo Electrónico
- Fax y Fotocopiadora
- Capacidad y habilidad para la redacción y emisión de informes.
- Capacidad y habilidad para el manejo del proceso de administración de archivo técnico.
- Capacidad y habilidad para manejar información confidencial de los Clientes y de la empresa.
- Conocimientos de la matriz de Inventario de Peligros y Evaluación de Riesgos asociado a su cargo.
- Conocimientos de la matriz de aspectos e impacto ambiental correspondiente a las actividades de su cargo.
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5.2. Competencias Institucionales: |
- Acuciosidad: competencia que se traduce en trabajos y tareas realizados en forma meticulosa, prolija, cuidando los detalles y velando por la calidad de las mismas.
- Cumplimiento de Compromisos: esta competencia se traduce en una meticulosidad en la determinación de plazos a comprometer, el esfuerzo y la perseverancia por cumplir los plazos comprometidos y la capacidad para generar espacios y oportunidades para la renegociación de plazos.
- Probidad, Responsabilidad, Transparencia: Estas tres competencias se constituyen como la base ética de la organización. La competencia de la “Probidad”, consiste en la mantención de una conducta moralmente intachable y una entrega honesta y leal al desempeño del cargo. La “Responsabilidad” define una conducta orientada a los objetivos y las metas de la empresa, siempre bajo los códigos de la legislación vigente. Por último, la “Transparencia”, se contempla en actos que no dan lugar a ninguna duda que efectivamente se resguardan los recursos e intereses organizacionales y se promueve el cumplimiento de los objetivos y metas de la empresa.
- Creatividad: habilidad para desplegar una conducta proactiva, que facilite la solución de problemas y que potencie los procesos existentes.
- Autonomía: capacidad para realizar el trabajo o tarea encomendada con la mínima supervisión y proveyéndose de los recursos necesarios para llevarla a buen término.
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5.3. Competencias Organizacionales: |
- Alineamiento con Objetivos: capacidad para desplegar conductas y actitudes alineadas con las metas y objetivos, sean éstos cualitativos y/o cuantitativos, de la empresa.
- Capacidad de Trabajo en Equipo: habilidades relacionales y capacidad para el desarrollo e implementación de conductas y actitudes que se transformen en una contribución a la consolidación de equipos de alto rendimiento
- Capacidad de Darse a Entender: capacidad para comunicarse en forma efectiva con los distintos miembros de la organización y también con los agentes externos relacionadas con ésta.
- Manejo de Relaciones Internas: capacidad para desplegar conductas y actitudes que fomenten y preserven un buen ambiente de trabajo. Dentro de este tipo de conductas se encuentran: trato respetuoso hacia los compañeros de trabajos (superiores, pares y subordinados), capacidad para enfrentar los conflictos en forma transparente y objetiva, búsqueda de oportunidad apropiada para el planteamiento de inquietudes personales y/o grupales.
- Manejo de Relaciones con Clientes: aplicación, en las relaciones con Clientes, personal y terceros, de conductas y actitudes que velen siempre por los intereses de la empresa, desplegando en las relaciones un trato cordial y respetuoso, mas no por ello menos firme.
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6. EXPERIENCIA LABORAL |
- 5 a 8 años de experiencia como Secretaria Ejecutiva de una mediana a gran empresa, preferentemente en el área de la Minería, Consultoría o Servicios a la Minería.
- 3 años de experiencia participando en procesos de elaboración de propuestas.
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