Organizacion

La obtención de eficiencia solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos recursos que forman parte del grupo social.

Una vez que se ha establecido “lo que se quiere hacer durante la etapa de planeación será” necesario determinar cómo hacerlo.

La palabra organización tiene tres acepciones: una etimológica que proviene del griego organón que significa instrumento; otra que se refiere a la organización como una entidad o grupo social; y otra más que se refiere a la organización como un proceso. La organización establece la disposición y correlación de tareas que el grupo social debe llevar acabo para lograr sus objetivos.

1.- Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes.

2.- Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

3.- suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.

4.- Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

5.- Reduce y elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

Existen nueve principios para establecer una organización racional.

1.- Del objetivo.- Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y los propósitos de la empresa. Al organizar es necesario tener presente que la finalidad primordial de la organización es promover la eficiencia, simplificar el trabajo y no complicarlo.

2.- Especialización.- El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad.

3.- Jerarquía.- Establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y responsabilidad fluyan en línea desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.

4.- Paridad de autoridad y responsabilidad.- A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

5.- Unidad de mando.- al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior.

6.- Difusión.- las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.

7.- Amplitud o tramo de control.- Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente a más de cinco o seis subordinados

8.- De la coordinación.- Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio, el administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones de la empresa, ya que cualquier fuente de deficiencia puede ocasionar serios problemas; la empresa es un sistema que para funcionar con eficiencia, necesita que todas sus partes, a su vez, funcionen correctamente.

9.- Continuidad.- Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.

En las etapas de organización se encuentran

• División de trabajo.- Es la separación y delimitación de las actividades. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas:

 jerarquización.- es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.

Los niveles jerárquicos son el conjunto de órganos agrupado de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen. Implica la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad que se relacionen entre sí con precisión.

Los niveles jerárquicos establecidos dentro de cualquier grupo social deben ser los mínimos e indispensables.

Se debe definir claramente el tipo de autoridad de cada nivel

 departamentalización.- A la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, en base a su similitud, se le conoce con el nombre de departamentalización.

a) Secuencia de la departamentalización

1. Listar todas las funciones de la empresa.

2. Clasificarlas.

3. Agruparlas según un orden jerárquico.

4. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos.

5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación, entre las funciones y los puestos.

6. Establecer líneas de comunicación e interrelación, entre los departamentos.

7. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa, y de las funciones involucradas.

b) Tipos de departamentalización.- de acuerdo a la situación específica de cada empresa.

1. Funcional.- Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas según su función primordial para lograr la especialización y, con ello, una mayor eficiencia del personal.

2. Por productos.- Las empresas que se dedican a la fabricación de diversas líneas de productos. La departamentalización se hace con base en un producto o grupo de productos relacionados entre sí.

3. Geográfica o por territorios.- Proporciona un instrumento lógico y eficiente cuando las unidades de la empresa realizan actividades en sectores alejados físicamente, y/o cuando el tramo de operación y de personal supervisado es muy extenso y está disperso en áreas muy grandes. Se utiliza principalmente en el área de ventas, ejemplo: dividir a una empresa en zonas regionales.

4. Clientes.- Consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes. Por lo general se aplica en empresas comerciales.

5. Por procesos o equipos.- Al fabricar un producto, el proceso o el equipo que se haya empleado puede servir de base para crear unidades departamentales, ya sea por la capacidad del equipo, manejo especial del mismo o porque el proceso lo requiera.

6. Secuencia.- Se utiliza por lo general en niveles intermedios o inferiores. En muchas empresas por razones técnicas o económicas, es necesario departamentalizar por secuencias alfabéticas, numéricas o de tiempo. Esta es la última etapa de la división del trabajo y consiste en la recopilación ordenada y clasificada de todos los factores

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