Archivo Telmex

PREGUNTAS SOBRE ARCHIVONOMIA

1. GENERALIDADES

1.- ¿Con que nombre se designa el trabajo de oficina, en las instituciones modernas?

R.- Sistema nervioso

2.- ¿Que objeto tiene el trabajo de la oficina?

R.- Facilitar el trabajo de una empresa

3.- ¿De que naturaleza son las labores de la oficina?

R.- La mayoría de las actividades están precedidas, acompañadas y seguidas de un papel, se relacionan con la recopilación, registro y transmisión de datos.

4.- ¿Que clase de medidas puede tomar la Dirección, cuando cuenta con la información necesaria? Enumere algunas.

R.- Por ejemplo, incrementar la producción, reducir costos, estimular al personal, adquirir las materias primas, despachar los pedidos, etc.

5.- ¿En donde serán manejados ordenadamente los múltiples documentos que elabora una oficina?

R.- En los archivos

6.- ¿Que funciones tiene la documentación de los Archivos?

R.- Tiene una funcion historica de la institución, información sobe sus exitos, fracasos, sus circunstancia y condiciones. En si tiene una multiple funcion: histórica, analitica, previsora y supervisora.

7.- ¿Que similitud existe entre el "archivo" y la "memoria"?

R.- La similitud es que en el caso de las instituciones, el archivo es igual que lo que para nosotros es, la memoria, esta contiene recuerdos e información que nos ayuda.

8.-¿Que elementos requiere el ordenado manejo de los documentos?

R.- Requiere de prácticos, racionales. o de bondad indiscutible, la pesencia de personal técnicamente preparado en distintos grados.

9.- ¿Que finalidades persigue la enseñanza de la Archivonomia?

R.- Es la adquisicion de los conocimientos sobre ella misma, y la uniformizacion de los sistemas y metodos que deben introducirse y ejecutarse en los archivos.

2. TERMINOLOGIA

1.- ¿De que se ocupa la Archivonomia?

R.- A la administración de los archivos, que comprenden la Planeacion, Integracion, Ejecucion y Control.

2.- ¿Que significa cada uno de los siguientes aspectos que comprende la administración de los archivos?

R.- PLANEACION: metas o finalidades, las ideas y doctrinas, los planes y normas generales.

ORGANIZACION: representada por los programas de trabajo y los procedimientos de ejecucion para la conexion y coordinacion, sistematica y metodica de los elementos que constituyen los archivos para satisfacer sus fines eficientemente.

INTEGRACION: con apoyo a lo anterior pone en armonica cooperacion a aquellos elementos representados por los factores materiales y humanos para su mejor aprovechamiento.

CONTROL: como instrumento de medicion y correcion de lo planeado, de lo organizado, de lo dirigido, y de las tareas y su ejecucion.

3.- ¿Como se ha formado el termino Archivonomia?

R.- Es un neologismo formado con la palabra archivo, exixtente en todas la lenguas y nomè que significa regla, para designar correctamente esta materia y en un moderno concepto como registro de la infomacion.

4.- ¿Que significado tienen los siguientes terminos?

R.- ARCHIVAR: Accion de guardar ordenadamente los documentos, de acuerdo con los procediminetos que señalan los sistemas y los metodos.

ARCHIVISTA: El que tiene a su cargo un archivo o que, como tecnico en la materia, interviene o trabaja en los archivos.

ARCHIVERO: Mueble archivador seccional destinado a contener los documentos, facilitando su manejo y conservacion.

3. DIVISION DE LOS ARCHIVOS

1.- ¿Que es un archivo central?

R.- son unidades de servicio que, concentrando toda la documentacion de una institucion, atienden a los referidos servicios para todas y cada una de las distintas dependencias; es decir existe un solo archivo.

2.- ¿Cuales son las caracteristicas del Archivo local?

R.- Se localiza en cada dependencia de la institucion y, por consecuencia, se forman tantos expedientes.

3.- ¿Cual es el archivo que contiene toda clase de documentos?

R.- Los generales

4.- ¿Cual es el que contiene documentos de una misma especie o similares?

R.- Los archivos parciales.

5.- ¿Cuales son las divisiones de los archivos, por su destino?

R.- Son tres, archivos publicos, privados y secretos.

6.- ¿Que es archivo directo y que, archivo indirecto?

R.- ARCHIVO DIRECTO: los que no requieren catalogos en la localizacion y consulta de expedientes.

ACHIVO INDIRECTO: estos equierendel auxilio y precision de los catalogos para la localizacion y consulta de los expedientes.

7.- ¿Cuando se denomina a un archivo cualitativo y cuando cuantitativo?

R.- CUALITATIVO: son de gran calidad en su documentacion y por consecuencia requieren de la aplicacion maxima de las tecnicas de archivo.

CUANTITATIVOS: son de gran volumen en su documentación.

8.- ¿Como se divide el archivo, atendiendo a los signos empleados?

R.- son dos, archivos numéricos y alfabéticos.

22.- ¿Como se divide el archivo, atendiendo a los signos empleados? R.- son dos, archivos numéricos y alfabéticos.

23.- ¿CUALES SON LOS ELEMENTOS CON QUE SE INTEGRAN LOS ARCHIVOS?

Local, mobiliaria y equipo, documentación y personal

24.- ¿CUAL ES EL MAS IMPORTANTE DE LOS ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN ARCHIVO Y POR QUE?

La documentación: Es el elemento más importante entre lo que integran los archivos, la archivonomia y sus técnicas están destinados a aquellas.

La documentación porque en se integran todos los archivos además de que su contenido es fundamental.

25.- ¿CUAL ES EL PRINCIPIO QUE RIGE LA SELECCIÓN DEL LOCAL PARA UN ARCHIVO?

Las condiciones del local debe n buscarse la funcionalidad o la adaptabilidad del local. Además del área ideal en forma rectangular y desechar la anchura.

26.- ¿CUALES SON LAS CARACTERÍSTICAS QUE DEBE REUNIR EL LOCAL DESTINADO A LOS ARCHIVOS CON REFERENCIA A LOS SIGUIENTES PUNTOS:

Área suficiente de forma, rectangular y desechar la de escasa anchura y mucha longitud o una serie de pequeñas superficies de forma irregular.

AREA:

Determinación del lugar y superficie con la que cuenta el local.

PRINCIPALES ENEMIGOS DE LOS DOCUMENTOS:

el incendio y la humedad de tal manera

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