ADMINISTRACIÓN .

SESIÓN INTERACTIVA: ADMINISTRACIÓN

,

ADMINISTRACION DE GASTOS DE VIAJE: NUEVAS HERRAMIENTAS,

NUEVOS AHORROS

Los viajes de negocios y el entretenimiento son indispensables

en muchos empleos, y con frecuencia una

parte considerable de los gastos corporativos. De acuerdo

con American Express y Concur Technologies, los

gastos de viaje y entretenimiento para las empresas estadounidenses

llegan a más de 200,000 millones de dólares

anuales. Sólo en boletos de avión, en 2004 113M

gastó 493 millones de dólares en tanto que en General

Electric los mismos gastos fueron por 280 millones de

dólares.

El procesamiento de los informes de gastos de viaje y

entretenimiento se suma al costo. Según la empresa

consultora Aberdeen Group, de Bastan, el costo de procesar

un solo informe de gastos es de 48 dólares. Aberde

en descubrió que, por lo general, un empleado tarda

57 minutos en terminar un informe de gastos.

El procesamiento de gastos de viaje y entretenimiento

es particularmente tedioso para las empresas más pequeñas

que, por lo general, realizan sUs procesos en papeL

MarketStar, un proveedor de servicios

sub contratados de ventas y marketing localizado en

Ogden, Utah, se ahogaba en un mar de informes de gastos.

Cerca de 650 de sus l,200 empleados se dedicaban

a archivar informes de gastos en su departamento de

contabilidad. Necesitaba tres empleados de tiempo completo

para aprobar, procesar y auditar manualmente

300 informes de gastos por semana, la maS'oría de ubicaciones

remotas. Los pagos de los gastos se retrasaban

durante varias semanas.

Jeff Jones, contralor de MarketStar, comparaba este

proceso a construir "un dique cuando el agua le está llegando

a las rodillas. Nunca podíamos adelantarnos a los

acontecimientos, y era todo lo que podíamos hacer para

seguir el ritmo". Además de procesar informes, también

sele pedía al personal de MarketStar que auditara cada

informe de gastos para asegurar que los informes se clasificaran

con exactitud y que todos los gastos se codificaran

adecuadamente.

MarketStar decidió implementar el software Concur

Expense Service, que automatiza el proceso de elaboración

de informes de gastos de viaje y entretenimiento.

Los empleados pueden capturar los datos de sus gastos

por medio de una interfaz Web desde cualquier parte

que estén trabajando, con una computadora' de escritorio,

un teléfono o una computadora Palm portátil. El

sistema también importa automáticamente los datos

de gastos de viaje y entretenimiento cubiertos con las

tarjetas de crédito corporativas. Un sistema electrónico

. de recepción de imágenes utiliza cualquier fax disponible

para digitalizar y anexar recibos a los informes de

gastos.

Los gerentes aprueban los informes con sólo un cHc

del ratón, reduciendo a la mitad el tiempo de procesamiento

y, al mismo tiempo,

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