METODOLOGÍA PARA EL ESTUDIO DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES.

UNIDAD II:

METODOLOGÍA PARA EL ESTUDIO DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES

DEFINICIÓN DE  METODOLOGÍA

Ciencia del método. Conjunto de actividades que permiten conocer y analizar el sistema actual (organización) con el fin de definir e implementar nuevas y mejores maneras de operar o funcionar.

La Metodología para el Estudio de los Sistemas Administrativos y Contables se puede categorizar como “SISTEMATICA” porque sigue un orden lógico, un procedimiento, un método para poder alcanzar objetivos específicos

ETAPAS

• ETAPA  I: ESTUDIO Y DISEÑO

El propósito de esta etapa es conocer el funcionamiento de la organización o una parte de ella, mediante el estudio y análisis de la Estructura Organizativa y los Procedimientos Administrativos, con el fin de identificar situaciones problemáticas, potencialmente problemáticas o susceptibles de mejorar, así como alternativas de solución que conlleven a elevar la calidad del funcionamiento de la organización. Se lleva a cabo a través de la ejecución de tres (3) fases:

FASE  1: Comprensión del Sistema Actual.

La ejecución de las diferentes actividades de esta fase pretende: 1) un primer acercamiento a la organización con el fin de conocer las expectativas de quienes trabajan en la organización para generar un plan de trabajo y 2) Obtener datos precisos sobre la forma de trabajar para su posterior análisis.

En esta primera fase se generarán los siguientes papeles de trabajo:

• Organigramas y flujogramas actuales
• Cronograma de actividades
• Informe preliminar
• Oferta de servicio
• Cartas
• Guía de entrevistas
• Guía de observación directa
• Cuestionarios

Técnicas de Obtención de datos: Van a permitir al analista recolectar la información pertinente, del sistema objeto de estudio (la organización o una parte de ella), su utilización dependerá del tipo de información a recolectar, del tiempo disponible, resistencia al cambio de los trabajadores, entre otros. Las técnicas a usar son:

• Revisión documental: Se refiere a la revisión de la documentación de la organización que aporte información pertinente sobre su funcionamiento: normas, políticas, manuales actuales, estatutos de creación, registro de comercio, folletos, trípticos informativos, entre otros
• Entrevistas: Esta técnica permite al entrevistador (analista) indagar, por medio de una conversación programada, acerca de ciertos aspectos necesarios para el proceso de análisis. Se elabora una guía de entrevista que contiene una serie de preguntas que deben ser respondidas por el entrevistado. El analista tiene la libertad de incluir o eliminar preguntas a lo largo del proceso según lo crea necesario. La preparación de la entrevista exige conocer con antelación al entrevistado (características personales, tareas, tiempo en la organización, etc.).
• Cuestionario: Para la aplicación de esta técnica se procede a la elaboración de un instrumento con preguntas previamente definidas, las cuales responderán directamente los trabajadores de la organización. Pueden incluirse preguntas abiertas o cerradas, según el tipo de información y las mismas deben ser respondidas en su totalidad.
• Observación directa: Consiste en efectuar una revisión del sistema vigente (actual) a través de la observación de los procesos por parte del analista. Para su realización, previamente debe elaborarse una Guía de Observación que oriente al analista en el proceso de recolección de datos. Esta técnica es recomendable cuando los datos que se requieren conocer no son muy complejos, o cuando impliquen pequeñas cantidades, o procesos simples. Dado que esta técnica exige “ver” al trabajador realizar sus labores, es necesario que el personal de la organización que va a ser observado sea informado con antelación para evitar conflictos.

FASE 2: Análisis y diagnóstico del Sistema Actual.

El propósito de esta fase es efectuar un análisis crítico y evaluación de la información, a través de los hechos existentes, para explicar el funcionamiento de la organización, detectar posibles fallas, tanto estructurales como procedimentales, y definir alternativas de solución que mejoren la operatividad del sistema.

En esta segunda fase se generaran los siguientes papeles de trabajo.

• Matrices de análisis de estructura
• Matrices de análisis de procedimiento
• Organigrama propuesto
• Flujograma propuesto
• Informe diagnóstico
• Cartas

Para iniciar las actividades previstas en esta fase, se debe proceder a ordenar la  información para lo cual se usarán las matrices, en las cuales se vaciará la información recabada Este instrumento consta de 3 columnas: (a) Situación actual, (b) Análisis y (c)  Propuesta

                                     MATRIZ DE ANÁLISIS

Situación actual: Se incluirá la forma actual de trabajar, tal como fue informado en las diversas técnicas de levantamiento de información.

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