Sistema De CRM

1. INTRODUCCIÓN

“Imaginarios Publicidad Móvil” dentro de sus ejes de acción brinda apoyo a las diferentes empresas en base a la ejecución de la publicidad móvil, presentación de vallas, etc.

El objetivo de la empresa es apoyar a las diferentes entidades en el área de marketing con la estrategia de publicidad visual, con el fin de ser más competitivos en el mercado comercial.

1.1. Definición del problema.

La ausencia de un sistema informático que permita la Administración de los procesos pos-ventas y la comunicación cliente-empresa imposibilita:

• Al personal de Imaginarios poder registrar en un sistema automatizado la información actualizada de los clientes para un mejor trato y de las transacciones, desde el lugar donde se encuentren.

• Contar con un registro actualizado de transacciones de pagos y deudas a proveedores de servicios por presentación visual en transporte.

• Monitorear en línea el estado de una campaña.

• Seguridad de acceso a la información de campañas realizadas.

• Generar reportes en línea.

Cuyo impacto es:

• Información dispersa y en archivos físicos que son propensos a extraviarse ó deteriorarse en el transcurso del tiempo.

• Registro de Transacciones desactualizado e incompleto de los pagos por servicios.

• Control pobre de los ingresos generados por campañas, pagos por servicios, otros conceptos.

• Administración manual de la información.

• Reportes e informes desactualizados.

• Toma de decisiones en base a información desactualizada.

Tomando en cuenta a los actores principales que son, usuarios dueños de transporte, clientes dueño de la empresa contratante, usuarios imprenta, y usuarios de “Imaginarios Publicidad Móvil” es:

Usuario dueño de transporte

 Permite a los usuarios en primer instancia puedan ingresar al sistema de manera fácil y sin complicaciones, previamente ya registrados por el personal de “Imaginarios”. Así como tener un histórico de las participaciones en las diferentes campañas realizadas por el usuario y conocer el estado de la cuenta correspondiente a la campaña, conjuntamente con las fechas de cobro.

En caso de terminar la contratación de los servicios “Imaginarios” denegara el acceso al sistema.

Usuarios imprenta

 Envía confirmación de productos realizados, horarios de entrega.

Cliente dueño de la empresa contratante

 Permite al cliente registrarse en el sistema si no lo estuviera y mediante la aprobación por parte de “Imaginarios”, poder ingresar a la misma para acceder al repositorio de archivos en donde se encuentran los reportes mensuales de la campaña respaldada por imágenes y datos asociados a la misma que es de importancia para el cliente para cerciorarse de la circulación de la propaganda.

 El sistema emitirá alertas automáticas en donde mencionara nuevas promociones, informara las actualizaciones realizadas en el repositorio de reportes mensuales, notificara eventos a realizar de empresas con giro de negocio afines

 Permitir al cliente informarse del estado y ubicación de la campaña, además facilita la comunicación que la Institución desee realizar con “Imaginarios”, de manera personalizada o general.

 Permitir al Cliente comunicarse directamente con el o los funcionarios asignados en “Imaginarios” en caso de tener inquietudes, obteniendo respuesta en ese momento.

En cuanto a los empleados de “Imaginarios Publicidad Móvil”, diferenciamos a las personas del área de Operaciones, las personas del área contable, las personas del área comercial y las personas del área técnica para los cuales el sistema deberá permitir:

Usuarios área Comercial

 Este usuario hace la recepción de los pedidos de campaña enviados por parte de los clientes contratantes, para luego realizar un análisis y preparación de una cotización, la misma que será enviada al cliente.

 En caso de ser aceptada dicha cotización se realiza un registro de contrato para llevar a cabo la campaña publicitaria.

 Gestión de productos.

Usuarios área de Operaciones

 Registra la información de los usuarios dueños de los transportes conjuntamente con la información de la campaña su forma y cantidad de pago por los servicios realizados.

 Realizar el monitoreo del estado de la información del cliente dueño de la empresa.

 Responder las necesidades de los usuarios dueños de la empresa, en línea, en el momento que se requiera.

 Colocar en el repositorio la información necesaria de los reportes mensuales ya sea imágenes, presentaciones, etc.

 Verifica la aprobación de colores por parte del usuario contratante, emite un pedido de producción a la imprenta.

 Registro e impresión de la asignación de tareas al personal y distribución del producto inmerso en la campaña

Usuarios área Técnica

 Realizar el monitoreo del estado del Sistema, con informes diarios de ingresos al mismo, nuevas postulaciones y registros completos de usuarios.

 Habilitación de registros cerrados.

 Realizar respaldos automáticos y manipulados de la información desde la base de datos y aplicación cuando se lo requiera.

 Acceso a reportes de historiales posibles negocios, negocios concretados, acceso al sistema.

El sistema tendrá varios niveles de acceso diferenciando a Jefes, directores, técnicos y administradores, identificando en cada uno de los módulos cual de los usuarios realizo cambios, en qué momento y desde donde.

Usuarios área de Contabilidad

 Realizar el monitoreo del estado de la información de los usuarios dueños de los transportes para realizar los pagos por los servicios prestados.

 Realizar el cambio de estados de los pagos mensuales, conjuntamente con la remisión o impresión de un comprobante de pago la cual ayudara al encargado tener un historial actualizado.

 Controlar el tiempo de duración de una campaña abierta por medio de las fechas de inicio y finalización para realizar los pagos respectivos.

 Conocer la historia de un usuario dueño del transporte de las diferentes campañas realizadas en la parte financiera (pagos y deudas).

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