CORRESPONDENCIA COMERCIAL

CORRESPONDENCIA COMERCIAL

PLANTEAMIENTO DE UNA CARTA

Se da el nombre de Correspondencia Comercial al conjunto de comunicaciones escritas relacionadas con los negocios. De esas comunicaciones, la más eficaz y la más usada es la carta comercial, la cual ha llegado a constituirse en una verdadera prolongación de la empresa.

CARTA COMERCIAL:

 Claridad: Esta cualidad consiste en transmitir el mensaje de manera que el lector no necesite posteriores aclaraciones.

 Concisión: Se obtiene al emplear sólo las palabras indispensable para que el mensaje sea claro y completo.

 Coherencia: Se logra al vincular la idea central del primer párrafo con la del segundo y así sucesivamente.

 Cortesía: La carta debe reflejar una actitud amistosa, sincera y cordial hacia el receptor a fin de incrementar las buenas relaciones con él.

 Corrección: Se deben evitar errores de todo tipo: ortográficos, mecanográficos, de puntuación, márgenes desiguales, división incorrecta de palabras, impresión dispareja de letras, párrafos mal balanceados, tachaduras y borrones.

 Lenguaje positivo o estimulante: Consiste en emplea palabras agradables, por medio de las cuales se demuestre amabilidad y deseo de servir o de ayudar (apreciamos su amistad, deseamos servirle, agradecemos mucho su sugerencia, con mucho gusto atenderemos su petición) y evitar palabras de reproches como ( nos negamos rotundamente, usted está en un error, no accederemos de ninguna manera, está equivocado.

 Lenguaje actualizados: Deben emplearse palabras y expresiones de las que se usan actualmente en los negocios, los cuales se caracterizan por su claridad., sencillez y brevedad.

Formas Convencionales

(rebuscadas y extensas) Formas Actualizadas

(Sencillas y breves)

A pesar del hecho de que…. Aunque / si bien…

Acusamos recibo de su cheque…. Recibimos su cheque…

Adjunto a la presente encontrará… Le adjuntamos.. Hemos adjuntados… -54-

Agradeciendo anticipadamente su ayuda… Le agradeceré su ayuda.. Estaré agradecido por su ayuda… ¿Podría usted ayudarme?

Favor de agregar su firma a…. Le ruego firmar…

A vuelta de correo…. Inmediatamente / en seguida / rápidamente / para ( fecha)

Como se expresó anteriormente…. Como hemos dicho…

Con el propósito de que se vendan…. Para que se vendan…

No estamos en condiciones de…. No podemos…

Si el señor x da su consentimiento para…. Si el señor x acepta ( o aprueba)…

Debido al hecho de que… Ya que.. / por..

En caso de que…. Si.. / Si acaso

En el transcurso de las negociaciones…. Durante las negociaciones. Mientras negociamos.

En este momento… Ahora / Actualmente / Hoy

En lo tocante a … En relación con / en cuanto a/ sobre

En vista del hecho de que… Debido a / ya que

Iniciaremos las averiguaciones necesarias… Averiguaremos.. Investigaremos… Estamos indagando…

Juzgo conveniente que usted.. Pienso que… Creo conveniente que..

Esperamos el favor de su respuesta. Esperamos su respuesta.

En la confianza de que usted estará en disposición de… Esperamos que pueda

Es mi deseo ferviente participarle mi más sincera gratitud por… Muchas gracias por..

Esperando que nos honre con su pronta respuesta Nos dará mucho gusto recibir su respuesta..

Mucho agradeceré su valiosa orden Agradeciendo su pedido..

Por medio de la presente nos tomamos la libertad de decirle que.. Queremos informarles a usted que..

Attos. Afmos, y Ss. Ss. Atentamente – cordialmente

Llega a nuestro conocimiento Notamos../Vemos…. Observamos

Le enviamos un cheque por la cantidad de .. Le enviamos un cheque por…

No está dentro de nuestras posibilidades… No podemos…

Nos tomamos la libertad de enviarle.. Le enviamos…

Será nuestro vivo empeño servir a… Trataremos de servir a…

La compañía ya mencionada… Esta (esa) compañía…

PARTES DE LA CARTA COMERCIAL

La distribución de las partes de una carta debe ser lo más artística posible, y el conjunto ha de resultar armonioso y simétrico. Los cuatro márgenes tienen que ser del mismo ancho para que la carta quede enmarcada dentro de ellos.

 Membrete: Inscripción impresa en los sobres y en el papel de escribir, la cual contiene el nombre, la dirección y las calidades de una persona o compañía, generalmente va al lado izquierdo o en el centro del papel en la parte superior.

 Localidad y fecha: La localidad es el nombre del lugar de donde se expide la carta. Entre la localidad y la fecha se escribe coma. La fecha consta de día mes y año, debe escribirse sin abreviaturas y sin representar los meses con números arábigos. Ejemplo: Alajuela, 9 de junio del 2005.

 Referencia: Contiene el temo o asunto de la carta, o algún dato que facilite el archivo de correspondencia.

 Dirección: Consta del nombre y de la dirección completa del destinatario. Si este posee título o desempeña algún cargo, también debe indicarse.. Se distribuye en dos o más líneas a espacio sencillo, junto al margen izquierdo. Los nombres de las ciudades deben mecanografiarse completos, separados con una coma del nombre del estado o provincia. Ejemplo. San José, Costa Rica. Ninguna dirección debe sobrepasar el centro de la página.

 Saludo: Expresión de cortesía que sirve para establecer comunicación con el receptor. Se escribe debajo de la dirección, dejando unas líneas. Si en la carta se sigue el sistema de puntuación mixta, el saludo va seguido de dos puntos, si se sigue la puntuación abierta, no lleva ningún signo.

 Introducción: Frase o párrafo amable y sencillo con que se inicia la carta. En su redacción se recomienda el uso de gerundio (esperando, deseando, saludándolo) y en vez de ellos, emplear verbos en forma personal ( espero, esperamos, deseo, deseamos , lo saludo, lo saludamos) La carta puede iniciarse tan bien sin esa frase cortés de introducción, refiriéndose directamente al asunto de que trata.

a. Me complace comunicarle que..

b. Tengo el gusto de informarle que..

c. Me agrada saber que..

d. Nos satisface corresponder a..

e. Recibí su atenta carta de..

f. Les rogamos que tenga la bondad de..

 Texto: El texto o contenido de la carta no ha de ser muy extenso. Se recomienda que la carta no tenga más de cuatro párrafos. Normalmente el texto se escribe a espacio sencillo, dejando doble espacio entre un párrafo y otro. Las cartas breves se pueden escribirse a doble espacio

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