Correspondencia Comercial

CONTENIDO

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INTRODUCCIÓN 11

1. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 12

1.1 TIPO DOCUMENTAL 12

1.1.1 Ciclo Vital del Documento 13

2. PRINCIPIOS BÁSICOS 14

2.1 PROCESOS TÉCNICOS 14

2.1.1 Valoración Documental 16

3. APLICACIÓN EN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 20

3.1 ETAPAS PARA LA ELABORACION DE LAS TABLAS DE

RETENCIÓN DOCUMENTAL 20

3.1.1 Transferencias Documentales 22

3.1.2 Preparación Física de la Documentación 23

4. FORMATO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 27

4.1 PARTES Y DILIGENCIAMIENTO DE LA TABLA DE

RETENCIÓN DOCUMENTAL 28

4.1.1 Requisitos para la Presentación de la Tabla De Retención Documental 29

4.1.2 Factores que impiden y favorecen la aprobación de la Tabla De

Retención Documental 30

4.1.3 Importancia de las Tablas de Retención Documental 32

5. CONCLUSIONES 33

BIBLIOGRAFÍA 34

ANEXOS 35

LISTA DE ANEXOS

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Anexo A. Articulo 24 ley 594 de 2000 40

LISTA DE CUADROS

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Cuadro 1. Unidad Administrativa 10

Cuadro 2. Agrupaciones Documentales 13

Cuadro 3. Tabla de Retención Documental 25

LISTA DE FUGIRAS

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Figura 1. Ciclo Vital del Documento 11

Figura 2. Eliminación de Archivo 20

LISTA DE TABLAS

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Tabla 2. Diferencia de Series 17

GLOSARIO

ACERVO: conjunto de bienes de propiedad común de un grupo.

ACORDE: de acuerdo, coincidente.

COMPILACIÓN: reunir en una sola obra materiales de otros libros o documentos, por tratarse de la misma materia o pertenecer al mismo autor.

COTEJAR: confrontar una cosa con otra u otras.

DIFUNDIR: propagar, divulgar.

INSTANCIA: solicitud oficial y por escrito de alguna cosa.

MUESTREO: selección de muestras representativas de la calidad, características medias de un todo.

RACIONALIZACIÓN: organizar la producción de manera que aumente el rendimiento y se reduzcan los costos con el mínimo esfuerzo.

INTRODUCCIÓN

Las Tablas de Retención Documental son fundamentales en la gestión de archivo para todas las entidades públicas y privadas que presten servicio público, para lograr agilidad y eficiencia en el desarrollo del manejo de los documentos; es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos que deben seguirse en las aplicaciones y desarrollo de las Tablas de Retención Documental.

Tiene la finalidad de servir de apoyo y orientación a las personas que deseen desempeñar el trabajo documental; para esto los métodos de investigación utilizados fue internet.

1. DEFINICIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Es un listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se le asignan el tiempo que debe permanecer en cada etapa del ciclo vital de los documentos. También son producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo. Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas.

Las generales se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; también conocidos como documentos facilitativos, por ejemplo: Circulares, Memorandos o Directivas Presidenciales.

Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo por ejemplo: Historias Clínicas, Actas de Sesiones del Congreso.

Desde el punto de vista de la Diplomática los documentos en su estructura son generales, pero desde el punto de vista del contenido son específicos. Por ejemplo: Ordenanzas Departamentales, Acuerdos de Junta Directiva.

1.1 SERIE DOCUMENTAL

La serie documental es un conjunto de unidades de estructura y contenido homogéneos, producidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones. Es decir que la serie documental la crea el área administrativa de las empresas para así tener un mejor manejo de los documentos. Ejemplos: Hojas de vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

Subseries Documental

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales

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