Correspondencia Oficial Y Comercial

LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL

• ESTILOS DE LAS CARTAS COMERCIALES

o Moderno: comienzan en el margen izquierdo del papel y no se emplea ninguna sangría

o Moderno modificado: es muy parecido al anterior excepto que la despedida, la antefirma, y la firma que se escribirán en el margen dcho.

o Profesional: su utiliza la sangría para la formula del saludo y al comienza de cada párrafo.

o Evolucionado: se prescinde del saludo y de la despedida, optando para el resto de la distribución por cualquiera de los tres estilos anteriores.

• CLASIFICACION DE LAS CARTAS COMERCIALES

o Cartas de informes:

• informes comerciales: son cartas dirigidas a personas del mismo ramo o actividad, en las que se recaba información sobre clientes, proveedores .

• informes personales: cartas que van dirigidas a las empresas en las que se solicita información sobre las personas a las que conocen por haber prestado en ellas su servicio

o cartas de pedido:

- hay cuatro tipos:

• solicitud de información

• carta de pedido en firme

• carta de aceptación del pedido

• carta de cobro de pedido

o cartas de reclamación

• carta de reclamación del pedido: lo envía el cliente al proveedor en el que se exponen cuestiones como las incidencias o los desperfectos que ha observado en la mercancía al recepcionarla.

• Carta de reclamación del impagado: se redacta cuando el cliente no ha cumplido con las condiciones de pago pactadas en el pedido.

• COMUNICACIONES BREVES Y DE REGIMEN INTERIOR

Hay tres tipos:

o carta circular: se utiliza para comunicar algún acontecimiento , también se utilizan dentro de la empresa para comunicar asuntos de interés general

CORRESPONDENCIA OFICIAL

Esta correspondencia es la que circula entre los funcionar4ios e instituciones gubernamentales por lo tanto, la terminología que emplea es diferente a los otros tiposde correspondencia.

Características de la Correspondencia Oficial:

• No se usan abreviaturas, pues se considera como falta de cortesía.

• En el estilo oficial, el destinatario se escribe después dela firma.

• Cortesía acentuada.

• Toda solicitud o documento se escribe en original y copia.

• Cuando los documentos son emitidos por oficinas públicas estas llevan un número de registro dearchivo.

La terminología técnica (o, más propiamente, terminología, sin más) es un vocabulario especializado de una profesión o de alguna otra actividad a la cual algún grupo dedica una parte significativa de sus vidas. A veces este término es llamado jerga.

La terminología técnica evoluciona por la necesidad de los expertos en un campo de comunicarse con precisión y brevedad, y es por lo tanto inevitable y deseable. Esto permite a los profesionales comunicarse sin tener que describir de forma exhaustiva cada concepto, pero ocasionalmente tiene el efecto indeseado de excluir a aquellos que no están familiarizados con el lenguaje especializado de ese grupo. Esto puede causar dificultades cuando por ejemplo, un paciente es incapaz de seguir las discusiones de los médicos y por lo tanto no puede entender su propia enfermedad o tratamiento. También causa problemas cuando profesionales de campos diferentes pero relacionados usan conjuntos distintos de lenguaje especializado y por lo tanto no pueden entender su trabajo mutuamente. Por ejemplo hay desarrollo duplicado entre la psicología cognitiva y la interacción persona-ordenador, parcialmente por esta causa.

SISTEMAS FUNDAMENTALES DE CLASIFICACIÓN

Sistemas de clasificación. Los sistemas fundamentales de clasificación se resumen básicamente, en dos: Alfabético y numérico. Separados o unidos, estos dos sistemas forman la base de toda ordenación. En algunos casos sus variantes se denominan sistemas, pero son sólo combinaciones realizadas con ellos.

Sistema alfabético. Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario, tomando en consideración el nombre de las personas u organizaciones, razón por la cual esuno de los más conocidos. Se puede archivar alfabéticamente por: nombres de individuos u organizaciones, por localidades(geográfico), por categoría o tema (asunto).

Sistema numérico. En este sistema se utiliza la serie natural de los números como elemento principal, asignándolos progresivamente. Cada documento se ordena conforme a un número sin considerar ningún otro elemento. Dentro de este sistema se encuentran: Sistema numérico consecutivo, numérico simple. Dígitos terminales, dígitos centrales.

Cada sistema es especialmente recomendable en determinados casos y no es posible decir de manera determinante, cuál es el sistema mejor y más aconsejable. En consecuencia el sistema para archivar la documentación tiene que estudiarse detenidamente en cada caso y nunca limitarse a recurrir a uno de ellos sólo porque haya sido aplicado en casos similares, o por otras razones que no sean las derivadas de un estudio de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Estructura

c) Partes de la carta comercial:

§ INICIO:

§ Membrete

§ Destinatario

§ Referencia

§ Asunto

§ Fecha

§ CONTENIDO

§ Saludo

§ Texto

§ FINAL

§ Despedida

§ Antefirma

§ Firma

§ Anexo

§ Posdata

Tratamientos en el nombre de una firma comercial

Regla. Los títulos como Doctor, Profesor, licenciado..., asi como los tratamientos, señor, señora, señorita, Doña, Don.. se consideran unidad de archivo y permanecen en el mismo lugar, cuando aparecen en el nombre de una firma comercial. Ejemplo: Clinica de la Dra. Zurivic Lozada, Sucesion del Sr. Franco Oca, Sr, Rene León y Sucesores, Escuela de la Profa. Rita Oca, Sucesión del Sr Orta.

Clasificación Orden Lógico

Unid 1 Unid2 Unid3 Unid 4 Unid 1 Unid 2 Unid 3 Unidad 4

Clínica (de la) Dra. Zurivic Lozada Clínica (de la) Dra. Zurivic Lozada

Sucesión (del) Sr. Franco Oca Escuela (de la) Profa. Rita Oca

Sr. Rene León

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