Comunicación Formal

Unidad II: Tipos de Comunicación

Comunicación Formal

Entrevista

Es una forma de comunicación oral de persona a persona, o entre varios en una misma sesión, en donde no se requiere presencia física en el mismo lugar, pero sí en el mismo espacio de tiempo.

Finalidad

Obtener información sobre algún asunto en específico, de acuerdo a un propósito.

Características

El entrevistador plantea cuestionamientos al entrevistado.

Los temas no suelen ser ocasionales.

Los temas se relacionan con los propósitos de la entrevista.

El(os) entrevistado es seleccionado por el entrevistador de acuerdo a dicho propósito.

Formas de Entrevista

-Dirigida

Se efectúa con base en preguntas y respuestas orales o mediante un cuestionario.

Persigue información para el entrevistador.

-No dirigida

El entrevistador alienta al entrevistado a que exprese sus propios pensamientos, con libertad.

-De presión

Se utilizan las preguntas de forma brusca a fin que el entrevistado se confunda y ceda ante lo que se busca que exprese.

-Mixta

Es la combinación de dos o más técnicas de las antes citadas, según el objetivo que se persiga.

Tipos de entrevista

De trabajo: Se utiliza para obtener datos sobre la persona, vida y conocimientos de alguien que busca un puesto de trabajo; a partir de ésta se dan conclusiones para determinar si está en condiciones o no de ocupar la vacante en la empresa.

Periodística: Se utiliza para obtener información sobre una persona o tema que pueda aportar a una investigación periodística.

Organización

Preparar con anticipación las preguntas.

Ante un posible público, realizar la presentación del entrevistado.

Realizar un pequeño resumen acerca del propósito de la entrevista (real o disfrazado, este último para la entrevista De presión).

Hacer un saludo cordial al entrevistado y establecer un diálogo de introducción (para romper el hielo), previo a la realización del primer cuestionamiento.

En el cierre de la entrevista, como antesala cuestionar: ¿algo más que deseé agregar?

Finalizar con una conclusión propia del entrevistado, no del entrevistador.

Nota: en la entrevista de trabajo no se cuenta con un público, por lo que la presentación se centra entre el entrevistador y el entrevistado.

Recomendaciones

Alentar al entrevistado para que hable, tratando de hacerlo sentir en confianza.

Resumir y reflejar los sentimientos expresados por el interlocutor como retroalimentación a sus respuestas, para ser claros con el público (en caso de haberlo en el momento de la entrevista).

Repetir palabras del entrevistado para indicarle que sería agradable que hable más de un punto determinado.

En el transcurso de la entrevista se deben evitar: las preguntas indiscretas, los juicios prematuros, las discusiones, los consejos.

Debate

Consiste en una discusión entre dos o más personas que mantienen distintos puntos de vista sobre un determinado tema y con la ayuda de un moderador.

Es discutir, disputar sobre algo; tradicionalmente una técnica de comunicación oral que consiste en la discusión de opiniones antagónicas entre dos o más personas sobre un tema o problema.

Finalidad

Exponer sus argumentos, puntos de vista y obtener algunas conclusiones.

Características

Competitiva

Tienen una estructura y formalidad determinada.

Se discute un punto de vista o tema hasta agotarlo totalmente.

Las aportaciones deben ser pertinentes al tema.

Tipos

Formal e informal.

Organización

Se requieren participantes informados y un moderador o conductor.

Cada participante debe esperar su turno para aportar.

Se fijan objetivos claros.

Dirigir la discusión partiendo del tema central.

Evaluación y conclusiones.

Los expositores mantienen su postura.

Recurso valioso donde se ayuda a desarrollar la capacidad de análisis y crítica constructiva.

Recomendaciones

Evitar que alguno o algunos de los participantes monopolicen la discusión o se desvíen del tema.

No se trata de imponer el punto de vista personal, sino de convencer usando la exposición, la argumentación y la contra-argumentación.

Evitar participaciones largas o redundantes y participaciones agresivas.

Conferencia

Emisión de un discurso ante un auditorio; un expositor emite un mensaje sobre un tema definido ante un grupo de personas.

El auditorio es variable en cantidad, por lo menos 20 personas.

Reunión de personas que escuchan frente a frente la información que otra proporciona.

Finalidades

Presentar información de manera formal y directa.

Plantear información especializada.

Identificar una problemática general o un aspecto de ésta, realizando propuestas.

Motivar a un grupo.

Compartir las experiencias del expositor.

Proporcionar información experta con continuidad.

Características

La comunicación se da en un solo sentido (expositor-público), en la mayor parte del discurso.

Al final de la ponencia, los oyentes o público (receptores primarios), pueden hacer uso de la palabra en forma oral o escrita, esto para establecer la retroalimentación; aclarando puntos, dudas o hacer un planteamiento distinto.

El expositor puede hacer uso de ayudas audiovisuales.

El expositor puede desplazarse por el estrado.

La exposición no debe sobrepasar de la hora ni ser menor de veinte minutos, suficiente tiempo para desarrollar el tema y a la vez realizar las propuestas pertinentes.

Organización

Cómo expositor, es importante realizar una preparación previa tanto del discurso como del material de apoyo a utilizar.

En la mayoría de las ocasiones, previo al inicio de la charla se cuenta con la presencia de un maestro de ceremonias que dé a conocer al público los datos personales del expositor, así como de su currículum, mencionando únicamente lo más destacado.

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