POLITICA DE CONTROL INTERNO

POLITICA DE CONTROL INTERNO

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ÁREAS DE CONTROL INTERNO 2.1 EFECTIVO

2.1.1 Objetivo

- Establecer un eficiente sistema y procedimiento de control interno para proteger y salvaguardar de robo y fraude el efectivo.

2.1.2 Políticas

- Registrar todos los ingresos en forma oportuna

- Depósito intacto de los ingresos diarios

- Segregar funciones en el control de efectivo

- Centralizar tanto como sea posible la recepción del efectivo

- Establecer un fondo fijo de caja chica para pagos menores

- Establecer un monto máximo para el fondo de caja chica

- Efectuar todos los pagos por medio de cheque, excepto los pagos menores controlados por caja chica

- Los que manejen efectivo deberán rendir fianza a satisfacción de la junta directiva.

- Efectuar arqueos periódicos y en forma sorpresiva

- Realizar conciliaciones bancarias mensuales de las diferentes cuentas corrientes

- Cada cheque que se expida deberá estar amparado con la documentación correspondiente, previa revisión y autorización.

- Nombrar refrendarios de cheques, que no tengan relación con el registro de operaciones ni con la custodia del efectivo.

- Registrar las transferencias que se efectúan de un banco a otro, y las cuentas de un mismo banco.

- Prohibir la firma de cheques en blanco.

2.1.3 Procedimientos

2.1.3.1 Caja

- El efectivo percibido del recorrido de la zona orienta! hacia San Salvador, serán depositadas diariamente en la cuenta bancada de la empresa.

- El efectivo percibido del recorrido de San Salvador hacia la zona oriental serán entregados por el cobrador a una persona asignada por la junta directiva y ésta deberá depositarlo en la cuenta bancaria de ¡a empresa, al día siguiente.

- El efectivo que permanezca en caja se le deberá hacer un recuento físico de la existencia y sus equivalentes, el cual se comparara con los ticket que estén en poder de la persona encargada.

2.1.3.2 Fondo fijo de Caja Chica

Establecimiento del fondo fijo de caja chica

- Hacer un estudio de gastos menores que la empresa pueda tener en un período normal de una semana.

- Determinar una cantidad razonable con la cual se establecerá el fondo de caja chica.

- Asignar un responsable que maneje el fondo de caja chica; al cual se le entregará un cheque para que pueda establecer dicho fondo.

- Especificar la cantidad máxima de los pagos a realizar con los fondos, dichos pagos deberán estar debidamente autorizados.

- Por cada pago que va a efectuar el encargado del fondo, la persona que solicita dicho pago deberá firmar un vale de caja chica.

- El encargado del fondo deberá mantener en su poder siempre un importe igual al del fondo establecido, integrado por efectivo y comprobantes (vale de caja chica)

- Cuando el fondo de caja chica se haya agotado en un 75% a lo establecido y no ajuste a cubrir gastos menores el encargado, deberá solicitar su reposición entregando sus respectivos comprobantes, los cuales serán sellados.

- Efectuar corte de caja chica al cierre del mes.

2.1.3.3 Bancos

Preparación de conciliación bancaria Libro de Bancos

En primer lugar se comparan los cargos registrados en el libro de bancos de la empresa, por los depósitos efectuados contra los abonos mostrados en el estado de cuenta enviado por el banco. En caso de existir discrepancias por este concepto se investigan:

1. Si resultan de depósitos en tránsito, se listan con la indicación de la fecha y el importe del mismo.

2. Se verificará si existen depósitos en tránsito de meses anteriores, en caso que existan se incluirán.

3. Si existe alguna cantidad que se cargue por más o por menos importe en el libro de bancos. Seguidamente se comparan los abonos registrados en el libro de bancos de la empresa por los cheques emitidos, contra los cargos presentados en el estado de cuenta del banco, en el caso de existir discrepancia, éstas se investigan:

1. Si son derivadas de cheques pendientes de cobro, se procederá a listarlo, señalando el nombre del beneficiario, la fecha, el número de cheque y su valor.

2. Se verificará si existen cheques pendientes de cobro de meses anteriores, en caso de existir, se incluirán.

3. También se verificará si existe alguna cantidad abonada de más o de menos por error en el libro de bancos.

Estado de Cuenta Bancario

A continuación se comparan los cargos de estado de cuenta contra los abonos del libro de bancos de la empresa y se investigan las diferencias, pudiendo deberse a:

1. Cheques sin fondos.

2. Cargos por servicios bancarios o pagos de documentos, todos estos se listan, con la indicación de su fecha e importe.

Asimismo, se verificará la existencia de errores cometidos por el banco al cargar de más o menos en el estado de cuenta.

Acto seguido, se compararan ios abonos del estado de cuenta del banco contra los cargos del libro de bancos de la empresa, en este paso las diferencias puedan provenir de:

1. Cobro de documentos.

2. Intereses que el banco abonó a nuestra cuenta, también se prepara un listado con fechas de importes. Se investigan las diferencias motivadas por errores cometidos por el banco al abonar de más o menos en el estado de cuenta.

2.2 CUENTAS POR COBRAR

2.2.1 Objetivos

Establecer un control interno eficiente y eficaz que permita el registro adecuado y oportuno de cada uno de los conceptos que conforman las cuentas por cobrar.

2.2.2 Políticas

- Se nombrará un responsable de la autorización de los préstamos y anticipos.

- Cuando la empresa otorgue préstamos a accionistas y empleados; debe de manejar un límite del crédito con relación al tiempo y dinero.

- Nombrar a una persona para que maneje las cuentas por cobrar.

- Los préstamos que la persona otorgue a socios, empleados o de cualquier índole deben ser recargados con un porcentaje de interés por mora.

- La garantía para el otorgamiento de préstamos será de sueldos y/o dividendos.

- El monto máximo de préstamo y anticipo será el 100% del salario y/o dividendo de! empleado o accionista; montos mayores serán autorizados por la Junta Directiva.

2.2.3 Procedimientos

- La persona que requiera de un préstamo hará la solicitud con el encargado.

- Si la solicitud es aprobada por el responsable de la autorización, éste emitirá un documento que establezca el plazo, monto y demás características necesarias; el cual será enviado a tesorería, al encargado del control de cuentas por cobrar y al solicitante.

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