Organizacion

Organización

Para que una organización sea considerada como tal, debe contar con los siguientes elementos:

• Grupo humano.

• Recursos.

• Fines y objetivos por alcanzar.

Estos elementos, se deben combinar y relacionar dinámicamente con características que los diferencian o identifican comoorganizaciones, de tal manera que si no coexisten no se trata de una organización, ellos son:

• La división del trabajo.

• El proceso de dirección.

• La posibilidad de remoción y sustitución del recurso humano.

Los elementos mencionados interactúan entre si en una red que constituye un sistema, es decir: "un conjunto de relaciones, en un marco pertinente, para lograr propósitos determinados".

Con estos conceptos, podemos definir a la organización como:

"Un sistema social integrado por personas y grupos que interactúan con recursos y desarrollan actividades (para ir cumpliendo metas), porque tienen fines y objetivos por alcanzar".

El siguiente cuadro resume los elementos que componen una organización.

Elementos que componen a una organización

Objetivos

Generales Ej. Obtención de ganancias, producción de bienes, prestación de servicios, comercialización, etc.

Específicos Ej. Aumento del capital, captación del cliente, etc.

Factores de la producción Son aquellos factores que intervienen en la producción. Ej. La tierra, el trabajo, y el capital

Dirección Es el proceso que se ejerce, para amortizar los objetivos individuales con los de la organización.

Recursos Materiales Ej. Edificios, rodados, muebles y útiles, instalaciones, etc.

Inmateriales El capital, la marca, la imagen, etc.

Humanos El grupo humano que sostiene la organización.

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Estudio DE LAS ETAPAS Y LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN

LA PREVISIÓN

Ya hemos señalado los diferentes criterios de los estudiosos en relación al número de etapas del proceso administrativo, es el caso de la Previsión, que muchos la incluyen como un elemento de la Planeación, nuestro criterio está de acuerdo con el de Reyes Ponce (1993) al considerarla como una etapa previa a la planeación, aunque finalmente, lo importante es considerarla dentro del proceso de administración.

La previsión implica ver anticipadamente, y responde a la pregunta ¿qué puede hacerse?. Es base necesaria para la planeación ya que fija objetivos y plantea la selección de cursos de acción.

Los elementos de la previsión son.

• Objetivos (fines que se persiguen)

• Investigación (factores, positivos y negativos, que nos ayudan u obstaculizan en la búsqueda de esos objetivos)

• Cursos alternativos de acción, ( nos permitan escoger alguno de ellos como base de nuestros planes)

Podemos definir la previsión como la etapa de la administración en que se determinan los principales cursos de acción que permiten realizar los objetivos organizacionales.

La previsión administrativa descansa en una probabilidad seria, la que será tanto mayor, cuanto más pueda apoyarse en experiencias pasadas, propias o ajenas, y cuanto más puedan aplicarse a dichas experiencias, métodos estadísticos o de cálculo de probabilidad.

En la previsión del futuro, encontramos tres situaciones básicas:

• Certeza: Seguridad de que ocurra o no, una cosa

• Incertidumbre: Carencia de elementos para predecir cómo se presentan los acontecimientos del futuro

• Probabilidad,: Existencia de motivos fundados para concluir que hay mayores posibilidades de la ocurrencia de algo en un sentido o en otro.

LOS ELEMENTOS DE LA PREVISIÓN

1) OBJETIVOS. Utilizamos los objetivos para expresar lo que queremos lograr, son los resultados específicos que queremos obtener como resultado del proceso administrativo. Un objetivo expresa un intento que describe un cambio propuesto que es medible y observable. La fijación de los objetivos ligitíman a la organización.

Clasificación de los objetivos

a) Objetivos individuales y organizacionales. Para distinguir los objetivos de las personas con los de la organización

b) Objetivos a corto y largo plazo

c) Objetivos generales y particulares Según la amplitud en relación a departamentos o subordinados de una organización

d) Jerarquía de objetivos: Actividades, Resultados, Propósitos y Fines.

2) LA INVESTIGACIÓN. Es la base de la previsión , tiene como finalidad, determinar los medios más adecuados para alcanzar el objetivo fijado.

3) CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIÓN. Los cursos alternativos de acción resuelven el problema de cómo lograr la más eficiente adaptación posible de los medios al fin. Dado el carácter contingencial de las organizaciones, la previsión diseña cursos de acción para escoger, cambiar, o alternar según las circunstancias.

LA PLANEACIÓN

La planeación responde a lo que va a hacerse, planear es “hacer que ocurran cosas que, de otro modo, no habrían ocurrido”. Equivale a trazar los planos para fijar dentro de ellos nuestra futura acción.

Elementos de la planeación:

A los elementos de la planeación, también se les llama tipos de planes y según éstos, toda operación debe

tener un propósito o meta; generalmente el propósito de los negocios es la producción y distribución de bienes y

servicios económicos (como por ejemplo, el de los tribunales es la interpretación y aplicación de leyes; el de la

universidad la enseñanza, la investigación y la extensión.

A continuación mencionamos los diferentes tipos de planes:

Los propósitos: Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma

permanente o semi-permanente un grupo social.

La investigación: Aplicada a la planeación la investigación consiste en la determinación de todos los factores

que influyen en el logro de los propósitos, así como de los medios óptimos para conseguirlos.

Los objetivos: Algunas veces se les llaman metas y actividades, representan no solo el punto final de la

planeación, sino también el lugar hacia donde se encaminan la organización, integración, dirección, liderazgo y

control; así que, los objetivos y metas son considerados como planes.

Las estrategias: Cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo de los recursos

y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.

Políticas: Son enunciados generales que guían o canalizan el pensamiento o la acción en la toma de

decisiones.

Las políticas delimitan el área dentro de la cual deben tomarse las decisiones y deben estar de acuerdo con los

objetivos; las políticas permiten que los administradores deleguen autoridad a la vez que mantienen el control.

La políticas son además: principios generales o filosofías que sirven para orientar la acción del grupo de trabajo

u organismo social; son normas amplias, generales, elásticas y realistas.

El objetivo fija las metas, la política señala los medios genéricos para llegar a ellos.

La políticas permiten a los jefes aplicar su propio criterio e iniciativo en la toma de aquellas decisiones a la vez

que inspiran y orientan en caso de duda; y, sirven además para suplir omisiones.

Ejemplos de políticas son: Pagar salarios altos, vender solo al contado, promover solamente al personal interno,

otorgar descuentos, capacitar al personal.

Los objetivos son necesarios para dar dirección al individuo y a los esfuerzos del grupo y las políticas sirven

para indicar la estrategia general por medio de la cual son alcanzados aquellos objetivos.

Un ejemplo de política administrativa es: “La política de la empresa será obtener una mayor penetración en el

mercado basándose en la competencia de precios”.

Las políticas se pueden clasificar en básicas, generales y departamentales, ellas identifican al nivel de la

organización.

Programas: “Los programas son los planes mismos; pero en los cuales no solo se fijan los objetivos y la

secuencia de operaciones, sino principalmente se hace referencia al tiempo requerido para realizar cada de una

de sus partes.-Es la consecuencia cronológica que confiere vitalidad y sentido práctico a un plan”. Los

programas pueden ser a corto plazo generalmente a un año y de largo plazo cuando excede ese período.

Los programas tienen como fundamento el capital necesario y los presupuestos operacionales; los programas

están constituidos por metas, políticas, procedimientos, reglas, asignación de áreas, recursos a emplearse y

otros elementos necesarios para llevar a acabo un curso de acción.

Presupuestos: Considerado como un plan, un presupuesto es la expresión de los resultados esperados en

términos numéricos; hay varios tipos de presupuesto proyectado de ganancias y pérdidas.

Hacer un presupuesto es planear, el presupuesto es un instrumento de control que permite consolidar los

planes de una empresa.

Además de su uso en la planeación, el presupuesto también se utiliza para el control y la coordinación.

Como fuente de coordinación, el presupuesto proporciona información respecto a los planes que se han hecho,

asegurándose de que estén en equilibrio con cada uno de los otros planes.

Diferentes

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