Habilidades de comunicación, coaching y manejo de conflictos

Módulo 2. Liderazgo de equipos

2.1 Habilidades de comunicación, coaching y manejo de conflictos

2.1.1 Comunicación

Es el proceso de transición de información y significados, la verdadera comunicación se presenta solo cuando todas las partes entienden perfectamente el mensaje desde la misma perspectiva. Se trata de que todas las personas entiendan el significado tal cual el líder quiero transmitirlo y entiendan su punto de vista de una manera clara y concisa para ellos. La comunicación y el liderazgo deben de estar siempre de la mano para que mi seguidor conozca mis expectativas al igual que yo las suyas.

Comunicación y liderazgo

Se dice que los gerentes dedican alrededor del 40% de su tiempo a comunicarse con sus seguidores, transmitirle sus ideales. Las organizaciones capacitan a los empleados para comunicarse mejor e influir} en los demás para desempeñar su puesto o cargo.

Envió de mensajes y dar instrucciones

Algo importante en el trabajo de gerente es el de comunicarse  o dar un mensaje y dar instrucciones. Saber a quién mandar el mensaje y como esa persona dará ese mensaje a los demás seguidores, donde y cuando darlo de forma clara y concisa por igual. Para que la comunicación sea correcta sea buena es bueno hacer una planeación de mensajes:

• Cuál es la meta del mensaje
• Quien debe recibir el mensaje
• Como enviar el mensaje
• Cuando se transmitirá o dará a conocer el mensaje
• Donde se transmitirá el mensaje

La información y el significado son los ingredientes que deben de ser esenciales para un buen mensaje. También existen varios tipos de mensajes como el escrito y el oral, esta es la unión de mensajes orales:

-Entendimiento mutuo:

-Establecer el objetivo de conversación: informar, intuir y expresar emociones

-Transmitir su mensaje: señalar a la persona lo que quiero que hagan

-Revisar la comprensión del receptor: preguntar si tienen dudas o si entendieron

-obtener un compromiso y hacer seguimiento:

Recepción de mensajes        

Es el segundo proceso de la comunicación, una de las claves para entender de manera exitosa el mensaje es escuchar.

La habilidad de escuchar es el proceso de conceder al orador su atención total, cuando el orador envía el mensaje la persona debe de:

• Prestar atención
• Evitar distracción
• Permanecer atento
• No suspender ni interrumpir
• Observar las señales no verbales
• Plantear preguntas
• Tomar nota
• Comunicar significado

2.1.2 Retroalimentación

Es un elemento que se utiliza en la comunicación y que puede favorecer u obstaculizar el aprendizaje, consiste en dar información a otra persona sobre su desempeño con intención de permitirle a reforzar sus fortalezas y superarse a si mismo, decirle como va en su desempeño y ayudarle a crecer como persona y en su trabajo. Consiste en elevar la autoestima diciendo las habilidades que tiene una buena persona ya sean buenas o malas para que el así se dé cuenta de sus aspectos buenos y malos y así corrija. Es un trabajo muy importante del líder.

Motiva a los empleados para alcanzar altos niveles de desempeño, para esto es muy necesaria e importante la comunicación y la mejor forma de asegurarse que la comunicación se hace de una manera adecuada es al obtener retroalimentación de la otra persona a quien se le da el mensaje por medio de cuestionamientos y charla. Como decirles si entendieron todo o si saben ya cómo hacer lo que se les dijo.

-Rol de retroalimentación para lograr los objetivos

Es esencial para saber cómo progresa el líder y la organización para cumplir los objetivos. Se utiliza para medir el desempeño y este mismo debe de ser un proceso continuo para la eficacia. Esta también puede ser llamada critica, se debe de considerar como una oportunidad para mejorar

La relevancia de la retroalimentación

Enfoques comunes para obtener retroalimentación en los mensajes y porque no funcionan

Se ignoran comúnmente el envió completo del mensaje al receptor y así suponiendo que este ha sido comunicado de buena forma y a tenido un entendimiento correcto de este. Otro enfoque es el de brindar el mensaje nuevamente y luego checar si los receptores entendieron correctamente el tema preguntándoles algo acerca del tema. Algunas razones por las que las personas no preguntas son las siguientes

• Los receptores creen que son ignorantes: creen que serán vistos como ignorantes al tener una duda simple sobre el tema
• Los receptores son ignorantes: cuando las personas no tienen suficiente conocimiento sobre el tema abordado y prefieren no preguntar
• Los receptores están renuentes a poner en evidencia la ignorancia del emisor:
• Los receptores enfrentan barreras culturales:

Como obtener retroalimentación en los mensajes

Tienen cuatro lineamientos

1. Sea receptivo en la comunicación: nunca abra preguntas absurdas al preguntar, todas son para quitar dudas sin importar cual sea
2. Sea consciente de la comunicación no verbal: asegurarse que las comunicaciones no verbales alimenten la retroalimentación, los gestos o señas o cualquier cosa ayudan o echan a perder las ganas de preguntar otra vez
3. Hacer preguntas:
4. Utilizar parafraseo:

Retroalimentación de 360 grados por múltiples evaluadores

Se basa en recibir evaluaciones del desempeño de diversas personas quienes evalúan de diferentes maneras a la persona, cada una a su manera, se debe de trabajar junto a su jefe para para desarrollare implementar un plan para mejorar para la siguiente evaluación

2.1.3 Coaching

Es un proceso de brindar retroalimentación motivacional para mantener y mejorar el desempeño, debe de ser una retroalimentación motivacional. Los líderes acompañan a sus seguidores y van mostrándole como se hacen las cosas de una forma retroalimentaciones.

Como se puede brindar la retroalimentación:

1. Desarrollar una relación laboral de respaldo: debe de respaldar la relación con un buen trato o algo que el seguidor esté a gusto y feliz, tener una buena forma de trabajar juntos
2. Elogiar y reconocer: motivarlos al retroalimentar con cosas que quieran o les gusten
3. Evitar la culpa y la vergüenza: no avergonzar al empleado enfrente de alguien cuando se equivoque
4. Enfocarse en el comportamiento no en la persona: se enfoca en el comportamiento deseado y no menospreciar a la persona
5. Hacer que los empleados evalúen su propio desempeño: dejar que el empleado haga su autoevaluación y sepa cuando hace las cosas bien o no
6. Dar retroalimentación especifica: es específica para evitar confusiones de no saber qué acción mejorar
7. Proporcionar retroalimentación de coaching: es importante dar la retroalimentación de forma positivamente y motivacional
8. Brindar modelado y capacitación: un buen líder guía con su ejemplo para que imiten su buen comportamiento y actitudes
9. Hacer que la retroalimentación sea oportuna y flexible: es mejor hacerlo cuando pasa en ese momento pero de acuerdo a la situación
10. Evitar criticar:  no critica te motiva con una crítica constructiva

Que es la crítica y por qué no funciona

Culpar, avergonzar y enfocar a la persona son algunos de los tipos de critica que casi nunca son eficaces,  cuando se critica suceden cuatro cosas

1. Se vuelve defensiva y justifica su comportamiento
2. En realidad no escucha la famosa retroalimentación constructiva
3. Se avergüenza y se sientes fracasados
4. Le empieza a desagradar la tarea o el trabajo

La crítica hace que el empleado se sienta perdedor, y la retroalimentación se basa en una relación cordial y de respaldo.

Modelo de coaching para los empleados que se desempeñan por debajo de los estándares

La mayoría de los gerentes optan por avergonzar y perder los estribos con sus empleados que no logran dejar de equivocarse o no lograr su máximo desempeño, se necesita su mejor modelo motivacional de frente a frente.

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