Administracion

Nombre: Matrícula:

Nombre del curso: Proyecto integrador compras y abastecimiento

Nombre del profesor:

José Ignacio Iniguez Espinoza

Módulo: 4 Actividad: Proyecto Final

Fecha: 29/10/12

Bibliografía: http://cursos.tecmilenio.edu.mx/cursos/at8q3ozr5p/prof/ca/ca04006/anexos/Deltamex.pdf

Título:

Políticas y fundamentos de compras

Introducción:

El departamento de compras lleva a cabo funciones logísticas mediante las cuales se provee a una organización de todo el material necesario para llevar a cabo sus actividades, de ahí su importancia, es por eso que el responsable deberá conocer sus funciones y responsabilidades las cuales irán alineadas a los objetivos y metas de la organización, como son; optimización de recursos, actividades que generen valor a la empresa y clientes, obtención de suministros con la calidad deseada, satisfacción de los clientes, etc.

Por lo anterior es recomendable establecer políticas claras, objetivas y flexibles que ayuden al departamento a realizar sus actividades de manera correcta, además de apoyar a la adecuada toma de decisiones.

Desarrollo:

Es importante contar con una política de abastecimiento bien definida ya que ellas se rigen las actividades de compras y funcionan como base para el proceso de adquisiciones, delimitan las acciones y ayudan al logro de los objetivos de la empresa. Así mismo, contribuyen a tener un mejor control de las actividades propias del departamento y contar con criterios previamente establecidos para la toma de decisiones.

Los elementos que podemos identificar en una política de compras son los siguientes:

- Objetivo: es la razón de ser de la política, en el cual se establecen los lineamientos a seguir para asegurar la transparencia en las funciones de compras respecto a las diferentes fases del proceso.

- Planteamiento de la política general: se refiere a que toda solicitud, negociación, y adquisición de bienes y servicios que se lleven a cabo se realicen con proveedores evaluados, dichos proveedores deben ofrecer buen precio, calidad, servicio, entregas oportunas, garantías, etc.

- Alcance de las políticas: se refiere al alcance que tendrá la política, en este caso abarca desde la solicitud, negociación, y adquisición de bienes y servicios que se realicen, incluyendo lo relacionado con proyectos de inversión.

- Definición de los términos importantes: es la explicación de los términos empleados y tiene la finalidad de hacer más entendible la política a fin de evitar confusiones, en este caso se definen: bienes, servicios, contrato de suministro y proveedor evaluado, procedimiento interno de evaluación, contrato electrónico, proceso de adquisición, etc.

- Políticas específicas o lineamientos administrativos por cada actividad dentro del proceso: se da una descripción más detallada respecto a las actividades que se lleven a cabo, como ejemplo dentro del Manual de Políticas y Prácticas administrativas de la empresa DELTA se menciona lo siguiente:

- Definición de responsabilidades para llevar a cabo las políticas: incluye las responsabilidades de cada una de las figuras involucradas dentro del proceso como lo son:

- Definición de los niveles de autorización: se basan según el tipo de compras y el valor, es decir, dependiendo del monto y del tipo de compras será la persona que autorice.

- Conciencia ética: el comprador debe que mantener en su trato con los proveedores

Los más altos valores de honestidad e integridad, mostrando de esta forma su propia conducta ética y siendo un reflejo también de la postura ética de la empresa.

El poder asegurar que las políticas de abastecimientos se cumplan, es mediante la definición de cada una de las responsabilidades del personal involucrado en el proceso de compras:

a) Área de compras

b) Usuario

c) Proveedores

d) Área de administración

e) Vendedores

f) Clientes y Distribuidores

También a través del uso de sistemas tecnológicos que nos apoyen a monitorear si los proveedores están cumpliendo con las especiaciones en cuanto a tiempo de entrega, calidad, servicio y precio.

Y por último, mediante la definición de los principios y valores éticos a los que habrán de apegarse cada una de las partes involucradas, (trabajar con honradez, denunciar sobornos, adoptar un comportamiento de respeto y cordialidad, manejar la información de manera confidencial, etc.)

La importancia de tener bien definidas las responsabilidades dentro de las políticas, radica en que en base a ellas se determinan los lineamientos a seguir por cada una de las áreas, es decir, cada una de ellas se hace responsable de la parte que le corresponde, de esta manera se facilita el flujo de la información y por ende la toma de decisiones, por otro lado se garantiza el cumplimento de los objetivos previamente establecidos dentro del departamento de compras.

Por otro lado creo necesario mencionar que el definir lineamientos de conducta ética en la política de abastecimiento, es de suma importancia ya que en base a ellos se establecen las acciones a seguir por parte del personal involucrado dentro del proceso, es decir, especifica lo que está y no está permitido, con ello se evita caer en acciones que puedan poner el peligro las operaciones de la empresa y en consecuencia las metas y objetivos de la misma.

Algunos de los lineamientos de ética que podemos encontrar dentro de la política de abastecimiento son los siguientes:

a) Al seguir las políticas de compras se debe anteponer los intereses de la empresa antes que los personales

b) Tratar de obtener el máximo rendimiento en cada compra que se realice, buscando siempre el mayor beneficio para la empresa.

c) Trabajar siempre con honradez

d) Reportar cualquier soborno por parte de los proveedores o posibles proveedores.

e) Atender a los proveedores de manera respetuosa y ágil.

f) Evitar la fuga de información confidencial

g) Tomar decisiones objetivas sin anteponer intereses personales

h) Evitar las prácticas desleales que beneficien a un proveedor en particular

i) Informar a los proveedores respecto a su desempeño.

La función de abastecimientos se relaciona principalmente con la conducta ética y la relación con los proveedores, ya que menciona la conducta que habrá de observarse con los mismos, define los obsequios permitidos en cuanto al monto que el comprador puede aceptar por parte del proveedor, y hace mención

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