Análisis del Proceso de Caja Chica

SUBPROCESO ENTIDAD

CONTROLES

RIESGOS

Pasos

Actividad

Identificados

A/P/I

Inherentes

A/M/B

1

Revisar que cuente con la Resolución Gerencial emitida que aprueba la Apertura de Caja Chica, designando el responsable y monto asignado.

De la verificación que la Entidad cuenta con una Resolución Gerencial aprobada para la Apertura de los gastos de caja chica para el Periodo 2017.

A

se ha realizado la verificación de que la Entidad cuenta con una Resolución Gerencial para la aprobación de la Apertura de Caja chica, designando el responsable y monto asignado.

B

2

Verificar que todos los vales provisionales sean firmados por el Gerente de Administración y Finanzas.

Que los vales provisionales de Caja Chica estén debidamente sellados, firmados por el Gerente de Administración y Finanzas.

P

Que los vales provisionales no registren el sello y firmas autorizadas según la directiva.

M

3

Revisar que todos los vales de movilidad, estén firmados por el Gerente de Administración y Finanzas.

Que los vales de movilidad estén debidamente sellados, firmados por el Gerente de Administración y Finanzas.

P

Que los vales de movilidad no registren el sello y firmas autorizadas según la directiva.

M

EVALUACIÓN DEL DISEÑO DE LOS CONTROLES

CRITERIOS

PUNTAJE

Adecuado

Cumple con todos los criterios

1

Parcialmente adecuado

Cumple con el criterio: apropiado pero incumple algún otro de los criterios

2

Inadecuado

Incumple con el criterio apropiado o no cumple con ninguno de los criterios

3

SUBPROCESO ENTIDAD

CONTROLES

RIESGOS

Pasos

Actividad

Identificados

A/P/I

Inherentes

A/M/B

1

Realizar arqueos sorpresivos y frecuentes al personal encargado de los fondos de Caja Chica

Se realizan arqueos sorpresivos y frecuentes al responsable de los fondos de Caja Chica.

A

Se deben realizar arqueos sorpresivos y frecuentes al responsable de los fondos de Caja Chica

B

2

De la  revisación en la razonabilidad de los Gastos  de reposición del fondo de Caja Chica siendo el máximo el 70% del importe asignado

De la revisión a los fondos de Caja Chica se determina que se han efectuados gastos de hasta un 90% - 98% antes de solicitar la reposición de la caja chica

I

Que no se verifico la razonabilidad de los gastos antes de la reposición de Caja Chica y que esto ocasione que no se tiendan en caso de urgencias a las áreas usuarias

A

3

Revisar que los Gastos del Fondo de Caja Chica estén debidamente sustentados con boletas, facturas, vales de movilidad entre otros.

En la rendición de cuentas del fondo de la caja chica, el encargado sustente dichos gastos con  la respectiva documentación sustentatoria cumpliendo con la directiva  vigente.

P

De las revisiones a los Gastos del Fondo de Caja Chica no se encuentran debidamente sustentados con boletas, facturas, vales de movilidad entre otros.

M

4

Verificar que los vales estén debidamente firmados tanto por el jefe del área usuaria, encargado del fondo de la caja chica  el Gerente de Administración y Finanzas

 los vales de Caja Chica estén debidamente sellados, firmados por el jefe del área usuaria y Administración.

P

Que los vales no registren el sello y firmas autorizadas según la directiva.

M