CONTABILIDAD-CICLO DE NOMINA

CICLO DE NÓMINAS

FUNCIONES DEL CICLO DE NÓMINAS.

El ciclo de nóminas de una empresa incluye aquellas funciones que se requiere llevar a cabo para:

•La contratación y utilización de mano de obra

•El pago de mano de obra

•Clasificar, resumir e informar lo que se utilizo y pago de mano de obra

El ciclo de nominas contiene la contratación, utilización y pago de servicios personales como por ejemplo nomina de mano de obra directa, mano de obra indirecta, ejecutiva, administrativa, etc.

FUNCIONES TÍPICAS

1. Funciones de Ejecución: Reclutamiento, contratación, promoción y despido de personal, Capacitación y evaluación de personal, Preparación de informes de asistencia, Preparación, autorización, cálculos, control y pago de nóminas, Autorización, pago y recuperación de anticipos varios.

2. Funciones de registro: Contabilización de transacciones de nómina a pase al mayor, Actualizar registro de empleados, Determinar costo de mano de obra.

3. Funciones de custodia: Protección de fondos de nómina, Protección de registros de nómina, Mantener corrección de cuentas bancarias.

Asientos comunes: Nóminas pagadas, beneficios de empleados, distribuciones de mano de obra, ajustes de nómina, pagos anticipados.

Formas y documentos vitales: Solicitud de empleo, entrevista y pruebas, selección preliminar, exámenes físicos, contratos de trabajo, aviso de promoción, aviso de aumento salarial, despido de personal, liquidación al personal

4.1 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO DE NOMINAS.

1.Eficiencia operativa: Autorización, segregación de funciones, controles físicos y verificación interna independiente.

2.Información financiera razonable y oportuna: Segregación de funciones, registros contables y procedimientos y verificación interna independiente.

Errores Potenciales:

1.Planillas infladas con personal no existente

2.Pagos por trabajo no realizado

3.Apropiación de salarios no reclamados

4.Indemnizaciones pagadas no contabilizadas

5.Contabilización y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales

6.Errores en cálculos o sumas

4.2 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO EN CICLO DE NÓMINAS.

DE AUTORIZACIÓN.

Tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurar que se están cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración, los cuales deberán ser razonables de acuerdo a las características y necesidades de cada empresa, mismas que deberán ser evaluadas por el auditor.

Los objetivos de este ciclo son:

1- El personal debe contratarse de acuerdo con las políticas establecidas por la administración.

2- Los tipos de retribución y las deducciones de nómina deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

3- Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los desembolsos de efectivo y cuentas de personal, pagos anticipados y pasivos acumulados deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

4- Todos los pagos de nóminas deben efectuarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

5- Los procedimientos del ciclo de nóminas deben estar de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

PROCESAMIENTO Y CLASIFICACIÓN DE OPERACIONES.

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para el correcto reconocimiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes de éstas.

Estos objetivos para el ciclo de nóminas son:

1-Solo deben aprobarse aquellas solicitudes de utilización de mano de obra que se ajusten a las políticas establecidas por la administración.

2- La mano de obra utilizada debe informarse con exactitud y en forma oportuna.

3- Los montos adeudados al personal, así como la distribución contable de dichos adeudos deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud.

4- Los importes adeudados al personal deben clasificarse, concentrarse e informarse con exactitud y en forma oportuna.

5- Los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud y oportunamente a las cuentas apropiadas del personal.

6- Deben prepararse asientos contables por las cantidades adeudadas al personal, por los pagos efectuados y por los ajustes relativos, en cada periodo contable.

7- Los asientos contables de la nómina deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

8- La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de nóminas debe producirse con exactitud y en forma oportuna.

OBJETIVOS DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento.

Estos

...