Caja chica ASPECTOS GENERALES

CAPITULO 1

ASPECTOS GENERALES

Objetivos

• Asegurar el correcto funcionamiento y  manejo de la caja chica de los distintos organismos.
• Establecer procedimientos administrativos para la asignación, utilización, reposición y rendición de Caja Chica.
• Establecer las funciones y responsabilidades administrativas y operativas que deben cumplir los responsables del manejo, administración, solicitud y presentación de los documentos que respaldan las rendiciones de las transacciones efectuadas.

Alcance

El siguiente procedimiento aplicara de forma obligatoria en todas las áreas que soliciten, administren y rindan fondos para el funcionamiento de Caja Chica, así como aquellas que aprueben la apertura, autoricen  gastos, informen sobre la existencia de determinados bienes y realicen el control de la rendición.

Conceptos

• Documentos de respaldo: documentos que sustentan las operaciones, tanto internas (solicitud de entradas, solicitud de gastos, vales azules, vales de salida de efectivo, etc.) como realizadas con terceros (facturas, recibos, remisiones, tickets, tickets factura, presupuestos, fotos, e-mail, cartas de apoyo económico o todo aquello que el responsable considere como respaldo del gasto, etc).
• Departamento  de Gestión de Ingresos y Conciliaciones: sub área directiva encargada de la revisión y conciliación de la entrega de recursos.  
• Departamento de Egresos: Responsable/Subresponsable asignadas mediante acto administrativo encargada de la repartición y administración  de los fondos y  recursos solicitados por las diferentes áreas operativas y administrativas.
• Área operativa: Todas aquellas áreas que conformen el funcionamiento del despacho.
• AGREGAR MAS CONCEPTOS

Gastos permitidos

La Caja Chica se utilizará para atender gastos de menor cuantía (menor a $2000.00 dos mil pesos 00/100 mn) en carácter de previsibles y/o que por razones de urgencia deban ser atendidos de inmediato.

• Útiles de oficina y escritorio, siempre y cuando no existan los artículos requeridos en stock y se haya obtenido la certificación de su inexistencia, a través de la consulta con la persona responsable de compras.
• Fotocopias para uso oficial cuando la solicitud no pueda ser satisfecha dentro de las instalaciones o cuando no se disponga de una fotocopiadora en el área, en forma permanente o transitoria.
• Gastos de servicio de comunicaciones: recargas, Internet,  (siempre que no se trate de abonos periódicos) cuando por razones de urgencia no puedan ser realizados por los medios que la empresa provee.
• Pasajes y/o gastos de movilidad y viáticos.
• Publicaciones en radio, televisión y periódicos.

A modo meramente enunciativo, no podrán aplicarse los fondos en los siguientes conceptos:

• Gastos personales de funcionarios o empleados.
• Compra de comestibles (alimentos, bebidas ni productos para su elaboración)
• Compra de combustible y lubricantes para vehículos oficiales y/o personales.

Responsabilidades

Para la aplicación del presente procedimiento se establecen los siguientes niveles de responsabilidad:

• Gerente General de Administración

• Implantar, cumplir y hacer cumplir el presente procedimiento en todas las áreas de las diferentes sucursales.
• Autorizar la apertura de las cajas chicas en las áreas que lo soliciten siempre que justifiquen su requerimiento y necesidad.
• Realizar auditorías de forma espontánea de las diferentes sucursales.

• Coordinador  Nacional

• Autorizar a las áreas  a cargo que soliciten, los gastos  a realizar de acuerdo al  proceso habitual de las diferentes funciones operativas  (siempre que la erogación no supere el límite establecido) en el horario y tiempos establecidos.
• En caso de compras para insumos de oficina  o escritorio, se deberá certificar la inexistencia de bienes en stock, ante la consulta realizada por los responsables o subresponsables del área de compras.
• Responder por la autorización de gastos considerados indebidos con la devolución de los fondos en efectivo, independientemente de las responsabilidades establecidas.

• Responsable de Egresos

• Otorgar los fondos autorizados a cada área.
• Supervisar que las operaciones, funcionamiento, administración y custodia de los fondos de Caja Chica se realicen de acuerdo a los criterios expuestos en el presente Procedimiento.
• Controlar la validez formal y material de las rendiciones de fondos que se efectúen.
• Controlar que los gastos rendidos estén debidamente autorizados conforme se establece en el presente.
• Solicitar la autorización de  la reposición de fondos de Caja Chica, una vez controlada la rendición.
• Registrar las operaciones realizadas mediante Caja Chica. Dicho registro será llevado en hojas rubricadas con fecha, firma, nombre y monto entregado.
• Responder por la administración y custodia de los recursos recibidos.
• Exigir al responsable y subresponsable de la Caja Chica la rendición de cuentas de los gastos realizados al cierre de cuentas establecido.
• Responder por la autorización de gastos considerados indebidos con la devolución de los fondos en efectivo, independientemente de las responsabilidades establecidas.
• Comunicar al Departamento de Gestión de Ingresos y Conciliaciones, la nómina de los agentes deudores que recibieron fondos de Caja Chica con detalle de los montos adeudados una vez vencido el plazo para su descargo.
• En el caso de sucursales deberá cotejar con la base de gastos de INFONAVIT la inexistencia de gasto antes de enviar la solicitud semanal.

Si se existe algún gasto duplicado se tendrá que solicitar autorización del coordinador del área para solicitar y efectuar el gasto.  

Anexo 1 (Comprobación y entrega de vales)

• Departamento  de Gestión de Ingresos y Conciliaciones.

• Mantener un registro con el detalle de las Cajas Chicas existentes en el Organismo indicando: acto administrativo de otorgamiento, área y categoría a los fines del presente, responsable y subresponsable, fondo asignado, fecha de autorización, arqueos realizados, etc.
• Realizar la conciliación entre los saldos de las cuentas bancarias y los registros contables de las Cajas Chicas.
• Responsabilidad de entregar los fondos solicitados por el área de Egresos a las 9:00am.
• Contemplar un monto fijo para imprevistos de acuerdo a los gastos diarios, para cualquier imprevisto.  

Autorización para el funcionamiento

• Solicitud de Gastos

• Deberá ser realizada por el máximo responsable de área solicitante y presentada al responsable de Egresos mediante el formulario establecido (anexo A) considerando los siguientes aspectos:

• Justificación de la necesidad de disponer del recurso solicitado.
• Declaración del conocimiento de las normas y disposiciones que regulan el manejo de los recursos financieros, así como las posibles sanciones administrativas en el caso de infringirlas o no observar su estricto y fiel cumplimiento.

Monto máximo autorizado

• El monto máximo de cada Caja Chica se establecerá considerando las necesidades de las  áreas solicitantes y las justificaciones expuestas en la solicitud.

CAPITULO 2

FUNCIONAMIENTO DE LAS CAJAS CHICAS

Funcionamiento

...