Características y contenido del rubro

UNIDAD 2 - DISPONIBILIDADES

Contenidos:

Características y contenido del rubro. Control interno de los Fondos. Caja. Fondo Fijo. Recaudaciones a Depositar. Arqueos de Caja. Depósitos Bancarios. Control y Conciliación de cuentas de depósitos bancarios. Préstamos bancarios.

Concepto

Es un rubro del activo que agrupa todas aquellas cuentas que representan dinero en efectivo disponible en Caja y Bancos del país y del exterior y otros valores representativos con poder cancelatorio y liquidez similar a favor de la empresa, los cuales pueden ser utilizados como medio de pago. Es uno de los rubros del activo que refleja en muy buena medida la situación financiera de la empresa y es el más líquido de toda la estructura patrimonial.

El Efectivo es la primera partida que aparece en un Balance General y es el activo más líquido de la empresa, puesto que representa el principal elemento requerido para cumplir con la mayoría de los compromisos inmediatos adquiridos por la empresa.

Características

La principal característica que debe tener un activo para ser considerado integrante de este rubro es el poder cancelatorio legal ilimitado, que sólo es alcanzada por el efectivo. El resto de los activos deben satisfacer de manera conjunta los siguientes tres requisitos:

1. Liquidez: irrestricta posibilidad de utilización inmediata.
2. Certeza: evidencia y seguridad respecto de la existencia del activo y su valor.

Efectividad: puede utilizarse como medio de pago y cancelación de obligaciones.

Componentes del Rubro

En función de las características mencionadas más arriba podemos decir que en el rubro Disponibilidades se incluyen conceptos líquidos como:

• Efectivo en caja en papel moneda nacional y extranjera.
• Caja Chica/Fondo Fijo.
• Recaudaciones a Depositar.
• Valores a Depositar
• Instrumentos de crédito de cobranza inmediata: cheques corrientes ordinarios (orden de pago s/Banco), cheques de gerencia, cheques de viajeros, giros bancarios, postales a la vista y otros instrumentos de crédito de cobro inmediato aceptados por los bancos, que legalmente posea la empresa.
• Dinero en bancos o entidades financieras (en cuentas corrientes).

Se excluyen de este rubro por no tener la característica de medio de pago las siguientes partidas:

• Los depósitos en caja de ahorro debido a que tiene más limitación para hacer depósitos y extracciones y no se pueden emitir cheques.
• Los depósitos a plazo fijo que deben ser expuestos en Inversiones.
• Los giros a plazo y giros en descubierto debido a que implica la emisión de cheques por parte de la empresa, por encima de los fondos depositados en la cuenta. Esta partida se incluye en el pasivo.
• Los cheques post-datados.

A continuación te mostramos en la clasificación del Balance General recomendado por el Colegio de Contadores del Paraguay el lugar que ocupa el rubro de las Disponibilidades y su forma de exposición:

BALANCE GENERAL

ACTIVO

Realizable a Corto Plazo

Disponibilidades[pic 1]

Caja[pic 2]

Fondo Fijo                                                

Recaudaciones a depositar

Valores a depositar

Bancos XX Cta. Cte.

Bancos XX Caja de Ahorros

CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO

Concepto: constituye una serie de procedimientos o medidas de control bien establecidos -de acuerdo a la complejidad, carácter, volumen operativo e importancia de la empresa- que permitan monitorear de manera permanente y consistentemente el tratamiento de todas y cada una de las actividades de la empresa que puedan afectar a las operaciones que genera el efectivo en sus cuentas principales de Caja y Bancos.

[pic 3]

Estas medidas o procedimientos de control interno están orientadas a:

• Reducir la aparición de errores.
• Evitar pérdidas por conceptos de fraudes o robos
• Garantizar la transparencia, veracidad y exactitud de las cuentas y registros contables de los ingresos, pagos y saldos del efectivo,
• Mantener el saldo suficiente para hacer los pagos necesarios y afrontar emergencias,
• Evitar mantener cifras grandes de dinero ocioso.

El control interno del efectivo se fundamenta en el principio de “La confrontación interna de los informes operacionales del efectivo”, la cual en términos generales debe implicar las siguientes medidas:

• Personal competente, confiable y con ética: pagar buenos salarios para atraer a empleados de alta calidad. Capacitar a los empleados para que hagan bien su trabajo y sus labores deben ser supervisadas adecuadamente.
• Asignación de responsabilidades: ninguna tarea de importancia debe ser pasada por alto. Cada empleado debe tener ciertas responsabilidades claramente asignadas de modo a crear un compromiso hacia el trabajo, asegurando que se realicen todas las tareas de importancia.
• Separación de responsabilidades: una administración inteligente divide las funciones entre dos o más persona, lo cual limita el fraude y promueve la exactitud de los registros contables. La separación de responsabilidades se divide en dos partes:

1. Separación entre las operaciones y la contabilidad: la contabilidad debe estar completamente separada de los departamentos operativos, como producción y ventas, de modo a evitar que las cifras de ventas puedan inflarse.
2. Separación entre la custodia de los activos y la contabilidad: los contadores no tiene que manejar efectivo, en tanto que los cajeros no deben tener acceso a los registros contables, de modo a evitar que se robe el dinero y luego se oculte el hurto en los registros contables.

• Auditorias: la mayoría de las empresas realizan auditorias para evaluar sus registros contables –un examen de los estados financieros y del sistema contable-, en donde los auditores deben examinar los controles internos.
• Documentos: como facturas y los pedidos por fax que brindan los detalles de las transacciones de la empresa. Los documentos tienen que estar pre-enumerados para prevenir el hurto y la ineficiencia.
• Dispositivos electrónicos: hoy en día, los sistemas contables se basan cada vez menos en documentos impresos en papel, y cada vez más en documentos electrónicos y dispositivos de almacenamiento digital.

• Otros controles: los otros tipos de controles que hay son tan variados como los tipos de empresas que existan. La clave de los controles es que el costo de éstos no debería exceder el beneficio (ahorro) que resulte del establecimiento de ese control. Algunos ejemplos de otros controles comunes son:

• Bóvedas a prueba de incendios para almacenar documentos importantes.
• Alarmas contra robo, alarmas contra incendio y cámaras de seguridad.
• Capacitación de los empleados de la empresa por especialistas en prevención de pérdidas para aprender a detectar actividades sospechosas.
• Garantías de fidelidad –pólizas de seguros que reembolsara a la empresa cualesquiera pérdidas debidas a robos de los empleados- para los empleados que manejen efectivo.
• Vacaciones obligatorias y la rotación de puestos.

CAJA

Concepto: es una cuenta de Activo Circulante que registra todo el movimiento de efectivo o valores que los representen que ingrese o salga de la empresa. Su saldo es deudor o cero, nunca acreedor. A su vez la cuenta Caja se divide en las siguientes subcuentas a ser controladas:

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