Circuito de Compras

CIRCUITO DE COMPRAS

El circuito de compras de una organización es uno de los circuitos más importantes ya que de un buen diseño y control del mismo depende la cadena de abastecimiento de nuestra empresa.

El circuito de compras comienza cuando un sector detecta una necesidad de compra, ya sea de un bien de cambio, como de un bien de capital, un servicio o una reparación. En este caso, vamos a enfocarnos directamente en la necesidad de abastecer un bien de cambio, es decir, una mercadería para la venta o bien un insumo para nuestro proceso productivo.

Como nos vamos a enfocar en este tipo de bienes, es el área de Almacenes el que detecta el momento de hacer una compra, tal como vimos en el artículo de manejo de inventario https://consultorahelp.webnode.com/

Lo más probable es que, al hacer una lectura de nuestros stocks mínimos o stock de seguridad, nos haya sonado la alarma de comprar nuevas mercaderías. Para ello el sector de almacenes envía un documento interno que tiene la forma de una solicitud al departamento de Compras acerca de la cantidad a comprar, el ítem a comprar y el tiempo de reposición entre otras cosas.

Hay un punto importante a destacar y es el por qué el departamento de Compras es el encargado de recibir estas solicitudes y emitir las ordenes de compra. En primer lugar porque, por un principio de eficacia, es necesario centralizar estas cuestiones, por otro lado, porque la gente de Compras ya conoce a los proveedores, sus precios, su calidad de servicio, la calidad de las entregas, etc, y eso le da la ventaja de negociar con los proveedores para el beneficio de nuestra empresa.

Una vez que el Departamento de Compras, recibe la solicitud, debe crear una ORDEN DE COMPRA. Este documento debe contener la misma información que el mencionado anteriormente, pero se le debe añadir la siguiente información: departamento que genera la solicitud de compra, los costos de esos bienes, fecha de solicitud, fecha de recepción y las firmas autorizantes.

Al mismo tiempo, se debe dejar establecido las condiciones en caso de recibir mercadería que no cumpla con lo solicitado, es decir, diferencias en cantidades, en calidad y en fechas, dejándonos a nosotros la posibilidad de reclamar una devolución o cancelación del pedido en caso que el proveedor no cumpla con lo solicitado.

Finalmente la orden de compra debe ser autorizada por alguien. Lógicamente en empresas de gran tamaño, las órdenes de compra deben ser autorizadas por otro sector o bien tener dos autorizaciones. Esto se hace por una cuestión de control y porque se manejan grandes volúmenes de dinero.

En empresas más chicas o Pymes (que es a lo que apunta este artículo) solo basta con la autorización del responsable de _Compras.

Si bien, el control de todos nuestros procesos es clave para cuidar nuestros resultados, este requiere tiempo y costos en personal. Por eso, es importante encontrar un punto de equilibrio entre el control y el costo. A_ veces es preferible no poner tantos puntos de control si eso nos va a hacer invertir tiempo en eso y no tanto en otras actividades que, de acuerdo ala tamaño de nuestra empresa, son mas necesarias, como la comercial, marketing, etc.

Previo a este paso es necesario enviar pedido de cotización o presupuesto a los diferentes proveedores que reúnan las capacidades para abastecernos. Por lo general, cuando la empresa ya está funcionando, suele manejarse con algunos proveedores que ya han demostrado poder trabajar con nosotros. Sin embargo, cuando una empresa está comenzando sus actividades, el Dpto de Compras debe ponerse en contacto con proveedores y en ese momento solicitar cotización para evaluar la alternativa más conveniente. Una vez elegida la mejor alternativa, en donde se debe buscar el mejor precio, la mejor calidad, el mejor tiempo de entrega y las mejores formas de pago, se selecciona un proveedor y ahí si se le envía la orden de compra, dejando una copia en los archivos de Compras.

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