Consultoria

Para realizar la aplicación de la consultoría visite la empresa “PAPELERIA Y LIBRERÍA EL PARTENÓN”, de la cual anteriormente ya había realizado la aplicación del cuestionario de diagnóstico para tener un mejor conocimiento de su situación actual con lo que respecta a su proceso administrativo. Dicha empresa se dedica a la venta de artículos para oficina, equipos de cómputo, libros, y todo tipo de material para papelería.

En esta visita no solo tuve el gran placer de poder conversar una vez más con el Lic. Mario Ríos, (el cual es el gerente de todas y cada una de las tiendas con las que cuenta la empresa, y persona que lleva más de 15 años trabajando en ella), también pudimos platicar con la Lic. Graciela Pérez, la cual es la encargada del departamento de recursos humanos; y por último platicamos con la Lic. Hortensia Calderón, la cual es la gerente de la tienda que se encuentra ubicada en Av. Cuauhtémoc #33 col. Centro.

Antes de platicar con cada una de estas personas me di a la tarea de aplicar una vez el cuestionario de diagnóstico, ya que al darles a conocer que era de mi interés el aplicar una consultoría en su empresa, me comentaron que en esta se estaban llevando algunos cambios dentro de los cuales mencionaron el reemplazo del encargado de recursos humanos y la re-ubicación de algunas oficinas.

La aplicación de este cuestionario nos trajo como resultados lo siguiente:

• ETAPA DE PLANEAIÓN:

La empresa cuenta con una misión, visión y objetivos; de los cuales el personal tiene conocimiento desde el momento en que ellos son aceptados para trabajar en la organización, aparte de conocer estos puntos, también les dan una pequeña reseña de cómo fue que se fundó e inicio la empresa.

Antes que se realizaron los cambios mencionados solo se contaba con un objetivo general, ahora tienen el objetivo general y se encuentran implementado los objetivos por departamentos, se están reestructurando las estrategias para lograr dichos objetivos, se están poniendo en práctica los valores de respeto, honestidad, trabajo en equipo, lealtad y solidaridad.

Las metas organizacionales son a corto y mediano plazo*, realizan análisis FODA, y estudios de mercado anualmente, la empresa no cuenta con un plan de negocios, los presupuestos que establecen se llegan a cumplir en un 70%.

• ETAPA DE ORGANIZACIÓN

En esta etapa no cercioramos que es una empresa pequeña ya que tiene más de 10 trabajadores, esto se debe a que cuentan con varias sucursales en el estado (sucursal centro, papagayo, rena, coloso, Chilpancingo y una bodega en la ciudad de México).

La organización cuenta con un organigrama y todos los colaboradores tienen conocimiento de este, debido a los cambios que se están suscitando por el momento solo se cuenta con el manual de funciones y análisis de puestos directivos, no se cuenta con el establecimiento de tiempos para las tareas que realizan.

Podemos mencionar que los colaboradores cumplen con los horarios que le fueron establecidos al momento de su contratación, pero una de las cosas que aún no se han podido lograr en los trabajadores, es que estos sean capaces de compartir sus expectativas sobre la manera de realizar algunas actividades que se realizan, por lo cual aún no se tienen bien identificadas las habilidad requeridas para los pues operativos de la organización.

• ETAPA DE DIRECCIÓN

Las decisiones siempre son tomadas a nivel organizacional (esto tomando como base los hecho que se estén suscitando en cada uno de los departamentos), lo que son jefes de departamentos tienen que contar con valores éticos, independientemente de los valores que se fomentan en la empresa. No se está aplicando algún tipo de liderazgo. En lo referente a la tecnología se utilizan programas especiales por departamentos y estos a su vez se juntan en un solo programa general de la empresa.

Con lo que respecta a la competencia el directivo se encarga de verificar el área de competencia que se tiene y busca las posibles maneras de actuar ante estos. .

Los métodos motivacionales que se utilizan para impulsaron al personal son diferentes, ya que en este tipo de organizaciones hay temporadas altas y bajas, alguno de los métodos motivacionales con el celebrar los éxitos de los empleados, agradeciendo su labor frente a los demás y en algunas ocasiones se les da una compensación económica.

El tipo de comunicación que se utiliza de forma vertical y horizontal.

• ETAPA DE CONTROL

Dentro de la etapa de control ellos utilizan varios métodos y cada uno de estos es por área.

Para verificar que el personal en especial los jefes de departamentos estén produciendo lo suficiente, se les brindan los cursos de capacitación requeridos para que lleven su potencial al máximo (esto se refleja más en el departamento de ventas), tiene control de entrada y salida de personal, esto lo realizan por medio del reloj checador, cuentan con un programa para el control de materias primas (entrada, salidas, ventas, pedidos de los artículos); el gerente verifica que los empleados estén realizando sus actividades por medio de cámaras, cada departamento le entrega un reporte semanalmente de todas y cada una de las actividades que se realizaron, si hubo ventas de cuento fueron, que materiales se necesitaran, si se suscitó algún problema con algún cliente lo dejan ver en estos reportes.

Para verificar que se estén cumplimiento las metas y objetivos planteados se realizan estadísticas y graficas de comparación, los inventarios físicos de las mercancías se llevan a cabo a nivel general anualmente pero en ciertos departamentos se realizan mensualmente.

Después de haber aplicado el cuestionario platicamos en primer lugar con el Lic. Ríos el cual nos hizo el favor de hablarme acerca de cómo fue que empezó la papelería el Partenón y me proporciona una breve reseña se esto:

“Un cajón de lápices y cuadernos, una puerta de madera y un portafolio de libros, fue el inicio de un gran sueño.”

Bienvenidos a este nuestro sueño… un sueño que comenzó hace 61 años como un negocio familiar. Fue en 1953 cuándo se abrió la primera papelería frente a las instalaciones de una pequeña escuela en el centro de Acapulco. Al poco tiempo, con el deseo de crecer y de servir a la clientela, EL PARTENON fue ampliando su gama de productos, especializándose en artículos de papelería y librería. Gracias a la respuesta y a la gran demanda de nuestros clientes, poco a poco se fueron incorporando nuevos productos; Escolares, de Oficina, Cómputo, Muebles, etc. Al mismo tiempo se fueron abriendo más sucursales, cuidando cada detalle

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