Diseño De La Estructura Organizacional De Una Empresa

ENSAYO

Diseño de la estructura organizacional:

autoridad y control

INTRODUCCIÓN

Las metas y los objetivos de las partes interesadas pueden lograrse solamente cuando las habilidades y capacidades organizacionales se controlan por medio de una estructura organizacional. Las actividades de los integrantes de la organización serían caóticas sin una estructura que asignara personas a los papeles y dirigiera las actividades de las personas y las funciones. En este se examinará cómo deben diseñar las organizaciones su jerarquía de autoridad y la forma de elegir sistemas de control que creen una estructura organizacional eficaz. La forma de la jerarquía determina cómo se lleva a cabo la toma de decisiones. También determina cuán motivadas estarán las personas para alcanzar las metas organizacionales.

Diseñar la jerarquía debería ser una de las tareas principales de la gerencia, pero, como ya se ha visto, es una tarea que muchas organizaciones no realizan bien o no consideran en absoluto.

DESARROLLO

La jerarquía de una organización comienza a surgir cuando a los gerentes les resulta cada vez más difícil coordinar y motivar a los empleados de manera eficaz.

Una organización hace dos cosas para mejorar su capacidad de controlar (motivar y coordinar) a sus integrantes:

1.- Aumenta la cantidad de gerentes que monitorean, evalúan y recompensan a los empleados. Se incrementa el número de niveles en su jerarquía administrativa, haciendo así más alta la jerarquía de autoridad.

2.- Aumentar tanto la cantidad de gerentes como el número de niveles de la administración eleva la diferenciación vertical y da a la organización un control directo y cara a cara de sus integrantes (los gerentes controlan personalmente a sus subordinados).

La supervisión directa:

Permite a los gerentes formar el comportamiento de sus subordinados cuando trabajan codo a codo en la consecución de los objetivos de la empresa.

Es un método esencial de control porque los gerentes pueden cuestionar, investigar y consultar continuamente con sus subordinados acerca de los problemas a las nuevas cuestiones a los que se enfrentan con el fin de comprender mejor la situación.

Asegura que los subordinados estén desempeñando su trabajo de manera eficaz y no oculten ninguna información que a la larga puede causar problemas.

También crea más oportunidades de aprender del trabajo sobre la marcha, de desarrollar las competencias y de evitar el parasitismo o la holgazanería.

Limitantes de tamaño y altura

Organización alta

Organización en al que la jerarquía tiene muchos niveles relacionados con el tamaño de la organización.

Organización plana

Organización que tiene pocos niveles de jerarquía en relación con su tamaño.

La mayoría de las organizaciones tiene una estructura piramidal y cada vez menos gerentes en cada nivel, en lugar de una estructura inflada en la cual hay proporcionalmente más gerentes de todos los niveles que controlan las actividades del creciente número de integrantes.

El aumento del tamaño del componente gerencial de una organización es proporcionalmente inferior al aumento del tamaño de la organización a medida que crece.

Problemas con las altas jerarquías

Problemas de comunicación

Tener demasiados niveles jerárquicos puede entorpecer la comunicación. Conforme se alarga la cadena de mando, la comunicación entre los gerentes de los niveles inferior y superior de la jerarquía tarda más tiempo. La toma de decisiones se hace más lenta. Todo hace que la organización no pueda responder rápidamente a las necesidades de sus clientes. La información se distorsiona conforme asciende y desciende por la jerarquía que cuenta con muchos niveles de administración. Además los gerentes de todos los niveles pueden manipular la información para que sirva para sus propios intereses. Lo problemas de comunicación empeoran progresivamente a medida que aumenta el número de niveles jerárquicos.

Problemas de motivación

Conforme aumentan los niveles en la jerarquía, disminuye la diferencia relativa a la autoridad que poseen los gerentes de cada nivel, al igual que su área de responsabilidad. Cuando se da más autoridad y responsabilidad a los gerentes y empleados, estos están más motivados para desempeñar sus funciones, con todo lo demás constante.

Costos burocráticos

Cuando mayor sea el número de gerentes y de niveles jerárquicos, mayores serán los costos burocráticos. Conforme las organizaciones crecen, los gerentes generalmente ponen poca atención a la jerarquía; su preocupación más importante es satisfacer las necesidades de los clientes al colocar los productos o servicios en el mercado lo más pronto posible. Como resultado, los niveles jerárquicos se multiplican conforme se suman nuevas personas sin considerar las consecuencias a largo plazo. Los términos reestructuración y recorte de personal se utilizan para describir el proceso por medio del cual los directivos racionalizan las jerarquías y despiden a gerentes y a trabajadores para reducir costos burocráticos.

El problema de la ley de Parkinson

Parkinson argumenta que el crecimiento en el número de gerentes y niveles jerárquicos está controlado por dos principios:

1. A un oficial le interesa multiplicar el número de subordinados, no de rivales.

2. Los oficiales se crean trabajo unos a otros.

Debido a que los gerentes de las jerarquías crean trabajo a los otros gerentes, “el trabajo se expande para cubrir el tiempo disponible”. Esa es la ley de Parkinson.

El número ideal de niveles jerárquicos: la cadena mínima de mando

De acuerdo con el principio de la cadena mínima de mando, una organización debe elegir el número mínimo de niveles jerárquicos de acuerdo con sus objetivos y el ambiente en el que existe.

Una organización debe mantenerse tan plana como sea posible, y se debe evaluar a los altos directivos por su capacidad de monitorear y controlar sus actividades con la menor cantidad posible de gerentes. Una organización plana enfrentará menos problemas de comunicación, motivación y costos que una alta. Una organización elige una estructura plana cuando necesita un alto nivel de control directo o supervisión personal sobre los subordinados. Las organizaciones deberían mantener los niveles jerárquicos en el mínimo necesario para cumplir su misión.

Grado de control

Para que la organización evite volverse demasiado alta y aun así mantener

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