EJEMPLO DE EL PROCEDIMIENTO DE COBRANZA
Enviado por Giancarlo Buendia • 16 de Abril de 2018 • Reseña • 1.088 Palabras (5 Páginas) • 852 Visitas
1.-OBETIVO
Describir los procesos internos en forma clara y precisa que se realizan para llevar a cabo la facturación, el cobro, el control y registro de cuentas de la empresa JR & LC INVERSIONES H&M EIRL.
2.-ALCANCE
El presente procedimiento es aplicable al personal del área de cobranzas y al personal de soporte para dicho procedimiento, cuyas actividades abarcan desde la evaluación Crediticia de Clientes Nuevos y Antiguos hasta la cancelación de las cuentas por cobrar en el modulo contable SICOVI
3.-DEFINICIONES
Letra de Descuento: Operación de Crédito mediante cual el banco anticipa a la empresa, un importe de dinero descontado por anticipado los intereses y comisiones a dicha letra de cambio.
Cobranza Libre: Servicio a través del cual la Empresa delega en el banco la gestión de cobranza (letras, facturas) ante el Cliente de la Empresa
En tránsito:
4.-ABREVIATURAS
“JR”: JR & LC Inversiones H & M EIRL
“ASC”: Asistente de Cobranzas
“ASF”: Asistente de Facturación
5.-RESPONSABLE
El responsable del cumplimiento del procedimiento de las actividades especificadas en el punto 6 de la Empresa “JR” será a cargo del Asistente de Cobranzas (ASC).
Analizar crédito del cliente Facturación observará la línea de crédito del cliente. Si el pedido sobrepasa la línea de crédito facturación deberá de consultar al gerente general la aprobación del crédito. Correo de aprobación emitido por facturación
6.-DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Item | Descripción | Detalle | Responsable | Registro |
1 | Recepción de proforma | Los pedidos serán recepcionados por email y/o whatsapp. Posteriormente la asistente de facturación archivará las proformas. | Facturación | Proforma |
2 | Clasificación de Clientes | La ASC verificara si el cliente se encuentra dentro de la Lista de Clientes de la Empresa, en caso de no encontrarse notificara al Vendedor. | Cobranzas | Lista de Clientes- Logistic |
3 | Solicitar Documentos a clientes nuevos | El Vendedor solicitara los siguientes documentos para la evaluación del cliente: RUC, DNI del representante legal, Recibo de luz, Foto del Local y los entregara a ASC | Ejecutivo de Ventas | Documentos de evaluación |
4 | Solicitar información a Terceros | La ASC solicitara además información del sectorista bancario y Reporte de Infocorp para su análisis. | Cobranza | Reporte de Inforcorp y sectorista |
5 | Comunicar resultados de evaluación | La ASC notifica al Vendedor los resultados de la evaluación si el cliente presenta capacidad de pago con la empresa; caso contrario, se enviara un reporte a Gerencia para su decisión final | Cobranza | Reporte de Resultado de clientes nuevos. |
6 | Aprobación del Monto | El Gerente evaluara el Monto a asignar para los Clientes Nuevos que hayan sido aprobados por el ASC ( 10 mil soles ) OBS | Gerencia | |
7 | Verificar Riesgos de Morosidad de Clientes Antiguos | Para clientes concurrentes, la ASC evaluara el riesgo del cliente, verificando con la información de los reportes de Infocorp y la información interna de la empresa “JR”,. | Cobranza | Reporte de Resultado de clientes x mes |
8 | Evaluación de crédito de cliente Moroso o Riesgoso | La ASC anulara o disminuirá la línea de crédito según el caso, cuando cliente presenta Alta Riesgo de Morosidad y se comunicara a Gerencia para su confirmación. | Cobranza | Modificación en Logistic |
9 | Aumento de Línea de crédito. | Cuando el cliente Antiguo es Apto, se procede a evaluar la asignación y aumento de línea de crédito. | Cobranza | |
10 | Elaboración de Reporte de Cliente | Actividad Secundaria: El ASC elabora cartera de clientes morosos Semanalmente, la cual se distribuye a la gerencia. | Cobranza | Reporte de clientes Morosos |
11 | Facturación | Se emite una factura comercial por la compra-venta de producto. | Facturación | Factura |
12 | Recepción de documentos | La ASF recepciona las guías de remisión, la factura y la letra, documentos de despacho, | Facturación | |
13 | Pago de factura | Cuando la factura es cancelada en efectivo se entrega copias al Área de cobranzas para ser archivados en un File de Facturas Canceladas. | Facturación | Copia Administrativa de factura y efectivo |
14 | Recolectar letras firmadas | Cuando la Factura no ha sido cancelada en Efectivo, la ASC se encarga de hacer firmar las letras a los clientes para archivarlos en un File de documentos por Cobrar y entregar la planilla de letras al banco. | Cobranza | |
15 | Entrega de Letras al Banco | El ASC entrega las letras al Banco y ante observaciones emitidas por el Banco, las letras con observacion se comienza a regularizar las letras. | Cobranza | Planilla de Letras |
16 | Ingreso de Letras a Sistemas | Las letras que han sido aprobadas por el Banco, son ingresadas al Sicovi. | Cobranza | |
17 | Envió de Estado de cuenta a Cliente y 1ra llamada telefónica | Se envía estados de cuenta al cliente , luego se comunica telefónicamente con cada cliente el día de la fecha de vencimiento para su pago correspondiente y se registra en un formato Excel el día de llamada. | Cobranza | Registro de Llamada |
18 | Ingreso de Datos al sistema | En caso de que cliente efectué pago en la fecha de Vencimiento, el ASC cambia el estado de la letra a cancelado en el sistema | Cobranza | |
19 | 2da llamada telefónica | En caso de que no se cancele la letra dentro de la Fecha de Vencimiento, la ASC llama al cliente una 2da vez, al 6to - 8vo día de vencimiento, después se protesta la letra y se registra la llamada en un formato Excel |
Cobranza | Registro de Llamada |
20 | Emisión de carta protesto y 3ra llamada telefónica | En caso que no se logre la cancelación entre el 6to- 8vo día, la ASC emite una carta de protesto de la letra, luego se comunica telefónicamente entre el 10 – 11vo día y se registra la llamada en un formato Excel. | Cobranza | Registro de llamada |
21 | Envió de carta de Aviso de Proceso Judicial | En caso de no cancelar la letra antes del 30º día de vencimiento , se envía una carta de aviso de proceso judicial | Cobranza | Carta de Aviso Pre Judicial |
22 | Elaboración de Reporte de cancelaciones | Actividad Secundaria: El ASC entregara a su jefe inmediato un Reporte sobre las confirmaciones y/o cancelaciones al Contador Interno | Cobranza | Reporte de cancelaciones |
23 | Cancelación en Sistema Sicovi | El contador interno cancela las letras y facturas en caja y bancos del sistema sicovi. | Contabilidad | |
24 | Elaboración de estado de cuentas | El ASC elabora de estado de cuentas para vendedores semanalmente. | Cobranza | Reporte de Estado de cuentas por vendedor |
...