Estandarizacion De Procesos

(PLANEACION)

Estandarización de Procesos (Rutina Estándar)

Objetivo

•Estandarizar los procesos principales de la empresa, logrando un comportamiento estable que genere productos y servicios con calidad homogénea y bajos costos.

La estandarización es vital

•Un proceso que mantiene las mismas condiciones produce los mismos resultados.

•Por tanto, si se desea obtener resultados consistentes es necesario estandarizar las condiciones de trabajo incluyendo:

•Materiales, maquinaria, equipo.

•Métodos y procedimientos de trabajo

•Conocimiento y habilidad de la gente.

Estandarización adecuada

•Lo importante es llevar a cabo la estandarización de una manera adecuada a las necesidades de la empresa.

•Si la empresa es pequeña no debe pretender cargar con estándares muy sofisticados y manuales muy gruesos.

•La pequeña empresa cambia su estructura o funciones con mucha facilidad y frecuencia. Para que el estándar sirva se debe mantener actualizado.

•Es preferible básico, gráfico y sencillo, pero siempre actualizado, que muy completo y detallado pero ajeno a la realidad.

Aspectos clave en la estandarización efectiva

•Que los miembros del proceso participen en la estandarización.

•Que el personal involucrado reciba capacitación en el estándar.

•Que el estándar represente la forma más fácil, segura y mejor de hacer un trabajo.

•Antes de crear un estándar debe discutirse con los miembros que realizan las tareas.

¿Cuál es el mejor método para alcanzar el objetivo de la tarea?

Deben tenerse en cuenta los puntos de vista de todos los involucrados y cuestionar la necesidad de cada una de las actividades.

La idea es elevar la eficiencia del proceso, eliminando todas las actividades innecesarias, y buscar la secuencia más lógica, con el fin de mantener la tarea lo más sencilla posible, siempre y cuando se asegure el cumplimiento del objetivo.

Una vez acordado el mejor método para hacer algo, se documenta en un estándar.

Beneficios de la estandarización

•Es la mejor forma de preservar el conocimiento y la experiencia.

•Proveen una forma de medir el desempeño.

•Muestran la relación entre causas (acciones) y efecto (resultado).

•Suministran una base para el mantenimiento y mejoramiento de la forma de hacer el trabajo.

•Proporcionan una base para el entrenamiento.

•Proveen una base para diagnóstico y auditoria.

•Proveen medios para prevenir la recurrencia de errores

•Minimizan la variación.

(ORGANIZACIÓN)

Estandarizar es establecer un acuerdo

•Como nadie es perfecto y todo cambia, siempre es posible mejorar la forma de hacer algo; en consecuencia, cada vez que se encuentre una mejor forma de hacerlo, debe modificarse el estándar y absorber ese conocimiento en el sistema documentado del negocio.

•Así, el estándar puede muy bien compararse con un contenedor ya que en ellos se acumulan las mejoras.

•La estandarización del trabajo consiste en establecer un acuerdo acerca de la forma de hacer algo, la “mejor forma” que pueden imaginar quienes están involucrados

¿Pero qué es la estandarización? Según Kondo*, la estandarización puede dividirse básicamente en la estandarización de las cosas y en la estandarización del trabajo.

La estandarización de las cosas se refiere a que los objetos deben ser iguales, y es indispensable en muchos aspectos de la vida cotidiana para ser más eficientes. Digamos el tamaño de las ventanas o las partes de los vehículos.

Para estandarizar el trabajo tenemos herramientas administrativas.

Herramientas para estandarizar actividades

Igualmente, hay que definir:

•1. Objetivo.

•2. Restricciones.

•3. Actividades básicas para realizar el trabajo.

•4. Diagramas, fotos, formatos, check list etc.

En ocasiones es conveniente formalizar los estándares con información como:

•1. Quién lo elaboró.

•2. Quién lo aprobó.

•3. Número de versión.

•4. Fecha a partir de la cual entra en vigencia el documento.

(DIRECCION)

Objetivo del estándar: Proporcionar instrucciones precisas para la ejecución de tareas

Es conveniente utilizar el formato más sencillo que pueda cumplir con los requerimientos mínimos de información.

Es conveniente utilizar imágenes, dibujos o diagramas. Si algo puede quedar claro en una hoja, con pocas letras y algunas imágenes, es mucho mejor que una explicación detallada en varias hojas.

Pasos para la estandarización

1. Involucrar al personal operativo.

2. Investigar y determinar la mejor forma para alcanzar el objetivo del proceso.

3. Documentar con fotos, diagramas, descripción breve.

4. Capacitar y adiestrar al personal.

5. Implementar formalmente el estándar.

6. Checar los resultados.

7. Si el resultado se apega al estándar, continuar la implementación, si no, analizar la brecha y tomar acción correctiva.

Diferentes formas de estandarizar

•Hay tareas que requieren gran precisión para que puedan hacerse bien, por lo que debe darse una explicación detallada, paso a paso

•Hay otras para las cuales basta con conocer el objetivo y dar algunos lineamientos

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