Filtros De Control Interno

FILTROS DE CONTROL INTERNO

EL ARQUEO DE CAJA

Consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.

Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada " Diferencias de Caja". Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta "Diferencias de Caja" se deberá cancelar contra la de "Pérdidas y Ganancias"

LA CONCILIACIÓN BANCARIA

Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los Bancos, de nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la Empresa.. Esto se realiza ya que es común que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de las siguientes razones:

Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.

Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró por haber cerrado.

Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes.

Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa

Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación

Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.

Cargos que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones, impuestos, etc.

Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto

Errores u omisiones por parte de los Bancos

CONTROL DE INVENTARIOS

Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que están listas para la venta. Mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.

El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.

Existen varios métodos para llevar el manejo y control de inventarios, los cuales son:

PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir)

UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)

Método PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de Control de inventario, las salidas y entradas de las mercancías. Establece que la primera mercancía que se compra es la primera en venderse o salir.

Método UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las últimas mercancías que se comprar son las que primero se venden o salen.

Entre las medidas de control interno tenemos:

Hacer conteos físicos periódicamente.

Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.

Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los robos.

Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.

Proteger los inventarios con una póliza de seguro.

Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.

CONTROL DE ACTIVOS

Toda empresa necesita conocer de forma precisa qué activos tiene, dónde están, en qué estado se encuentran y cuál es su valor actual.

Este control nos permite obtener información útil y actualizada para llevar a cabo una gestión eficiente de los activos fijos, permitiendo a su empresa optimizar la administración de los mismos y la relación costo-beneficio su objetivo es mantener actualizada la información relacionada con los bienes de uso de la compañía, mediante la utilización de nuestro

MANUAL DE FUNCIONES

Una vez realizados los análisis ocupacionales de cada uno de los cargos resulta fácil elaborar el manual de funciones para la empresa.

Este instrumento facilita la ubicación y orientación del personal además de que Permite establecer claras delimitaciones en las funciones y responsabilidades de cada cargo.

Para la elaboración de un manual de funciones se deberá:

1. Definir estructura organizacional de la empresa

2. Definir la denominación y número de cargos que conformarán la estructura.

3. Asignar a cada cargo las funciones que le corresponden

4. Establecer los requisitos (estudios, experiencia, perfil) necesarios para desempeñar las funciones asociadas.

5. Establecer las relaciones jerárquicas entre los diferentes cargos.

6. Aprobar y divulgar el manual en la empresa

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, màquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

MANUAL DE POLITICAS

Es un documento que tiene como objetivo fundamentar e integrar en forma ordenada las normas y actividades que se deben realizar para que se operen de acuerdo a las necesidades de la empresa.

FLUJOGRAMA

Básicamente, el flujograma hace que sea mucho más sencillo el análisis de un determinado proceso para la identificación de, por ejemplo, las entradas de los proveedores, las salidas de los clientes y de aquellos puntos críticos del proceso.

Normalmente, es empleado

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