Introducción a la Gestión de Proyectos

Tema 1: Introducción a la Gestión de Proyectos:

1. ¿Por qué la gestión de proyectos?:

• Cuando se habla de proyectos, nosotros tratamos de hacer algo que normalmente no haces, necesitando un nivel de planificación para asegurar que todo funcione adecuadamente.

• Por ejemplo, se denota en que tiempo se dará, quienes participarán, la inversión a realizar, el beneficio esperado al finalizar el proyecto, etc.
• Siempre hay inconvenientes que debemos sortear, por ejemplo, las demoras en el proceso. Debemos ver cómo gestionarlos para evitar que tengamos el mayor impacto posible en el proyecto.

• Se trabaja gestión de proyectos a nivel mundial porque, uno de los temas recurrentes es la escasez de talento, el abordar cosas nuevas que no conocemos es poco probable que tengan éxito, por eso se les deja a las personas con experiencia.

• El problema es que no hay mucho talento en el mundo, las empresas reportan continuamente.

• Se tienen muchas posiciones que son difíciles de cubrir, esto debido a los cambios tecnológicos, en donde los empleadores buscan conseguir una combinación de Hard y Soft Skills.

• Entre estas posiciones están: Operaciones, IT & Data, Manufactura/Producción, Administración y Ventas/Marketing.

1. Gestión de proyectos:

• ¿Qué es un proyecto?:

• Es un conjunto de actividades estructuradas para lograr un objetivo y cumple con las siguientes condiciones:

• Es único
• Es temporal, o sea, tiene un inicio y un fin.
• Es realizado en forma gradual
• Es realizado por personas

• ¿Qué es una operación?:

• En las empresas existen gestiones de proyectos y de operaciones, pero:

• Una operación respalda al negocio, a la continuidad del negocio.
• Son continuas en el tiempo.
• Son repetitivas.
• Evolucionan en el tiempo.

• Usualmente, en los proyectos, las actividades no son repetitivas y no necesariamente son continuas porque tienen un inicio y un fin. Una vez que se definen, siempre quedan como respaldo del negocio.

• Cuando un proyecto termina y es exitoso, pasa a ser parte de la operación.[pic 1]

• Tipos de proyectos:

• Según su grado de dificultad:

• Simples:

• La relación entre sus actividades es básica y no requiere de una planificación u organización detallada. 

• Las actividades son secuenciales, o sea, termina una y comienza la otra.

• Suele ejecutarse en un equipo de trabajo reducido y no suele contar con demasiados stakeholders o colaboradores externos.

• Complejos:

• La red que relaciona sus actividades precedentes y sucesoras que deben trabajarse de forma detallada, además estas son amplias y complejas.
• Muchas tareas no se pueden ejecutar hasta que otras no estén finalizadas.
• Para este tipo de proyectos es clave que utilices una aplicación capaz de simplificar todo.

• Según la procedencia de capital:

• Públicos:

• Su financiación es procedente de instituciones gubernamentales.

• Privados:

• Se financian exclusivamente con capital procedente de empresas o iniciativas privadas.

• Subvencionados o mixtos:

• Combinan ambos métodos de financiación.

• Según el contenido del proyecto:

• Construcción:

• Relativos a la construcción de una obra civil o arquitectónica.

• Ej. El paso del óvalo monitor.

• Usan métodos predictivos, y gracias a la nueva tecnología para la gestión de este tipo de proyectos, ya pueden combinar técnicas predictivas con ágiles.

• Informática:

• Desarrollo software, sistemas de tecnologías de información, etc.
• Suelen utilizar técnicas ágiles de gestión.

• Entre las más populares está la Scrum y Kanban.

• Empresarial:

• Desarrollo de un negocio, gestión de un equipo de trabajo, gestión de costes, etc.
• Todo proyecto que esté enfocado a la administración de una empresa siguiendo una estrategia comercial.

• Producción de productos o servicios:

• Desarrollo de un producto o servicio innovador, diseño de un nuevo producto, etc.

• Aquí entraría la diferencia entre proyecto y proceso, por lo que deberíamos tener claro qué es un proyecto.

• Por eso, suelen usarse en departamento I+D para el diseño y la ejecución de prototipos.

• Recuerda que un proyecto es único y temporal.

• Según los involucrados en la organización:

• Por departamento:

• Está involucrado un departamento o área de la empresa.

• Interno:

• Participan en el desarrollo del proyecto toda una empresa.

• Matricial:

• Combinación de departamentos, para los que cada uno tiene una tarea y objetivo específico. El trabajo es más especializado y suele haber un Dirección de funciones.

• Subcontratado o externo:

• La empresa contrata a una consultora externa o un Interim Manager para la ejecución de un proyecto determinado.

• Por ejemplo, en transformaciones digitales, mejoras de procesos, cambios de estrategias o simplemente transformaciones culturales.

• Es fundamental que las empresas sean capaces de afrontar estos cambios, dirigidos por especialistas.

• Según su finalidad:

• Producción:

• Orientado a producir un bien o servicio bajo un objetivo determinado.

• Sociales:

• Orientado a mejorar la calidad de vida de las personas.

• Educativos:

• Su finalidad es formar a otras personas.

• Comunitarios:

• Dirigidos también a personas, pero con la diferencia de que los beneficiarios participan en la ejecución de las actividades del proyecto.

• De investigación:

• Orientado a experimentar para la innovación y análisis de conocimiento.

1. Dirección de Proyectos:

• Importancia de la dirección de proyectos:

• Las empresas trabajan en proyectos porque da un valor diferencial y competitivo a la organización, lo novedoso puede ser implementado y ofrecido a los clientes.
• Estos proyectos siempre están alineados al planeamiento estratégico y a la estrategia y objetivos estratégicos.

• Proyectos exitosos son un factor crítico en los resultados del negocio de la organización.[pic 2]

• El proyecto siempre nace como una idea o intención dentro de la empresa o estado (producto nuevo que se puede comercializar o negocio que se puede implementar).
• Cuando la idea se madura y se tienen cálculos estimados de costos (recursos necesarios) y comienza a sentarse, se convierte en proyecto.
• Cuando el proyecto madura y se ejecuta ya se vuelve un resultado, sea positivo o negativo.[pic 3]

• ¿Qué es la dirección de proyectos?:

• Según el PMBOOK, es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para cumplir con los requisitos de este.

• ¿Cómo ayuda la dirección de proyectos?:

• La dirección de proyectos crea valor en las organizaciones, ayudándonos a:

• Cumplir con los objetivos del negocio: Implementar una nueva línea de negocio en la empresa hace que nos dé más valor.
• Satisfacer expectativas de los interesados: Si un proyecto está bien estructurado, tiene un tiempo definido y se hace en los tiempos establecidos lograremos satisfacer estas expectativas.
• Ser predecibles: Los proyectos, por definición, son predecibles, ya que tienen un inicio y un fin. Parte de su fortaleza es que están muy planificados, en los cuales predecimos resultados con cierto nivel de certeza.
• Aumentar posibilidades de éxito: Al tener todo planificado, nosotros podemos predecir los resultados del proyecto con cierto nivel de certeza, lo cual nos brinda mayores posibilidades de éxito.
• Entregar productos adecuados en el momento adecuado.
• Resolver problemas e incidentes que se dan en el día a día.
• Responder riesgos de manera oportuna: Esto se da mediante una gestión adecuada y de manera oportuna, mitigándolos, dependiendo de la naturaleza del riesgo.
• Gestionar los cambios de una mejor manera: Un cambio, por definición, es cualquier cosa que no estuvo planificado, pero sale durante la ejecución del proyecto y debes incorporarlo, pero para incluirlo debemos validar si no impactará en la ruta crítica, si se necesita más recursos, etc.
• Evita los sobrecostos y el retrabajo: Si está bien planificado y los recursos están bien identificados, no deberíamos tener el problema de sobrecostos ni retrabajo.
• Expansión no controlada del proyecto: Este es uno de los pecados en los proyectos, se refiere al cambio de alcance. Mientras más cambien el alcance, será más difícil que el proyecto sea exitoso porque se necesitarían más recursos, la calidad no será la adecuada, etc.
• Perdida de reputación de la empresa.
• Interesados satisfechos.
• Calidad deficiente.
• Equilibrar la influencia de las restricciones.

• Factores que influyen en los proyectos:

• Dentro del proyecto existen diferentes factores externos que nos pueden jugar a favor o en contra, estos son:

• Organización:

• La organización influye positiva o negativamente en el éxito del proyecto, dando beneficios o trabas a los involucrados.

• Si las personas aún no están alineadas a los valores, la cultura, tu proyecto tiene más posibilidades de no tener éxito.

• Interesados:

• Los interesados que participan en el proyecto, dependiendo del rol que tengan, pueden sumar o restar en el proyecto.

• Equipo de proyecto:

• El equipo de personas que trabajarán pueden aportar positiva o negativamente en el proyecto; si conocen del tema, están involucrados en todos los puntos, sumarán mucho.
• Sin embargo, si tienen más proyectos, tienen más de una responsabilidad o no disponen del know-how adecuado, tendrán problemas para la implementación del proyecto.

• Producto o Servicio.
• Presupuesto:

• El dinero es un limitante, para esto se debe ofrecer los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto de manera correcta y eficiente.

• Plazo:

• Este es otro gran limitante, podemos tener un presupuesto ilimitado, pero las empresas nos pueden dar poco tiempo para llevarlo a cabo.

• Calidad:

• En los proyectos podemos sacrificar todo menos la calidad, porque esto nos puede dar el éxito o el fracaso del proyecto, sea en la calidad del producto/servicio.

• Entorno:

• Los factores que suceden dentro del país afecta en la inversión de proyectos por parte de las empresas.

• Por ejemplo: el alza del dólar, no saber si las condiciones estarán estables en el tiempo, si la legislación cambia, la incertidumbre e inestabilidad política continúa.

• Rol del director del proyecto:

• El director del proyecto es la persona asignada por la organización ejecuta para liderar al equipo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.

• Miembros y roles
• Responsabilidad por el equipo
• Conocimientos y habilidades

• Competencias del Triángulo de Talento (PMI):

• Dirección técnica de proyectos:

• Debe conocer la teoría y debe tener la experiencia necesaria para llevar a cabo proyectos, por ejemplo, como distribuir recursos, hacer una matriz de riesgo, etc.

• Liderazgo:

• Debe disponer de competencias blandas, sobre todo el ser líder dentro del equipo, teniendo la capacidad de poder negociar, poder generar influencias en su equipo de trabajo, etc.

• Gestión estratégica y de negocios:

• Debe reconocer el entorno en donde el proyecto se está llevando a cabo, conociendo la estrategia, como el proyecto aportará en el negocio, en qué lo beneficiará y también, de no tener éxito, como impactará negativamente dentro de la organización.

• Poder y liderazgo:

• El jefe de proyecto debe elegir el tipo de poder a ejercer para influir y negociar con otros.

• Tipos de poderes: Posicional, informativo, referente, punitivo, halagador (decir que es el mejor para hacer el proyecto), basado en culpa, etc.  

• El estilo de liderazgo que utiliza un director de proyecto es un factor básico para el éxito del proyecto

• Tipos de liderazgo: Laissez-faire (dejar hacer a los empleados, porque tienen los conocimientos, experiencia, muestran resultados, etc.), transaccional, servidor, transformacional, carismático, etc.).

1. Proyectos, programas y portafolios:[pic 4]

[pic 5]

• Gestión estratégica:

• Es la ciencia de la formulación, implementación y evaluación de las decisiones funcionales trasversales que le permiten a una organización lograr sus objetivos que se ha trazado en el tiempo.

• Toda empresa medianamente creada o madura usa la planificación estratégica para hacer los pasos que vienen en los siguientes años. Generalmente se tiene una visión mínima de 5 años.

• El plan estratégico es el principal factor que guía las inversiones en los proyectos, brindándole recursos necesarios para llevarlo a cabo, materializándose con programas, portafolios y proyectos.

• Programas:

• Grupo de proyectos relacionados cuya dirección se realiza de manera coordinada (secuencial o paralela) para obtener beneficios y control que no se obtendrían si fueran dirigidos de forma individual.
• Tienen 2 características:

• Son proyectos relacionados. Ej. Llevar astronautas a Marte: Primero, desarrollo del sistema de propulsión, luego el desarrollo del módulo habitable, etc.
• La dirección de estos se debe hacer coordinadamente (secuencial o paralela) además de forma descentralizada porque los beneficios se potencian. Si se hace un control centralizado, ya no se hace en cada proyecto, pero deben tener relación entre sí para que sea favorable.

• Portafolio:

• Conjunto de proyectos, programas y otros trabajos (que no se clasifican como estos dos) que se agrupan para facilitar la gestión efectiva de ese trabajo para cumplir los objetivos estratégicos del negocio, o sea, los que están en el plan estratégico de la organización.

• Cuando la organización quiere ejecutar el plan estratégico, le suma dinero y comienza a crear portafolios. Abajo del portafolio están los programas o proyectos individuales.

• Restricciones en proyectos:

• Tiempo
• Costo
• Alcance
• Calidad
• Satisfacción del cliente
• Riesgo
• Recursos

• Ciclo de vida de proyectos:

• Hay 2 metodologías para implementar proyectos:[pic 6]

• Ciclo predictivo:

• Se tienen 4 etapas bien marcadas: Inicio, planificación, ejecución y cierre, los cuales se dan en tiempos muy establecidos que, si cambia, puede perjudicar el desempeño.

• Ciclo adaptativo o ágil:

• Aquí se tienen etapas con un alcance mas pequeño con entregables parciales para que se puedan usar.
• Los procesos de planificación, ejecución y cierre son más cortos, pero son interactivos en el tiempo.

• La curva de uso de recursos y costos en el tiempo:

• En la fase inicial se usan menos recursos y dinero, pero, a partir de planificación se comienza a elevar. El punto máximo se da en la ejecución porque el dinero previsto va para que se lleve a cabo y, conforme va cerrando el proyecto, va cayendo la curva.[pic 7]

• Lecciones aprendidas:

• Las lecciones aprendidas son un activo esencial (post-mortem: cuando el proyecto está a punto de terminar o se dio un evento importante) para dirigir proyectos; se toman en cuenta y se crean a lo largo de un proyecto.
• Esto se da en la fase final o última etapa del proyecto y sirve como repositorio de información de las cosas que se hicieron bien, las que pueden ser mejoradas o los problemas que surgieron.
• Sirve como activo porque, cuando hagamos un proyecto similar, podemos tomar estas lecciones aprendidas para planificar el nuevo proyecto y sin repetir los mismos errores o usando las buenas prácticas.

1. Resumen de definiciones del proyecto:

Tema 2: Influencia de la Organización y Ciclo de vida del proyecto:

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